BEM abgelehnt: Wann HR trotzdem nachfragen muss

Ein angekreuztes Nein ist nicht immer eine eindeutige BEM-Ablehnung.

Ein Beschäftigter kreuzt auf dem Antwortformular an, dass er das Betriebliche Eingliederungsmanagement nicht durchführen möchte. Gleichzeitig verlangt er die Beteiligung des Betriebsrats und reicht eine unterschriebene Einwilligung zum Datenschutz ein. Darf HR das BEM-Verfahren damit als abgelehnt und beendet behandeln?

Das Landesarbeitsgericht Köln gibt darauf einen klaren Hinweis: Eine formale BEM-Ablehnung darf nicht isoliert bewertet werden, wenn die weiteren Erklärungen des Beschäftigten erkennbar widersprüchlich sind.

Für HR-Leitung und Personalleitung geht es dabei um mehr als eine fehlerhafte Formularauswertung. Wird ein erkennbares Missverständnis nicht geklärt, kann dies später die Darlegung erschweren, dass eine krankheitsbedingte Kündigung tatsächlich das letzte geeignete Mittel war.

Für BEM-Beauftragte und Fallverantwortliche liegt der entscheidende Punkt früher: Wann ist ein Nein wirklich ein Nein und wann ist ein klärendes BEM-Gespräch erforderlich?

Wann muss HR eine BEM-Ablehnung hinterfragen?

Bei erkennbaren Widersprüchen kann eine Nachfrage erforderlich sein. Im entschiedenen Fall des LAG Köln hätte der Arbeitgeber nachfragen müssen.

Eine BEM-Ablehnung ist nicht allein deshalb eindeutig, weil auf einem Formular das Feld „nicht durchführen“ angekreuzt wurde. Lassen die übrigen Angaben erkennen, dass die beschäftigte Person das Ziel oder den Ablauf des BEM möglicherweise nicht verstanden hat, darf die Rückmeldung nicht schematisch als abschließende Ablehnung behandelt werden.

Das bedeutet nicht, dass jede Ablehnung infrage gestellt werden muss. Ein besonderer Klärungsbedarf entsteht aber dann, wenn der Widerspruch offen zutage tritt.

Genau darum ging es im Urteil des LAG Köln vom 23. Oktober 2025 (Az. 6 SLa 184/25). Das Gericht bestätigte, dass die krankheitsbedingte Kündigung unwirksam war und das Arbeitsverhältnis nicht beendet hatte.

BEM-Ablehnung? Was war im Fall des LAG Köln geschehen?

Das Antwortformular enthielt widersprüchliche Angaben.

Der seit 2015 beschäftigte Straßenreiniger hatte über mehrere Jahre erhebliche krankheitsbedingte Fehlzeiten. Der Arbeitgeber trug im Verfahren insgesamt 480 Fehltage und Entgeltfortzahlungskosten von 89.739,38 Euro vor.

Im Februar 2024 erhielt der Beschäftigte eine Einladung zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement. Auf dem Antwortformular kreuzte er an, das BEM nicht durchführen zu wollen. Als freiwillige Begründung schrieb er:

„Ich fühle mich in der Lage 8 Std. zu arbeiten.“

Nachdem er erneut länger als sechs Wochen arbeitsunfähig gewesen war, wurde ihm im Juli 2024 ein weiteres BEM angeboten. Er kreuzte erneut „nicht durchführen“ an.

Dieses Mal machte er jedoch zusätzliche Angaben:

• Ein Betriebsratsmitglied sollte am Erstgespräch teilnehmen.
• Die Erklärung zum Datenschutz werde beigefügt.
• Die Schweigepflichtentbindung werde ebenfalls beigefügt.
• Eine unterschriebene Einwilligung zur Datenerhebung wurde tatsächlich übersandt.

Die Rückmeldung wurde als Foto im Anhang einer E-Mail vom Konto seines Sohnes übermittelt. Im Betreff der E-Mail stand zwar das Wort „Ablehnung“. Ein Gespräch zur Klärung der widersprüchlichen Angaben fand dennoch nicht statt.

Der Betriebsrat stimmte der beabsichtigten Kündigung am 1. Oktober 2024 zu. Der Arbeitgeber kündigte am 4. Oktober 2024 zum 31. März 2025.

Trotz der Zustimmung des Betriebsrats erklärte das Gericht die Kündigung für unwirksam. Die Zustimmung des Betriebsrats ersetzte weder ein ordnungsgemäßes BEM noch die gerichtliche Prüfung, ob mildere Mittel als die Kündigung bestanden.

Warum war die BEM-Ablehnung nicht eindeutig?

Die weiteren Angaben ergaben nur bei vorhandenem Gesprächsinteresse Sinn.

Wer ein BEM eindeutig ablehnen möchte, verlangt normalerweise nicht gleichzeitig die Teilnahme eines Betriebsratsmitglieds am BEM-Erstgespräch und reicht keine Einwilligung zur Verarbeitung der dafür erforderlichen Daten ein.

Die Angaben des Beschäftigten beantworteten deshalb nicht eindeutig die Frage, ob er tatsächlich jedes BEM-Gespräch ablehnen wollte.

Nach Auffassung des Gerichts drängte sich vielmehr die Frage auf:

BEM: Was wollte der Langzeiterkrankte tatsächlich?

Das LAG Köln stellte klar, dass ein sorgfältiger Arbeitgeber diese Frage hätte klären müssen. Die Bearbeitung durfte nicht auf das einzelne Kreuz vor „nicht durchführen“ reduziert werden. Die übrigen Angaben mussten in die Bewertung einbezogen werden.

Für die BEM-Praxis ergibt sich daraus ein zentraler Entscheidungspunkt:

Liegt eine eindeutige BEM-Ablehnung vor oder bestehen gleichzeitig erkennbare Signale für ein gewünschtes Gespräch?

Solange dieser Entscheidungspunkt nicht geklärt ist, sollte der Vorgang nicht vorschnell als abgeschlossen dokumentiert werden.

Warum musste die gesamte BEM-Rückmeldung ausgelegt werden?

Die Kammer stützte ihre Bewertung ausdrücklich auf die §§ 133, 157 und 242 BGB. Danach durfte der Arbeitgeber die Rückantwort vom 16. Juli 2024 nicht allein nach dem angekreuzten Feld beurteilen.

Die Erklärung war vielmehr aus dem objektiven Empfängerhorizont auszulegen. Das bedeutet: Maßgeblich ist, wie ein verständiger Arbeitgeber in derselben Situation die vollständige Rückmeldung unter Berücksichtigung aller erkennbaren Umstände verstehen musste.

Die Kammer gelangte zu der Überzeugung, dass die Rückmeldung so zu verstehen war, dass der Beschäftigte tatsächlich ein Erstgespräch führen wollte. Dafür sprachen insbesondere:

• der ausdrücklich geäußerte Wunsch nach Beteiligung eines Betriebsratsmitglieds am Erstgespräch,
• die beigefügte Einwilligung zur Datenverarbeitung,
• die angekündigte Schweigepflichtentbindung,
• die frühere Begründung, er könne acht Stunden arbeiten,
• der daraus erkennbare mögliche Irrtum über den Zweck des BEM.

Das Kreuz bei „nicht durchführen“ sprach zwar zunächst für eine Ablehnung. Es durfte aber nicht von den übrigen Erklärungen getrennt und als allein maßgeblich behandelt werden.

Was bedeutet § 133 BGB für die BEM-Rückmeldung?

§ 133 BGB regelt die Auslegung einer Willenserklärung. Danach ist der wirkliche Wille zu erforschen, ohne ausschließlich am buchstäblichen Sinn eines Ausdrucks festzuhalten.

Für den entschiedenen BEM-Fall bedeutet das:

Das angekreuzte Feld „nicht durchführen“ war ein wichtiger Bestandteil der Rückmeldung. Es war aber nicht die gesamte Erklärung. Der Arbeitgeber musste auch berücksichtigen, was der Beschäftigte zusätzlich angekreuzt, beigefügt und zum gewünschten Erstgespräch erklärt hatte.

§ 133 BGB schützt damit vor einer rein formalen Auswertung einzelner Wörter oder Formularfelder. Eine Erklärung darf nicht in Bestandteile zerlegt werden, wenn erst die Gesamtschau erkennen lässt, was die erklärende Person tatsächlich mitteilen wollte.

Das Gericht hat aus dem angekreuzten Nein nicht willkürlich ein Ja gemacht. Es hat festgestellt, dass die Erklärung wegen der weiteren Angaben nicht eindeutig war und deshalb ausgelegt werden musste.

Was bedeutet § 157 BGB für die BEM-Rückmeldung?

§ 157 BGB bestimmt, dass Verträge so auszulegen sind, wie Treu und Glauben mit Rücksicht auf die Verkehrssitte es erfordern. Die dahinterstehenden Auslegungsgrundsätze werden auch bei empfangsbedürftigen Erklärungen berücksichtigt.

Entscheidend ist deshalb nicht allein, was die beschäftigte Person möglicherweise innerlich sagen wollte. Ebenso wenig ist allein maßgeblich, wie der Arbeitgeber die Erklärung tatsächlich verstanden hat oder verstehen wollte.

Gefragt wird vielmehr:

Wie musste ein verständiger Arbeitgeber die vollständige BEM-Rückmeldung unter den gegebenen Umständen verstehen?

Ein verständiger Empfänger musste erkennen, dass die Angaben nicht widerspruchsfrei zusammenpassten:

• Einerseits war „BEM nicht durchführen“ angekreuzt.
• Andererseits sollte ein Betriebsratsmitglied an einem Erstgespräch teilnehmen.
• Zudem wurden Unterlagen eingereicht, die gerade für die Durchführung eines BEM von Bedeutung sein konnten.

Die zusätzlichen Angaben hatten einen erkennbaren Erklärungswert. Sie konnten nicht ohne weitere Prüfung als bedeutungslos behandelt werden.

Was bedeutet § 242 BGB für die BEM-Rückmeldung?

§ 242 BGB enthält den Grundsatz von Treu und Glauben. Danach sind Rechte und Pflichten so auszuüben, wie es ein redliches und angemessenes Verhalten unter Berücksichtigung der maßgeblichen Umstände erfordert.

Im Zusammenhang mit der Auslegung verstärkt § 242 BGB den Grundsatz, dass sich der Empfänger nicht formalistisch auf einen isolierten Teil einer Erklärung zurückziehen darf, wenn die übrigen Angaben einen erkennbaren Widerspruch enthalten.

Für den Arbeitgeber bedeutete das nicht, dass er den Beschäftigten zur Teilnahme am BEM drängen musste. Es bedeutete aber, dass er die für ihn günstige formale Ablehnung nicht herausgreifen und die dazu nicht passenden Angaben unberücksichtigt lassen durfte.

Der Arbeitgeber hätte den Widerspruch aufgreifen und klären müssen:

• Möchte der Beschäftigte tatsächlich kein BEM?
• Möchte er lediglich keine stufenweise Wiedereingliederung?
• Möchte er zunächst ein Erstgespräch mit Beteiligung des Betriebsrats?
• Hat er Zweck und mögliche Folgen des BEM missverstanden?

§ 242 BGB begründet hier nicht losgelöst von den übrigen Umständen eine allgemeine Pflicht, jede BEM-Ablehnung zu hinterfragen. Die Vorschrift ist Teil der Auslegung der konkreten widersprüchlichen Erklärung.

Was bedeutet der objektive Empfängerhorizont in dem vorliegenden BEM-Fall?

Der objektive Empfängerhorizont ist der Blickwinkel eines verständigen Empfängers in der konkreten Situation.

Nicht entscheidend ist allein:

• was der Beschäftigte innerlich gedacht hat,
• was der Arbeitgeber tatsächlich verstehen wollte,
• welches einzelne Kästchen angekreuzt wurde,
• welches Wort im Betreff der E-Mail stand.

Entscheidend ist vielmehr:

Wie musste ein verständiger Arbeitgeber die vollständige Erklärung zum BEM-Angebot unter Berücksichtigung aller ihm bekannten Begleitumstände verstehen?

Auf den Fall übertragen ergibt sich folgende Gesamtschau:

Aus Sicht eines verständigen Arbeitgebers war die Rückmeldung deshalb zumindest klärungsbedürftig.

Die rechtliche Kernaussage lautet:

Ein einzelnes Formularfeld im BEM-Schreiben darf nicht vom übrigen Erklärungsinhalt getrennt werden. Passt der angekreuzte Status nicht zu den weiteren Angaben, muss die gesamte Erklärung ausgelegt und der erkennbare Widerspruch geklärt werden.

Für die BEM-Fallsteuerung folgt daraus ein zusätzlicher Entscheidungspunkt:

Entspricht der vergebene Verfahrensstatus dem objektiv erkennbaren Gesamtinhalt der Rückmeldung zum BEM?

Ist dies nicht sicher, sollte der Vorgang zunächst nicht den Status „BEM abgelehnt“ erhalten, sondern:

„Rückmeldung widersprüchlich, Auslegung und Klärung erforderlich.“

Hatte der Beschäftigte BEM und Wiedereingliederung verwechselt?

Das Gericht hielt eine Verwechslung für naheliegend.

Der Beschäftigte hatte seine erste Ablehnung damit begründet, dass er sich in der Lage fühle, acht Stunden zu arbeiten. Im Gerichtsverfahren erklärte er, er habe befürchtet, im Rahmen des BEM nur noch wenige Stunden arbeiten zu dürfen und deshalb weniger Einkommen zu erhalten.

Dieses Einkommen benötigte er nach seinen Angaben für seine Familie, die zusätzlich durch einen Pflegefall belastet war.

Die Erklärung deutete nach Auffassung des Gerichts darauf hin, dass der Beschäftigte das Betriebliche Eingliederungsmanagement mit der stufenweisen Wiedereingliederung verwechselt hatte.

Beide Verfahren sind voneinander zu unterscheiden:

Das Betriebliche Eingliederungsmanagement ist ein ergebnisoffener Suchprozess. Es soll klären, wie bestehende Arbeitsunfähigkeit überwunden, erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt und das Beschäftigungsverhältnis erhalten werden kann.

Die stufenweise Wiedereingliederung ist eine mögliche medizinische Maßnahme. Die beschäftigte Person bleibt dabei zunächst arbeitsunfähig und steigert Arbeitszeit oder Belastung schrittweise.

Eine stufenweise Wiedereingliederung kann ein Ergebnis eines BEM sein. Sie ist aber nicht mit dem gesamten BEM-Verfahren gleichzusetzen.

Das LAG Köln nahm eine besondere Informationspflicht im konkreten Einzelfall an, weil das Missverständnis durch die Antworten des Beschäftigten sichtbar geworden war. Ein allgemein ausführliches Informationsblatt reichte in dieser Situation nicht mehr aus.

Entscheidend war, ob die betroffene Person die Zielsetzung des BEM tatsächlich verstanden hatte.

Muss HR jede BEM-Ablehnung telefonisch hinterfragen?

Nein, nicht jede Ablehnung verlangt eine Nachfrage.

Eine beschäftigte Person darf das BEM ablehnen. Das Verfahren ist freiwillig und setzt ihre Mitwirkung voraus.

Eine erneute Nachfrage ist insbesondere dann angezeigt, wenn die Rückmeldung nicht in sich schlüssig ist. Typische Hinweise können sein:

• BEM wird abgelehnt, aber ein BEM-Gespräch mit Beteiligung des Betriebsrats verlangt.
• BEM wird abgelehnt, aber Datenschutzunterlagen werden unterschrieben zurückgesandt.
• Die Begründung bezieht sich erkennbar auf die Arbeitszeit während einer Wiedereingliederung.
• Die beschäftigte Person stimmt einzelnen Verfahrensschritten zu, lehnt das Verfahren aber formal ab.
• Eine Begleitperson formuliert eine Ablehnung, während die Erklärungen der betroffenen Person auf Gesprächsbereitschaft hindeuten.
• Aus der Antwort wird deutlich, dass Zweck, Freiwilligkeit oder Ablauf des BEM nicht verstanden wurden.

Die Nachfrage darf nicht als Druck zur BEM-Teilnahme ausgestaltet werden. Ziel ist keine Überredung, sondern eine verständliche Klärung:

• Was versteht die beschäftigte Person unter BEM?
• Möchte sie ein unverbindliches Vorgespräch?
• Soll der Betriebsrat oder eine andere berechtigte Person teilnehmen?
• Welche Fragen bestehen zum Datenschutz?
• Lehnt sie nach der Erläuterung das gesamte BEM weiterhin ab?

Erst nach dieser Klärung kann ein belastbarer Entscheidungspunkt erreicht werden.

Wie sollte HR bei einer widersprüchlichen BEM-Ablehnung vorgehen?

Der nächste Schritt ist ein datensparsames Klärungsangebot.

1. Die Rückantwort vollständig auswerten

Nicht nur das Feld „durchführen“ oder „nicht durchführen“ ist relevant. Auch Angaben zum Teilnahmekreis, zum Datenschutz, zur Schweigepflichtentbindung und zur gewünschten Gesprächsform müssen berücksichtigt werden.

Die gesamte Rückmeldung bildet die Grundlage für den nächsten Entscheidungspunkt.

Zusätzlich ist zu prüfen, wie ein verständiger Empfänger die Rückmeldung nach §§ 133, 157 und 242 BGB verstehen musste. Dabei dürfen weder der Betreff einer E-Mail noch ein einzelnes Formularfeld isoliert zum maßgeblichen Verfahrensstatus erklärt werden.

2. Den Widerspruch intern kennzeichnen

Die BEM-Akte sollte nicht vorschnell den Status „BEM abgelehnt“ erhalten.

Sachgerechter ist zunächst ein neutraler Status wie:

„Rückmeldung widersprüchlich, Klärung erforderlich.“

Bei einer erkennbar auslegungsbedürftigen Rückmeldung kann die Kennzeichnung ergänzt werden:

„Gesamterklärung nach objektivem Empfängerhorizont prüfen.“

Damit wird verhindert, dass das BEM-Verfahren automatisch abgeschlossen oder aus der Wiedervorlage genommen wird.

3. Ein klärendes Gespräch anbieten

Das Klärungsangebot sollte kurz, verständlich und nicht drängend sein.

Es kann erläutert werden, dass BEM und stufenweise Wiedereingliederung unterschiedliche Verfahren sind und dass ein BEM nicht automatisch mit einer Reduzierung der Arbeitszeit verbunden ist.

Eine geeignete Formulierung kann lauten:

„Sie haben angegeben, dass Sie das BEM nicht durchführen möchten. Gleichzeitig wünschen Sie die Beteiligung eines Betriebsratsmitglieds an einem Erstgespräch. Damit wir Ihre Entscheidung richtig verstehen, möchten wir Ihnen ein kurzes Gespräch zur Klärung des Verfahrens anbieten.“

Diese Nachfrage nimmt keine rechtliche Auslegung gegen die beschäftigte Person vorweg. Sie ermöglicht vielmehr, den objektiv erkennbaren Widerspruch mit dem tatsächlichen Willen der beschäftigten Person abzugleichen.

4. Den gewünschten Betriebsrat einbeziehen

Hat die beschäftigte Person die Teilnahme eines Betriebsratsmitglieds verlangt, sollte dies bei einem vereinbarten BEM-Gespräch berücksichtigt werden.

Die Beteiligung des Betriebsrats setzt das Einverständnis der betroffenen Person voraus.

Das Urteil zeigt zugleich, dass der Wunsch nach Beteiligung ein starkes Indiz für vorhandenes Gesprächsinteresse sein kann.

5. Gesundheitsdaten nicht vorschnell anfordern

Für die erste Klärung ist regelmäßig keine Diagnose erforderlich.

Zunächst geht es um das Verständnis des Verfahrens, den Teilnahmekreis und die Frage, ob ein BEM gewünscht wird.

Erst im weiteren BEM-Prozess ist gemeinsam zu klären, welche gesundheitsbezogenen Angaben für die Suche nach geeigneten Maßnahmen tatsächlich erforderlich sind. Das entspricht einem datensparsamen BEM-Ablauf.

6. Das Ergebnis nachvollziehbar dokumentieren

Dokumentiert werden sollte nur, was für den Verfahrensstand erforderlich ist:

• Welche widersprüchlichen Angaben lagen vor?
• Wie wurde die Gesamterklärung zunächst verstanden?
• Welche Erläuterung wurde angeboten?
• Wurde ein klärendes Gespräch geführt?
• Welche Personen sollten teilnehmen?
• Hat die beschäftigte Person anschließend zugestimmt oder eindeutig abgelehnt?
• Welcher nächste Entscheidungspunkt wurde vereinbart?

Die Dokumentation sollte erkennen lassen, dass der Widerspruch wahrgenommen und nicht lediglich das gesetzte Kreuz ausgewertet wurde.

Sie sollte zugleich vermeiden, den Beschäftigten mit rechtlichen Bewertungen oder Mutmaßungen über seinen inneren Willen zu belasten. Maßgeblich sind der objektiv erkennbare Widerspruch, das Klärungsangebot und das anschließend mitgeteilte Ergebnis.

7. Einen festen Folgetermin setzen

Ist die Entscheidung noch offen, sollte die Klärung nicht ohne Wiedervorlage liegen bleiben.

Ein fester Folgetermin schafft Verbindlichkeit. Er verhindert, dass der Vorgang zwischen Rückfragen, fehlenden Zuständigkeiten und ungeklärten Unterlagen im Rückstau verschwindet.

Der Folgetermin kann entweder ein vereinbarter Gesprächstermin mit der beschäftigten Person oder ein interner Termin zur Nachsteuerung sein.

Dabei ist zu prüfen, ob inzwischen eine eindeutige Rückmeldung vorliegt oder ein weiterer zulässiger Klärungsschritt erforderlich ist.

Wann kann das BEM nach einer Ablehnung beendet werden?

Nach verständlicher Aufklärung kann ein Nein eindeutig sein.

Lehnt die beschäftigte Person das BEM nach einer nachvollziehbaren Erläuterung weiterhin eindeutig ab, darf der Arbeitgeber diese Entscheidung grundsätzlich respektieren.

Die Dokumentation sollte erkennen lassen:

• Die Zielsetzung des BEM wurde verständlich erläutert.
• Freiwilligkeit und Datenschutz wurden erklärt.
• Ein erkennbares Missverständnis wurde angesprochen.
• Die gewünschte Beteiligung des Betriebsrats wurde geklärt.
• Die widersprüchlichen Bestandteile der Rückmeldung wurden nicht isoliert bewertet.
• Die Ablehnung erfolgte anschließend eindeutig und freiwillig.

Das LAG Köln weist darauf hin, dass ein BEM unter bestimmten Voraussetzungen ohne kündigungsrechtlichen Nachteil beendet werden kann, wenn die beschäftigte Person nicht bereit ist, an einem ordnungsgemäß eingeleiteten weiteren Klärungsprozess mitzuwirken.

Eine solche Ablehnung macht eine spätere krankheitsbedingte Kündigung jedoch nicht automatisch wirksam.

Gesundheitsprognose, betriebliche Beeinträchtigung, Verhältnismäßigkeit, mildere Mittel und Interessenabwägung bleiben weiterhin zu prüfen.

Weitere Hinweise zur Abschlussentscheidung eines BEM liefert ein früherer Blog-Fachbeitrag.

BEM: Warum reichten 480 Fehltage und hohe Kosten nicht aus?

Eine genaue Fehlzeitenliste ersetzt keinen ergebnisoffenen BEM-Suchprozess.

Der Arbeitgeber hatte die Fehlzeiten des Beschäftigten nahezu taggenau aufgestellt. Er bezifferte außerdem die Entgeltfortzahlungskosten und beschrieb Belastungen für Personalplanung und Arbeitsorganisation.

Das LAG Köln ließ dennoch offen, ob die negative Gesundheitsprognose abschließend bewiesen werden konnte. Für die Entscheidung war dies nicht ausschlaggebend.

Selbst bei unterstellter negativer Prognose und erheblicher betrieblicher Belastung scheiterte die Kündigung an der Verhältnismäßigkeit:

• Es war kein ordnungsgemäßes BEM durchgeführt worden.
• Der Arbeitgeber konnte nicht darlegen, dass ein korrektes BEM objektiv nutzlos gewesen wäre.
• Mögliche mildere Mittel waren nicht umfassend und ergebnisoffen geprüft worden.

Auch die Zustimmung des Betriebsrats zur Kündigung änderte daran nichts.

Ob die Betriebsratsanhörung aus weiteren Gründen fehlerhaft war, ließ das Gericht ausdrücklich offen.

Wie genau prüfte das Gericht den ergebnisoffenen BEM-Suchprozess?

Nicht nur freie Stellen müssen geprüft werden.

Der Arbeitgeber hatte vorgetragen, es gebe keine geeignete freie Stelle. Außerdem kämen Tätigkeiten als Mülllader oder Lkw-Fahrer nicht infrage.

Dem Gericht genügte das nicht.

Der BEM-Suchprozess ist nicht auf aktuell unbesetzte Arbeitsplätze beschränkt. Zu prüfen sein können insbesondere:

• Anpassung des bisherigen Arbeitsplatzes
• Veränderung der bisherigen Tätigkeit
• Einsatz auf einem anderen geeigneten Arbeitsplatz
• freiwilliger Stellentausch auf einer besetzten Stelle
• Qualifizierung für eine andere Tätigkeit
• Beteiligung eines Rehabilitationsträgers
• geeignete Behandlungsmaßnahmen oder Rehabilitationsmaßnahmen
• arbeitsbezogene Auswirkungen privater Belastungen
• Hinzuziehung medizinischen Sachverstands

Das Gericht verlangte nicht, dass eine dieser Möglichkeiten zwingend erfolgreich gewesen wäre.

Entscheidend war, dass ihre Erfolglosigkeit nicht von vornherein feststand.

Gerade die offene Klärung, ob eine Tätigkeit als Mülllader oder Lkw-Fahrer geeignet gewesen wäre, hätte Gegenstand des BEM-Verfahrens sein können. Das Unternehmen hatte diese Möglichkeiten nach Auffassung des Gerichts zu früh ausgeschlossen.

Das Bundesarbeitsgericht bezeichnet das BEM als verlaufs- und ergebnisoffenen Suchprozess, der individuell angepasste Lösungen zur Vermeidung zukünftiger Arbeitsunfähigkeit ermitteln soll.

Wird kein ordnungsgemäßes BEM durchgeführt, muss der Arbeitgeber umfassend und detailliert darlegen, weshalb weder eine Arbeitsplatzanpassung noch eine andere Tätigkeit oder geeignete Leistungen Dritter zur Vermeidung weiterer Fehlzeiten hätten beitragen können.

Weitere Hinweise zur Prüfpflicht von potentiell geeigneten BEM-Maßnahmen liefert ein früherer Blog-Fachbeitrag.

War die BEM-Bearbeitung zu stark von Routine geprägt?

Das Urteil wirft auch eine organisatorische Frage auf: War die Bearbeitung des BEM-Falls zu stark von standardisierten Routinen bestimmt?

Bei der Arbeitgeberin waren drei Vollzeitkräfte mit dem BEM befasst. Bei mehr als 2.000 Beschäftigten liefen regelmäßig etwa 500 BEM-Verfahren gleichzeitig.

Ein solches Fallaufkommen macht klare Formulare, feste Zuständigkeiten und standardisierte Abläufe erforderlich. Gleichzeitig erhöht es das Risiko, dass Rückmeldungen schematisch nach einzelnen Formularfeldern bearbeitet werden.

Genau dieses Risiko wird im entschiedenen Fall sichtbar.

Für den Arbeitgeber war vor allem das Kreuz bei „BEM nicht durchführen“ maßgeblich. Die weiteren Angaben des Beschäftigten wurden dagegen nicht als Anlass für eine Klärung behandelt:

• gewünschte Beteiligung des Betriebsrats
• beigefügte Datenschutzeinwilligung
• angekündigte Schweigepflichtentbindung
• Begründung der früheren Ablehnung mit der Fähigkeit, acht Stunden zu arbeiten

Ein BEM-Gespräch mit oder ohne Betriebsrat fand nicht statt.

Der Arbeitgeber vertrat im Verfahren ausdrücklich die Auffassung, die weiteren Kreuze hätten keinen eigenständigen Erklärungswert. Nach seiner Sicht reduzierte sich die Rückmeldung auf die Frage, ob das BEM durchgeführt werden solle oder nicht.

Das Gericht bewertete gerade diese isolierte Betrachtung anders. Die zusätzlichen Angaben ergaben aus seiner Sicht nur Sinn, wenn der Beschäftigte tatsächlich ein Erstgespräch führen wollte.

Durch den ausdrücklichen Verweis auf §§ 133, 157 und 242 BGB wird deutlich, weshalb eine rein routinemäßige Formularauswertung nicht genügte: Die Rückmeldung musste als vollständige Erklärung aus der Sicht eines verständigen Empfängers ausgelegt werden.

Das Gericht hat dem Arbeitgeber nicht ausdrücklich eine routinegeprägte Bearbeitung vorgeworfen. Die Umstände des Falls zeigen aber ein grundsätzliches Organisationsrisiko im BEM: Standardisierung unterstützt die Fallsteuerung im BEM. Sie darf die Prüfung des konkreten Einzelfalls jedoch nicht ersetzen.

Standardisierung unterstützt die Fallsteuerung im BEM. Sie darf die Prüfung des konkreten Einzelfalls jedoch nicht ersetzen.

Für HR-Leitung und BEM-Verantwortliche folgt daraus ein zusätzlicher Entscheidungspunkt:

Ist die BEM-Rückmeldung tatsächlich eindeutig oder wird sie lediglich aufgrund eines einzelnen Kreuzes als eindeutig behandelt?

Ein belastbarer BEM-Ablauf braucht deshalb eine Unterbrechung der Routine, sobald Angaben nicht zusammenpassen.

Widersprüchliche Rückmeldungen sollten nicht automatisch zum Status „BEM abgelehnt“ führen. Erforderlich sind vielmehr:

• Kennzeichnung des Klärungsbedarfs
• Prüfung des vollständigen Erklärungsinhalts
• Benennung einer verantwortlichen Person
• verständliche Nachfrage ohne Teilnahmezwang
• datensparsame Dokumentation des Ergebnisses
• fester Folgetermin zur Nachsteuerung

Das Urteil richtet sich damit nicht gegen standardisierte BEM-Prozesse. Es zeigt vielmehr, wo Standardisierung enden muss:

Am Entscheidungspunkt, an dem der konkrete Erklärungsinhalt nicht mehr zum vorgesehenen Formularstatus passt.

Gerade bei hohem BEM-Fallaufkommen entsteht Verbindlichkeit deshalb nicht durch eine möglichst schnelle Statusvergabe, sondern durch klare Regeln dafür, wann eine routinemäßige Bearbeitung unterbrochen werden muss.

Was bedeutet das BEM-Urteil für HR-Leitung und Personalleitung?

Standardisierung darf individuelle Widersprüche nicht verdecken.

Die Arbeitgeberin beschäftigte mehr als 2.000 Personen. Drei Vollzeitkräfte waren mit der Durchführung von BEM-Verfahren befasst. Regelmäßig liefen etwa 500 BEM-Fälle gleichzeitig.

Für HR-Leitung und Personalleitung lässt sich daraus ableiten: Ein hoher Fallbestand macht klare Formulare, feste Abläufe und standardisierte Statusentscheidungen erforderlich.

Er erhöht aber zugleich das Risiko, dass widersprüchliche Signale nur nach dem gesetzten Kreuz bearbeitet werden.

Ein belastbarer BEM-Prozess braucht deshalb einen definierten Prüfschritt:

Ist die Rückmeldung zum BEM eindeutig oder besteht ein erkennbarer Klärungsbedarf?

Dieser Entscheidungspunkt sollte in der Verfahrensanweisung, in der digitalen Fallsteuerung und in der Qualifizierung der BEM-Beauftragten verankert sein.

Managementrelevant sind insbesondere fünf Qualitätsmerkmale:

1. Widersprüchliche Rückmeldungen erhalten keinen automatischen Abschlussstatus.
2. Der vollständige Erklärungsinhalt wird vor der Statusvergabe geprüft.
3. Zuständigkeit und Frist für die Klärung sind festgelegt.
4. Das Ergebnis wird datensparsam dokumentiert.
5. Ein fester Folgetermin verhindert offene Vorgänge ohne Nachsteuerung.

So lassen sich unnötige Durchlaufzeiten vermeiden, ohne eine formal schnelle, aber fachlich unklare Beendigung des BEM zu produzieren.

Was bedeutet das Urteil des LAG Köln für BEM-Beauftragte?

Gesprächsführung beginnt bereits vor dem Erstgespräch.

Die operative Herausforderung liegt nicht nur im eigentlichen BEM-Gespräch. Sie beginnt mit der Auswertung der Einladung und der Rückantwort.

BEM-Beauftragte müssen widersprüchliche Signale erkennen und in eine verständliche Frage übersetzen können:

„Sie haben angegeben, dass Sie das BEM nicht durchführen möchten. Gleichzeitig wünschen Sie die Teilnahme des Betriebsrats an einem Erstgespräch. Damit wir Ihre Entscheidung richtig verstehen: Möchten Sie zunächst ein unverbindliches Gespräch zur Klärung des Verfahrens führen?“

Diese Formulierung:

• unterstellt keine Zustimmung
• respektiert die Freiwilligkeit
• benennt den Widerspruch
• eröffnet eine Klärung
• vermeidet Druck
• schafft einen eindeutigen nächsten Entscheidungspunkt

Genau solche Situationen zeigen, warum ein BEM-Gespräch nicht allein anhand von Formularen gesteuert werden kann.

Fachwissen zu § 167 Abs. 2 SGB IX ist notwendig. Zusätzlich braucht es Formulierungssicherheit, Gesprächsführung, einen klaren BEM-Ablauf und ein grundlegendes Verständnis dafür, wie widersprüchliche Erklärungen bewertet werden.

Weitere Hinweise zur rechtskonformen Gesprächsführung im BEM liefert ein früherer Blog-Fachbeitrag.

Wann ist ein BEM-Online-Tagesseminar oder eine BEM-Beratung sinnvoll?

Wiederkehrende Unsicherheit weist auf Strukturbedarf hin.

Ein einzelner widersprüchlicher Fall kann intern geklärt werden, wenn Zuständigkeit, Gesprächsführung und Dokumentation sicher beherrscht werden.

Ein BEM-Online-Tagesseminar ist insbesondere sinnvoll, wenn BEM-Beauftragte ein gemeinsames Vorgehen für folgende Situationen benötigen:

• BEM wird formal abgelehnt, aber Gesprächsinteresse bleibt erkennbar.
• BEM und stufenweise Wiedereingliederung werden verwechselt.
• Der Betriebsrat soll am BEM-Gespräch teilnehmen.
• Datenschutzunterlagen und Ablehnung passen nicht zusammen.
• Der richtige Abschlusszeitpunkt ist unklar.
• Widersprüchliche Erklärungen müssen als Gesamtheit bewertet werden.
• Die Dokumentation soll juristisch belastbar und zugleich datensparsam bleiben.
• Standardisierte Abläufe sollen bei widersprüchlichen Rückmeldungen zuverlässig unterbrochen werden.
• Ein hoher Fallbestand führt zu Rückstau oder vorschnellen Abschlussentscheidungen.

Ein BEM-Inhouse-Seminar kann angezeigt sein, wenn mehrere Personen, Standorte oder Interessenvertretungen nach unterschiedlichen Standards arbeiten.

Eine fallbezogene BEM-Beratung oder kollegiale Fallberatung kann sinnvoll werden, wenn bereits eine konkrete Eskalation, ein Kündigungssachverhalt oder eine schwer auflösbare Gesprächssituation vorliegt.

Das Urteil und vergleichbare Fallkonstellationen greifen wir in unseren BEM-Online-Tagesseminaren auf. Im Mittelpunkt stehen nicht nur Rechtsgrundlagen, sondern der konkrete Entscheidungspunkt, geeignete Formulierungen, der feste Folgetermin und die Nachsteuerung im BEM-Verfahren.

Fazit: Ein Kreuz beendet den Klärungsbedarf nicht immer

Widersprüchliche Signale verlangen einen Entscheidungspunkt.

Das Urteil des LAG Köln zeigt keine allgemeine Pflicht, jede BEM-Ablehnung infrage zu stellen. Es verlangt aber Aufmerksamkeit, wenn die Ablehnung und die übrigen Erklärungen nicht zusammenpassen.

Für HR bedeutet das:

• Ein Kreuz ist im Zusammenhang mit der gesamten Rückmeldung zu bewerten.
• §§ 133, 157 und 242 BGB verlangen eine Auslegung des vollständigen Erklärungsinhalts.
• Maßgeblich ist, wie ein verständiger Arbeitgeber die Rückmeldung aus dem objektiven Empfängerhorizont verstehen musste.
• Ein sichtbares Missverständnis muss verständlich geklärt werden.
• BEM und stufenweise Wiedereingliederung müssen eindeutig unterschieden werden.
• Der Wunsch nach Beteiligung des Betriebsrats darf nicht ignoriert werden.
• Gesundheitsdaten sind erst zu erheben, wenn sie für den weiteren Suchprozess erforderlich sind.
• Eine eindeutige Ablehnung ist nachvollziehbar und datensparsam zu dokumentieren.
• Offene Klärungen brauchen einen festen Folgetermin zur Nachsteuerung.
• Standardisierte Abläufe müssen bei erkennbaren Widersprüchen unterbrochen werden.
• Ein hoher Fallbestand darf nicht dazu führen, dass der konkrete Erklärungsinhalt hinter dem Formularstatus zurücktritt.

Die Kernbotschaft reicht über den Einzelfall hinaus:

Nicht nur Fehlzeiten werden vor Gericht genau geprüft. Auch der BEM-Prozess, die Auslegung von Rückmeldungen, die Gesprächsführung, die Dokumentation und die ernsthafte Suche nach milderen Mitteln werden im Detail nachvollzogen.

Hinweis: Der Beitrag dient der fachlichen Einordnung des vorliegenden BEM-Verfahrens und ersetzt keine rechtliche Prüfung des Einzelfalls.

Quellen

 LAG Köln, Urteil vom 23. Oktober 2025, Az. 6 SLa 184/25:

https://nrwe.justiz.nrw.de/arbgs/koeln/lag_koeln/j2025/6_SLa_184_25_Urteil_20251023.html

§ 133 BGB – Auslegung einer Willenserklärung:

https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__133.html

§ 157 BGB – Auslegung von Verträgen:

https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__157.html

§ 242 BGB – Leistung nach Treu und Glauben:

https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__242.html

BAG, Urteil vom 18. November 2021, Az. 2 AZR 138/21:

https://www.bundesarbeitsgericht.de/entscheidung/2-azr-138-21/

BAG, Urteil vom 15. Dezember 2022, Az. 2 AZR 162/22:

https://www.bundesarbeitsgericht.de/entscheidung/2-azr-162-22/

BAG, Urteil vom 20. November 2014, Az. 2 AZR 755/13:

https://www.bundesarbeitsgericht.de/entscheidung/2-azr-755-13/

Über den Autor des Blogbeitrags

Manfred Baumert ist BEM-Experte und Trainer für HR. Seine Schwerpunkte liegen in BEM-Prozess und BEM-Ablauf, in der BEM-Gesprächsführung sowie in der Fallsteuerung. Er arbeitet BAG orientiert, datensparsam und mit dem Ziel einer juristisch belastbaren betrieblichen Umsetzung. Er ist MBA, Betriebswirt, Pädagoge und Case Manager. Zudem verfügt er über eine Fortbildung in Gesprächsführung nach C. R. Rogers und war zehn Jahre ehrenamtlicher Richter am Arbeitsgericht.