BEM-Einladung nicht erhalten: So weist HR den Zugang belastbar nach

Was geschieht, wenn eine beschäftigte Person bestreitet, die BEM-Einladung erhalten zu haben? Ein Einlieferungsbeleg und die Sendungsverfolgung eines Einwurf-Einschreibens reichen nicht automatisch aus. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 7. Mai 2026 entschieden (BAG 2 AZR 184/25), dass das im konkreten Fall verwendete Scanverfahren keinen Anscheinsbeweis für den Zugang der BEM-Einladung begründete.

Für HR liegt der zentrale Entscheidungspunkt deshalb bereits vor dem ersten BEM-Gespräch: Ist der Zugang der konkreten BEM-Einladung nachgewiesen oder wurde lediglich ihr Versand dokumentiert?

Der Fall zeigt nicht nur eine Schwäche des Einwurf-Einschreibens. Er macht deutlich, dass Einladungstext, Versandweg, Inhaltsnachweis, Zugang und Wiedervorlage als zusammenhängender BEM-Startprozess organisiert werden müssen.

Was hat das BAG zur BEM-Einladung entschieden?

Der Zugang des Schreibens blieb unbewiesen.

Das Bundesarbeitsgericht wies die Revision der Arbeitgeberin gegen das Urteil des Landesarbeitsgerichts Hamburg vom 14. Juli 2025 (LAG Hamburg 4 SLa 26/24) zurück und bestätigte damit die Entscheidung der Vorinstanz im Ergebnis.

Der Beschäftigte war in den Jahren vor der Kündigung mehrfach länger als sechs Wochen arbeitsunfähig. Der Arbeitgeber hatte ihm wiederholt ein BEM angeboten. Auf eine Einladung vom 12. April 2023 reagierte der Beschäftigte nicht.

Nachdem weitere Arbeitsunfähigkeitszeiten entstanden waren, versandte der Arbeitgeber am 11. Oktober 2023 eine erneute BEM-Einladung als Einwurf-Einschreiben. Der Beschäftigte bestritt später, dieses Schreiben erhalten zu haben. Ein weiteres BEM wurde nicht durchgeführt. Im Dezember 2023 sprach der Arbeitgeber eine krankheitsbedingte Kündigung aus.

Im Kündigungsschutzverfahren legte der Arbeitgeber unter anderem den Einlieferungsbeleg, die Sendungsverfolgung und eine Reproduktion des Auslieferungsbelegs vor. Der Postzusteller wurde zusätzlich als Zeuge vernommen.

Er konnte sich jedoch nicht an die konkrete Zustellung erinnern. Er konnte seine Unterschrift nicht sicher zuordnen und nicht bestätigen, dass die Sendung tatsächlich in den richtigen Briefkasten eingeworfen worden war. Das BAG bestätigte deshalb, dass der Arbeitgeber den Zugang der BEM-Einladung nicht bewiesen hatte.

Warum scheiterte das Einwurf-Einschreiben zum BEM?

Die elektronische Bestätigung erfolgte vor dem Einwurf.

Nach den Feststellungen des Landesarbeitsgerichts lief das eingesetzte Scanverfahren folgendermaßen ab:

1. Der Zusteller begab sich zum Hausbriefkasten.
2. Er prüfte den Namen am Briefkasten.
3. Er scannte die Einlieferungsnummer.
4. Er unterschrieb auf dem Scanner.
5. Er beendete den elektronischen Vorgang.
6. Erst anschließend sollte er den Brief einwerfen.

Die elektronische Bestätigung wurde damit erzeugt, bevor der tatsächliche Briefkasteneinwurf stattgefunden hatte.

Das BAG sah darin keine bloße Förmelei. Nach Abschluss des Scanvorgangs konnte der Zusteller noch abgelenkt oder aufgehalten werden. Der Auslieferungsbeleg belegte deshalb nicht mit hinreichender Wahrscheinlichkeit, dass die Sendung tatsächlich in den richtigen Briefkasten gelangt war. Für dieses konkrete Scanverfahren verneinte das BAG einen Anscheinsbeweis.

Hat das BAG jedes Einwurf-Einschreiben verworfen?

Nein. Entscheidend ist das konkrete Zustellverfahren.

Das BAG hat nicht entschieden, dass jedes Einwurf-Einschreiben unter allen Umständen ungeeignet ist. Das Gericht unterschied das aktuelle Scanverfahren von einem früher verwendeten Verfahren mit einem sogenannten Abziehetikett. Bei diesem früheren Ablauf wurde ein zur Sendung gehörendes Etikett unmittelbar vor dem Einwurf abgezogen und auf einem Auslieferungsbeleg angebracht. Der Zusteller bestätigte den Einwurf anschließend mit Datum und Unterschrift.

Ob dieses Verfahren einen Anscheinsbeweis begründen kann, ließ das BAG (BAG vom 30. Januar 2025, 2 AZR 68/24) ausdrücklich offen. Bereits in einem früheren Urteil hatte das Gericht jedoch klargestellt, dass ein Einlieferungsbeleg und ein im Internet angezeigter Sendungsstatus ohne zusätzlichen Auslieferungsnachweis nicht genügen.

Die betriebliche Konsequenz lautet deshalb nicht:

Einwurf-Einschreiben sind immer ungeeignet.

Sie lautet:

HR darf nicht ungeprüft davon ausgehen, dass bereits die Bezeichnung „Einwurf-Einschreiben“ den Zugang der konkreten BEM-Einladung beweist.

Welche BAG-Urteile sind für den Zugang wichtig?

Mehrere Entscheidungen ergeben einen klaren Maßstab.

BAG vom 7. Mai 2026 – 2 AZR 184/25

Das Urteil betrifft unmittelbar eine BEM-Einladung. Das BAG entschied, dass der Arbeitgeber den Zugang nachweisen muss. Das geprüfte Scanverfahren beim Einwurf-Einschreiben in diesem konkreten Fall begründete keinen Anscheinsbeweis.

BAG vom 30. Januar 2025 – 2 AZR 68/24

Ein Einlieferungsbeleg und der ausgedruckte Sendungsstatus „zugestellt“ genügten nicht. Es fehlten unter anderem Angaben zur Person des Zustellers und zu den Einzelheiten der Zustellung. Der Arbeitgeber hatte auch keinen Zeugen für den behaupteten Briefkasteneinwurf benannt.

BAG vom 20. Juni 2024 – 2 AZR 213/23

Eine schriftliche Erklärung geht zu, sobald sie in verkehrsüblicher Weise in die tatsächliche Verfügungsgewalt des Empfängers gelangt und unter gewöhnlichen Umständen die Möglichkeit der Kenntnisnahme besteht. Ein eindeutig zugeordneter Hausbriefkasten gehört zu diesem Machtbereich.

BAG vom 25. April 2018 – 2 AZR 493/17

Ist das Schreiben in den mit dem Namen des Empfängers versehenen Briefkasten eingeworfen worden, verhindern Krankheit, vorübergehende Abwesenheit oder ein Auslandsaufenthalt den Zugang grundsätzlich nicht. Maßgeblich ist die objektive Möglichkeit der Kenntnisnahme, nicht die tatsächliche Leerung des Briefkastens.

Aus diesen Urteilen folgt für HR:

• Der Absender muss den Zugang beweisen.
• Die Absendung ist noch kein Zugang.
• Ein elektronischer Sendungsstatus reicht nicht zwingend.
• Ein eindeutig zugeordneter Hausbriefkasten kann zum Machtbereich des Empfängers gehören.
• Krankheit oder Abwesenheit verhindern einen bereits bewirkten Zugang grundsätzlich nicht.
• Entscheidend bleibt der Nachweis, dass das konkrete Schreiben tatsächlich in diesen Machtbereich gelangt ist.

Welche Vorgehensweise ist für HR sinnvoll?

Ein abgestuftes Verfahren verbindet Aufwand und Nachweis.

Nicht jede erste BEM-Einladung muss sofort durch einen spezialisierten Botendienst zugestellt werden. Ein solcher Standard wäre in vielen Unternehmen organisatorisch und wirtschaftlich unverhältnismäßig. HR sollte jedoch zwischen dem gewöhnlichen Einladungsfall und einem beweissensiblen Fall unterscheiden.

Stufe 1: Erste BEM-Einladung mit fester Wiedervorlage

Im gewöhnlichen Fall wird die BEM-Einladung über den betrieblich festgelegten Versandweg verschickt.

Dokumentiert werden insbesondere:

• Name und aktuelle Anschrift
• Datum der Einladung
• verwendete Einladungsversion
• Seitenzahl und Anlagen
• Versanddatum
• Versandweg
• fester Folgetermin zur Prüfung der Rückmeldung

Reagiert die beschäftigte Person auf das Schreiben und nimmt erkennbar auf die Einladung Bezug, besteht in der Praxis regelmäßig kein Streit mehr darüber, dass sie angekommen ist. Erfolgt keine Rückmeldung, darf der Vorgang jedoch nicht mit dem Status „BEM abgelehnt“ abgeschlossen werden.

Schweigen beweist weder den Zugang noch eine Ablehnung.

Stufe 2: Bei fehlender Rückmeldung nachsteuern

Liegt am festen Folgetermin keine Antwort vor, ist zu prüfen, ob eine erneute Einladung über einen nachweisstärkeren Zustellweg erforderlich ist.

Dafür kommen spezialisierte Botendienste infrage, die nicht nur einen elektronischen Zustellstatus erzeugen, sondern den tatsächlichen Briefkasteneinwurf nachvollziehbar dokumentieren. Entscheidend ist nicht der Name des ggf. bekannten und weithin anerkannten dienstleistenden Unternehmens. Entscheidend ist, welche Leistungen schriftlich vereinbart, tatsächlich erbracht und später belegt werden können.

Ein geeigneter Zustellprozess sollte insbesondere sicherstellen:

• namentliche Erfassung des eingesetzten Boten
• Prüfung der vollständigen Zustellanschrift
• Prüfung der Briefkastenbeschriftung
• eindeutige Zuordnung des Briefkastens
• persönlicher Einwurf durch den Boten
• Dokumentation von Datum und genauer Uhrzeit
• unmittelbare Protokollierung des Einwurfs
• Zuordnung des Umschlags über ein neutrales Kennzeichen
• Dokumentation möglicher Zustellungshindernisse
• Verfügbarkeit des Boten als möglicher Zeuge

Stufe 3: Beweissensible Fälle frühzeitig absichern

Eine qualifizierte Botenzustellung sollte bereits für die erste Einladung geprüft werden, wenn:

• der Zugang früherer Schreiben bereits bestritten wurde,
• ein arbeitsrechtlicher Konflikt besteht,
• eine krankheitsbedingte Kündigung konkret erwogen wird,
• eine veraltete oder unklare Anschrift vermutet wird,
• die beschäftigte Person auf mehrere frühere Schreiben nicht reagiert hat,
• der Zugang später mit hoher Wahrscheinlichkeit gerichtlich nachgewiesen werden muss.

In solchen Fällen ist der Zustellweg zusätzlich mit der zuständigen Rechtsberatung abzustimmen.

BEM-Zugang: Was ist ein spezialisierter Botendienst?

Er dokumentiert nicht nur den Transport.

Ein gewöhnlicher Kurierdienst bestätigt häufig lediglich, dass eine Sendung an einem bestimmten Ort abgegeben oder im System als zugestellt erfasst wurde.

Ein spezialisierter Botendienst für beweissensible Schriftstücke sollte darüber hinaus die für einen späteren Nachweis wesentlichen Einzelheiten dokumentieren:

• eindeutige Kennzeichnung des verschlossenen Umschlags
• Name des eingesetzten Boten
• vollständige Zustellanschrift
• Prüfung der Briefkastenzuordnung
• Datum und genaue Uhrzeit
• tatsächlicher Briefkasteneinwurf
• besondere Feststellungen am Zustellort
• gegebenenfalls eine datensparsame ergänzende Bilddokumentation
• Verfügbarkeit des Boten für eine spätere Aussage

Es gibt bundesweit tätige Anbieter für solche dokumentierten Zustellungen. Eine öffentliche Anbieterempfehlung ist für die betriebliche Auswahl jedoch nicht erforderlich. Maßgeblich ist vielmehr, ob der jeweilige Dienstleister den konkret benötigten Leistungsumfang schriftlich bestätigt und später nachvollziehbar dokumentiert. Bezeichnungen wie „rechtssicher“ oder „gerichtsfest“ sollten nicht ungeprüft übernommen werden. Ob ein Nachweis genügt, bleibt im Streitfall eine Frage der gerichtlichen Beweiswürdigung.

BEM-Anschreiben: Wie wird der Inhalt des Umschlags nachgewiesen?

Inhalt und Umschlag müssen eindeutig verbunden sein.

Der Nachweis des Briefkasteneinwurfs genügt nicht, wenn später unklar bleibt, welches Schreiben im Umschlag lag. Dafür kommen grundsätzlich zwei Modelle infrage.

Modell 1: Der Bote kennt und bestätigt den Inhalt

Der Bote erhält das vollständige Schreiben, gleicht es mit einer Kopie ab, legt es selbst in den Umschlag, verschließt diesen und stellt ihn anschließend zu. Damit kann dieselbe Person sowohl den Inhalt als auch den späteren Einwurf bezeugen.

Bei bundesweiten Zustellungen ist dieses Verfahren organisatorisch nicht immer praktikabel. Außerdem erhält der externe Bote Kenntnis vom Inhalt einer vertraulichen BEM-Einladung. Deshalb ist vorab zu prüfen, ob der Dienstleister hierfür datensparsam und organisatorisch geeignet eingebunden werden kann.

Modell 2: Interne Inhaltsbestätigung und neutrales Kennzeichen

Eine für BEM-Unterlagen autorisierte Person prüft intern:

• Empfänger
• Anschrift
• vollständiges Schreiben
• Seitenzahl
• Anlagen
• Übereinstimmung mit der Aktenkopie

Das Schreiben wird anschließend in ihrer Anwesenheit in einen neutral gekennzeichneten Umschlag gelegt und verschlossen. Auf dem Umschlag sollten keine Hinweise wie „BEM“, „Erkrankung“ oder „Gesundheitsdaten“ stehen.

Die autorisierte Person bestätigt die Kuvertierung intern. Der Bote dokumentiert später den Einwurf genau dieses gekennzeichneten Umschlags.

Damit entsteht eine geschlossene Nachweiskette:

1. Die interne Person kann Inhalt und Kuvertierung bezeugen.
2. Der Bote kann den Einwurf des eindeutig gekennzeichneten Umschlags bezeugen.

BEM-Versand: Welche Angaben sollte eine interne Kuvertierungsbestätigung enthalten?

Das Dokument muss Inhalt und Umschlag eindeutig zuordnen.

Eine interne Kuvertierungsbestätigung sollte mindestens erfassen:

• Datum und Uhrzeit der Kuvertierung
• Datum des enthaltenen Schreibens
• Empfänger
• Seitenzahl
• enthaltene Anlagen
• neutrales Umschlagkennzeichen
• Übereinstimmung mit der abgelegten Kopie
• Name und Funktion der autorisierten Person
• Bestätigung, dass der Umschlag anschließend verschlossen wurde

Ein frei verfügbares Einheitsmuster ersetzt dabei keine betriebliche Prüfung.

Die konkrete Ausgestaltung muss insbesondere dazu passen:

• wer auf BEM-Unterlagen zugreifen darf,
• wie die BEM-Akte geführt wird,
• welche Einladungsversionen verwendet werden,
• wie neutrale Kennzeichen vergeben werden,
• wie Zustellung und Wiedervorlage miteinander verbunden sind.

Wie wird der Briefkasteneinwurf der BEM-Einladung dokumentiert?

Der Bote muss den tatsächlichen Einwurf nachvollziehbar festhalten.

Der Botendienst benötigt grundsätzlich nur:

• den verschlossenen Umschlag,
• das neutrale Umschlagkennzeichen,
• Namen und Zustellanschrift,
• den schriftlich festgelegten Zustellauftrag.

Der Bote muss nicht erfahren, dass der Umschlag eine BEM-Einladung enthält.

Vor dem Einwurf sollte er prüfen:

• Straße und Hausnummer
• Namen am Briefkasten
• eindeutige Briefkastenzuordnung
• Übereinstimmung des Umschlagkennzeichens mit dem Auftrag

Ist der Briefkasten nicht eindeutig zuzuordnen, darf der Umschlag nicht auf Verdacht eingeworfen werden. Das Zustellungshindernis sollte dokumentiert und HR unverzüglich mitgeteilt werden. Kann der Briefkasten eindeutig zugeordnet werden, wirft der Bote den Umschlag selbst ein und dokumentiert den Vorgang unmittelbar danach.

Welche Angaben sollte ein Zustellprotokoll des BEM-Angebots enthalten?

Ort, Zeit, Zuordnung und Einwurf müssen zusammenpassen.

Ein Zustellprotokoll sollte mindestens enthalten:

• Name des eingesetzten Boten
• neutrales Umschlagkennzeichen
• vollständige Zustellanschrift
• Datum und genaue Uhrzeit
• Bestätigung der geprüften Briefkastenbeschriftung
• Bestätigung der eindeutigen Zuordnung
• Bestätigung des persönlichen Einwurfs
• besondere Feststellungen
• Unterschrift des Boten

Kuvertierungsbestätigung und Zustellprotokoll werden gemeinsam mit der Kopie der Einladung und den Anlagen abgelegt.

Der Status des Vorgangs lautet danach nicht lediglich: Einladung versandt.

Der für den BEM-Prozess maßgebliche Entscheidungspunkt lautet:

Zugang nachgewiesen: ja oder nein?

Was muss in einem Zustellauftrag geregelt sein?

Der Leistungsumfang muss vor der Zustellung feststehen.

Eine Bestellung mit der Formulierung „Brief per Kurier zustellen“ ist für einen beweissensiblen Fall zu ungenau.

Der Zustellauftrag sollte deshalb verbindlich regeln:

• welches neutrale Umschlagkennzeichen zugestellt wird,
• welche Anschrift zu prüfen ist,
• dass nur in einen eindeutig zugeordneten Briefkasten eingeworfen werden darf,
• dass keine Übergabe an Nachbarn oder andere Hausbewohner erfolgen soll,
• dass Anschrift, Namensbeschriftung und Umschlagkennzeichen vor dem Einwurf geprüft werden,
• dass der eingesetzte Bote den Umschlag persönlich einwirft,
• dass unmittelbar danach ein Zustellprotokoll erstellt wird,
• welche Angaben das Protokoll enthalten muss,
• wie bei einem Zustellungshindernis verfahren wird,
• dass der Bote namentlich dokumentiert und bei Bedarf als Zeuge verfügbar ist.

Kann ein Dienstleister diese Anforderungen nicht verbindlich bestätigen, sollte er für eine beweissensible BEM-Einladung nicht eingesetzt werden.

Die konkrete Ausformulierung des Zustellauftrags muss an den betrieblichen BEM-Ablauf, die vorhandenen Zuständigkeiten und den jeweiligen Beweisbedarf angepasst werden.

BEM-Anschreiben: Ist eine persönliche Übergabe erforderlich?

Nein. Ein nachgewiesener Briefkasteneinwurf kann genügen.

Nach der BAG-Rechtsprechung gehört ein eindeutig zugeordneter Hausbriefkasten zum Machtbereich des Empfängers. Das Schreiben geht zu, wenn es dort eingeworfen wurde und unter gewöhnlichen Umständen mit einer Kenntnisnahme zu rechnen ist.

Der Briefkasteneinwurf durch einen qualifizierten Boten kann gegenüber einer persönlichen Übergabe Vorteile haben:

• Die beschäftigte Person muss nicht zu Hause sein.
• Eine Annahme kann nicht verweigert werden.
• Es entsteht keine persönliche Konfrontation an der Wohnungstür.
• Der Bote benötigt keine Kenntnis über den BEM-Hintergrund.
• Der konkrete Einwurf kann dokumentiert und bezeugt werden.

Die BAG-Urteile vom 20. Juni 2024 und 25. April 2018 (BAG, 2 AZR 493/17) erläutern die Bedeutung des Briefkastens als Empfangseinrichtung.

Eine persönliche Übergabe kann sinnvoll sein, wenn die beschäftigte Person freiwillig an einem betrieblichen Standort erreichbar ist und den Empfang bestätigt. Die Empfangsbestätigung darf jedoch nicht mit der Zustimmung zum BEM verbunden werden.

Erhalt der Einladung und Teilnahmeentscheidung sind zwei unterschiedliche Vorgänge.

BEM-Zustellung: Sind Fotos des Briefkastens notwendig?

Fotos allein können ergänzen, ersetzen aber keinen belastbaren Einwurfnachweis.

Eine Fotodokumentation kann den Zustellvorgang unterstützen. Ein Foto beweist allein jedoch weder den tatsächlichen Einwurf noch den Inhalt des Umschlags.

Zudem können auf einem Foto Namen anderer Hausbewohner oder Teile des privaten Wohnumfelds erfasst werden.

Eine Fotodokumentation sollte deshalb auf das Erforderliche beschränkt bleiben:

• keine Personen
• keine Einblicke in Wohnungen
• möglichst keine Namen unbeteiligter Personen
• keine unnötige Aufnahme des Wohnumfelds
• keine Abbildung des Inhalts
• festgelegte Speicher- und Löschfristen

Der zentrale Nachweis bleibt die nachvollziehbare Aussage des namentlich erfassten Boten, unterstützt durch das unmittelbar erstellte Zustellprotokoll.

BEM: Wann kommt eine Zustellung durch den Gerichtsvollzieher in Betracht?

Nur bei besonders hohem Beweisbedarf.

Die Zustellung durch einen Gerichtsvollzieher sollte nicht der Standard für jede BEM-Einladung sein. Sie wirkt besonders förmlich und kann bei der beschäftigten Person den Eindruck erzeugen, dass bereits eine arbeitsrechtliche Eskalation vorbereitet wird.

Eine Prüfung dieses Zustellwegs kann sinnvoll sein, wenn:

• der Zugang früherer Einladungen mehrfach bestritten wurde,
• bereits ein arbeitsrechtlicher Konflikt besteht,
• mehrere Zustellversuche gescheitert sind,
• eine krankheitsbedingte Kündigung konkret geprüft wird,
• der Zugang später mit hoher Wahrscheinlichkeit gerichtlich nachgewiesen werden muss.

§ 132 BGB regelt für Willenserklärungen den Ersatz des Zugehens durch Zustellung über einen Gerichtsvollzieher.

Da das BAG den Zugang einer BEM-Einladung in entsprechender Anwendung von § 130 BGB beurteilt, sollte die konkrete Nutzung einer Gerichtsvollzieherzustellung für eine BEM-Einladung vorab arbeitsrechtlich geprüft werden. Das BAG hat im Urteil 2 AZR 184/25 keinen bestimmten Zustellweg vorgeschrieben.

BEM: Welcher feste Folgetermin ist sinnvoll?

Ein verbindlicher Prüfpunkt verhindert offene Einladungen.

Für die Reaktion auf eine BEM-Einladung besteht keine allgemeine gesetzliche Frist von 14 Tagen. Ein Unternehmen kann jedoch einen angemessenen internen Standard festlegen.

Ein praktikabler Ablauf kann sein:

Tag 0: Zugang der BEM-Einladung dokumentiert
Tag 14: Prüfung, ob eine Rückmeldung vorliegt

Am festen Folgetermin wird einer von drei Zuständen dokumentiert:

1. Zustimmung liegt vor: Das weitere BEM wird vorbereitet.
2. Ablehnung liegt vor: Der aktuelle Einladungsversuch wird abgeschlossen.
3. Keine Rückmeldung liegt vor: Es wird dokumentiert, dass auf die nachweislich zugegangene Einladung keine Antwort erfolgte.

Die 14 Tage sind keine gesetzliche BEM-Einladungsfrist. Sie sind lediglich ein möglicher betrieblicher Organisationsstandard. Keine Rückmeldung darf nicht als Zustimmung behandelt werden. Nach einem nachgewiesenen Zugang kann jedoch nachvollziehbar festgehalten werden, dass die beschäftigte Person das Angebot innerhalb des betrieblich vorgesehenen Zeitraums nicht angenommen hat.

Wann muss HR erneut zum BEM einladen?

Neue sechs Wochen lösen eine neue BEM-Einladung aus.

Eine frühere Ablehnung oder eine ausgebliebene Zustimmung beendet die Initiativpflicht des Arbeitgebers nicht dauerhaft. Ist die beschäftigte Person nach dem letzten BEM-Angebot erneut länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig, muss grundsätzlich ein weiterer BEM-Versuch geprüft werden. Dies kann auch gelten, wenn seit der früheren Ablehnung oder fehlenden Zustimmung noch kein vollständiges Jahr vergangen ist.

Das BAG begründet dies damit, dass sich die Bereitschaft der beschäftigten Person aufgrund weiterer Arbeitsunfähigkeitszeiten verändert haben kann. Die erneute Initiative sei weder unzumutbar noch ein überflüssiger bürokratischer Aufwand (BAG, 2 AZR 184/25).

Für den BEM-Prozess bedeutet dies:

• Eine Ablehnung wird nicht als dauerhafte Ablehnung gespeichert.
• Eine fehlende Rückmeldung beendet nur den aktuellen Einladungsversuch.
• Weitere Arbeitsunfähigkeitszeiten werden erneut geprüft.
• Werden neue sechs Wochen erreicht, entsteht ein neuer Entscheidungspunkt.
• HR dokumentiert, ob eine erneute BEM-Einladung erforderlich ist.

BEM: Warum ist der Zugang vor einer Kündigung so wichtig?

Ohne nachweisbares BEM steigt die Darlegungslast.

Ein BEM ist keine formale Wirksamkeitsvoraussetzung für jede krankheitsbedingte Kündigung. § 167 Abs. 2 SGB IX konkretisiert jedoch den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit.

Kann der Arbeitgeber ein erforderliches BEM nicht nachweisen, muss er im Kündigungsschutzverfahren umfassender darlegen, warum auch ein ordnungsgemäßes BEM keine milderen Möglichkeiten zur Verringerung zukünftiger Arbeitsunfähigkeitszeiten oder zum Erhalt des Arbeitsverhältnisses hätte hervorbringen können. Im entschiedenen Fall genügte auch der Hinweis nicht, die Krankheitsursachen hätten im privaten Bereich gelegen (BAG, 2 AZR 184/25).

Das BAG stellte klar, dass § 167 Abs. 2 SGB IX an die Dauer der Arbeitsunfähigkeit und nicht allein an deren Ursache anknüpft. Auch präventive oder rehabilitative Leistungen können mögliche Ergebnisse eines BEM sein.

Was geschieht nach der Zustimmung zum BEM?

Erst dann beginnt die eigentliche Gesprächsführung.

Nach einem nachgewiesenen Zugang entscheidet die beschäftigte Person freiwillig, ob sie das BEM-Angebot annimmt. Mit der Zustimmung beginnt die Vorbereitung des Informationsgesprächs oder des ersten BEM-Gesprächs.

Dann stehen andere Fragen im Vordergrund:

• Welche Informationen benötigt die beschäftigte Person?
• Welche Beteiligten sollen teilnehmen?
• Wie wird der Arbeitsbezug geklärt?
• Welcher nächste Entscheidungspunkt ist erforderlich?
• Wer übernimmt welche Aufgabe?
• Wann findet der feste Folgetermin zur Nachsteuerung statt?

Wie ein BEM-Gespräch strukturiert und verbindlich zum nächsten Entscheidungspunkt geführt werden kann, zeigt ein weiterführender Beitrag.

BEM: Wann reicht ein Musterbrief und wann braucht HR Unterstützung?

Ein Musterbrief ersetzt keinen abgestimmten Zustellprozess.

Ein vorhandenes Einladungsschreiben kann ausreichen, wenn folgende Punkte bereits einheitlich geregelt sind:

• zuverlässige Erkennung der BEM-Voraussetzungen
• freigegebene Einladungsversion
• klare Zuständigkeit
• festgelegter Versandweg
• Nachsteuerung bei fehlender Rückmeldung
• belastbarer Zugangsnachweis im beweissensiblen Fall
• datensparsame Dokumentation
• fester Folgetermin
• erneute Prüfung nach weiteren Arbeitsunfähigkeitszeiten

BEM-Einladung: Wann kann ein Online-Seminar sinnvoll sein?

Ein BEM-Online-Seminar ist sinnvoll, wenn einzelne Verantwortliche mehr Sicherheit bei Einladung, Pflichtinformationen, Versand, Rückmeldung und Dokumentation benötigen.

Das Seminar „Einladungsschreiben im BEM: Fehler vermeiden, Haftung minimieren“ verbindet die Formulierung der Einladung mit dem Einladungsmanagement, dem Versandweg, dem Zugangsnachweis und der Bearbeitung ausbleibender Rückmeldungen.

BEM-Einladungsmanagement: Wann kann ein Inhouse-Seminar sinnvoll sein?

Ein BEM-Inhouse-Seminar ist passender, wenn mehrere Standorte, HR-Rollen oder BEM-Beauftragte unterschiedlich arbeiten und einen gemeinsamen Standard für Einladung, Zustellung, Wiedervorlage und erneute Initiative benötigen.

Eine BEM-Prozessberatung ist sinnvoll, wenn nicht nur Wissen fehlt, sondern Zuständigkeiten, Schnittstellen und Nachsteuerung im laufenden Betrieb ungeklärt sind. Dort geht es nicht nur um einzelne Vorlagen. Entscheidend ist, wie Einladungsversion, Inhaltsnachweis, Zustellung, Rückmeldung, Wiedervorlage und erneute Einladung in den bestehenden BEM-Ablauf des Unternehmens integriert werden.

Externes BEM kann zusätzlich sinnvoll sein, wenn Unternehmen nicht nur den Einladungsprozess, sondern die gesamte Fallsteuerung mit klaren Entscheidungspunkten, festen Folgeterminen und Nachsteuerung extern begleiten lassen möchten.

Die entscheidende Frage lautet daher nicht nur:

Ist unser BEM-Einladungsschreiben richtig formuliert?

Sondern auch:

Können wir nachvollziehbar belegen, welche Einladung wann und auf welchem Weg zugegangen ist?

BEM-Angebot: Was ist die zentrale Konsequenz des BAG-Urteils?

Nicht „versandt“, sondern „Zugang nachgewiesen“.

Aus dem Urteil ergeben sich fünf konkrete Konsequenzen:

1. Der Zugang der BEM-Einladung wird als eigener Prozesspunkt behandelt.
2. Schweigen wird ohne Zugangsnachweis nicht als Ablehnung bewertet.
3. Bei fehlender Rückmeldung wird über einen nachweisstärkeren Zustellweg nachgesteuert.
4. Inhalt und Zustellung werden durch eine geschlossene Nachweiskette verbunden.
5. Nach weiteren Arbeitsunfähigkeitszeiten wird eine erneute Einladung geprüft.

Ein BAG-orientierter und datensparsamer BEM-Prozess beantwortet deshalb verbindlich:

Wer erstellt welche BEM-Einladung, wie wird ihr Inhalt dokumentiert, auf welchem Weg wird sie zugestellt und wann liegt der feste Folgetermin für Rückmeldung oder Nachsteuerung?

Fazit: Der Versand ist noch kein Zugang

Das BAG-Urteil zeigt, dass ein Einlieferungsbeleg, ein Sendungsstatus und ein elektronischer Auslieferungsbeleg nicht automatisch beweisen, dass die konkrete BEM-Einladung tatsächlich in den richtigen Briefkasten gelangt ist.

Für HR bedeutet das:

• Zugang und Versand müssen getrennt dokumentiert werden.
• Schweigen darf ohne nachgewiesenen Zugang nicht als Ablehnung behandelt werden.
• Beweissensible Fälle brauchen einen nachweisstärkeren Zustellweg.
• Inhalt und Umschlag müssen eindeutig verbunden sein.
• Der tatsächliche Briefkasteneinwurf muss nachvollziehbar dokumentiert werden.
• Nicht eindeutig zugeordnete Briefkästen dürfen nicht auf Verdacht genutzt werden.
• Ein fester Folgetermin verhindert offene Vorgänge ohne Nachsteuerung.
• Nach neuen Arbeitsunfähigkeitszeiten muss eine erneute Einladung geprüft werden.

Die zentrale Prozessfrage lautet deshalb:

Ist die BEM-Einladung nur versandt oder ist der Zugang der konkreten Einladung belastbar nachgewiesen?

Hinweis: Der Beitrag ordnet die Rechtsprechung für die betriebliche BEM-Praxis ein. Er ersetzt keine rechtliche Prüfung des Einzelfalls.

Über den Verfasser des BEM-Fachbeitrags

Manfred Baumert ist BEM-Experte und Trainer für HR. Seine Schwerpunkte liegen in der Gestaltung belastbarer BEM-Prozesse, in der BEM-Gesprächsführung und in der verbindlichen Fallsteuerung.

In seinen Seminaren und Beratungen unterstützt er Unternehmen dabei, BEM-Verfahren BAG-orientiert, datensparsam und organisatorisch nachvollziehbar umzusetzen. Dazu gehören insbesondere rechtssichere Einladungsschreiben, klare Zuständigkeiten, dokumentierte Versand- und Zugangswege, feste Wiedervorlagen sowie die Nachsteuerung bei ausbleibenden Rückmeldungen.

Er ist MBA, Betriebswirt, Pädagoge und Case Manager. Er verfügt über eine Fortbildung in Krisenintervention nach C. R. Rogers und war zehn Jahre ehrenamtlicher Richter am Arbeitsgericht.