Die Umsetzung datenschutzkonformer BEM-Verfahren ist für HR-Leitungen, Personalreferent*innen, BEM-Beauftragte, BEM-Berater, Compliance Manager und betriebliche Gesundheitsakteure mehr als eine rechtliche Formalie: Sie ist ein zentrales Instrument zur Stärkung von Vertrauen, Rechtskonformität und nachhaltiger Wiedereingliederung.
Datenschutz im BEM: zwischen Pflicht und Vertrauensgarant
Mit dem Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) verfolgt der Gesetzgeber das Ziel, arbeitsunfähige Beschäftigte nachhaltig in den Arbeitsprozess zu integrieren. Die datenschutzrechtlichen Anforderungen gemäß DSGVO, BDSG im BEM-Verfahren nach § 167 Abs. 2 SGB IX sind dabei hoch. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass Gesundheitsdaten ausschließlich auf Grundlage einer freiwilligen, informierten und widerruflichen Einwilligung verarbeitet werden. Diese muss dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar sein. Verstöße gegen diese Anforderungen können nicht nur Ordnungsgelder und Haftungsrisiken nach sich ziehen, sondern untergraben auch die Akzeptanz des gesamten BEM-Prozesses.
Warum der Datenschutz im BEM-Verfahren mehr als ein Formalismus ist
Der hohe Datenschutzstandard dient dem Schutz der BEM-Teilnehmenden. Die Intimsphäre, die im Rahmen von Gesprächen zu Krankheitsursachen oder psychosozialen Belastungen berührt wird, bedarf einer besonderen Sensibilität. Jegliche Informationen dürfen ausschließlich zur Zielerreichung des BEM und nicht zu arbeitsvertraglichen Zwecken oder zu Lasten der Betroffenen verwendet werden. Die Grundsätze der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO) und der Zweckbindung (Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO) verlangen, dass nur die für das jeweilige BEM-Ziel erforderlichen Daten erhoben und ausschließlich zu diesem Zweck verarbeitet werden. Die BEM-Akte ist strikt von der Personalakte zu trennen – räumlich, physisch und elektronisch. Zugänge müssen dokumentiert, Berechtigungen eindeutig geregelt und alle Schritte datenschutzkonform gestaltet sein. Der BEM-Nehmer muss jederzeit Einsicht in seine BEM-Akte nehmen können, und es muss sichergestellt werden, dass die Daten auf Wunsch vollständig gelöscht oder ausgehändigt werden.
Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) ist ein BEM-Angebot dann nicht ordnungsgemäß, wenn die betroffene Person nicht umfassend darüber informiert wurde, welche personenbezogenen Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden. In seinem Urteil vom 20.11.2014 (2 AZR 755/13) stellt das BAG klar, dass ein Verstoß gegen die datenschutzrechtlichen Transparenzpflichten zur Unwirksamkeit des gesamten BEM führen kann. Die daraus resultierende Folge kann die Unwirksamkeit einer krankheitsbedingten Kündigung sein, wenn dem Arbeitnehmer kein ordnungsgemäßes BEM angeboten wurde.
Mehrstufige Verfahren und stufenweise Freigabe als datenschutzrechtlicher Standard
In der Praxis hat sich die stufenweise Freigabe personenbezogener Daten bewährt. Diese erfolgt in einem mehrstufigen Verfahren, bei dem jede Weitergabe ausdrücklich durch den Betroffenen genehmigt werden muss. Dies betrifft insbesondere Informationen wie ärztliche Diagnosen oder psychosoziale Problemlagen. Hierbei ist zu beachten, dass eine pauschale Weitergabe von Gesundheitsdaten unzulässig ist. Die schrittweise Offenlegung stellt sicher, dass nur die Informationen verarbeitet werden, die zur konkreten Lösung des Falls notwendig sind. Gemäß § 3a BDSG dürfen nur solche Daten erhoben werden, die für die Erreichung des BEM-Ziels erforderlich sind (Datenminimierung, Datensparsamkeit).
Datensicherheit konkret: Akten, IT-Systeme und hybride Modelle
Ob analog oder digital – die sichere Aufbewahrung der Daten muss in jedem Fall gewährleistet sein. Analoge Daten gehören in abschließbare Schränke mit Zugriffsrechten nur für befugte Personen. Digitale Daten müssen verschlüsselt gespeichert und über ein gesondertes, nur für autorisierte BEM-Fachkräfte zugängliches Laufwerk verwaltet werden. Hybride Lösungen können funktionieren, wenn sie sauber dokumentiert und technisch abgesichert sind. Datenschutzkonzepte sollten darüber hinaus alle Zugriffsrechte, Speicherorte, Verschwiegenheitspflichten und Löschfristen klar regeln. In Fällen von Langzeiterkrankungen oder wiederholten Erkrankungen kann es sinnvoll sein, bestimmte Daten zur Initiierung eines BEM-Prozesses gemäß § 4d Abs. 5 BDSG vorzuhalten. Der BEM-Nehmer hat dabei jederzeit das Recht auf Einsichtnahme.
Wann müssen BEM-Akten gelöscht werden?
Die Aufbewahrung und Löschung von Unterlagen aus dem Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) wirft in der Praxis immer wieder Fragen auf – insbesondere im Hinblick auf Datenschutz und Zweckbindung. Die rechtlichen Vorgaben hierzu sind nicht abschließend geregelt, doch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) geben klare Leitplanken vor.
Wie lange dürfen BEM-Akten aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrungsdauer von Unterlagen aus dem Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) ist nicht ausdrücklich gesetzlich geregelt. Sie orientiert sich jedoch am datenschutzrechtlichen Grundsatz der Speicherbegrenzung gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO. Demnach dürfen personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck ihrer Verarbeitung erforderlich ist. In der Praxis hat sich bei durchgeführten BEM-Verfahren etabliert, dass die BEM-Akte nach Abschluss des Verfahrens häufig für bis zu drei Jahre aufbewahrt wird. Diese Frist orientiert sich an der regelmäßigen Verjährungsfrist für arbeitsrechtliche Ansprüche nach § 195 BGB. Sie soll es dem Unternehmen ermöglichen, im Fall von Folgeerkrankungen oder arbeitsrechtlichen Streitigkeiten auf die Unterlagen zurückzugreifen. Doch ist diese betriebliche Praxis mit der Zweckbindung der Datenverarbeitung nach den datenschutzrechtlichen Grundsätzen der DSGVO tatsächlich vereinbar?
BEM abgelehnt oder Einwilligung widerrufen: sofortige Löschung erforderlich
Wird das BEM-Verfahren vom Beschäftigten abgelehnt oder die Einwilligung widerrufen, ist eine weitere Speicherung unzulässig. In diesen Fällen sollte die BEM-Akte unverzüglich gelöscht werden. In der Personalakte verbleiben lediglich die erforderlichen Nachweise über das ordnungsgemäße Angebot des BEM-Verfahrens, nicht jedoch Inhalte oder Ergebnisse des nicht durchgeführten BEM.
Dürfen alte BEM-Akten für spätere Verfahren oder Rechtsstreitigkeiten verwendet werden?
Bei der häufig praktizierten Aufbewahrung von BEM-Akten über mehrere Jahre hinweg stellt sich aus datenschutzrechtlicher Sicht die Frage, ob damit der Grundsatz der Zweckbindung tatsächlich eingehalten wird. Denn personenbezogene Gesundheitsdaten aus dem BEM dürfen ausschließlich für das jeweilige Verfahren verwendet werden – eine Nutzung zu anderen Zwecken, etwa im Rahmen späterer arbeitsrechtlicher Auseinandersetzungen, ist datenschutzrechtlich nicht zulässig.
Auch für ein neues BEM-Verfahren bei „eventuellen Folgeerkrankungen“ ist die alte BEM-Akte in der Regel irrelevant. Denn: Sobald innerhalb von zwölf Monaten erneut sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit erreicht sind, beginnt ein neues BEM-Verfahren. Frühere Dokumentationen sind hierfür weder erforderlich noch rechtlich vorgesehen.
Zudem erscheint fraglich, ob mehrere Jahre zurückliegende Gesundheitsdaten überhaupt Rückschlüsse auf eine aktuelle Erkrankung zulassen. Kommt es zu einem neuen BEM, kann die betroffene Person von sich aus mitteilen, welche BEM-Maßnahmen sich in der Vergangenheit als hilfreich oder nicht zielführend erwiesen haben – ein Zugriff auf archivierte Unterlagen ist dafür nicht notwendig.
Was spricht für die Übergabe oder Vernichtung der BEM-Akte?
Aus datenschutzrechtlicher Sicht spricht vieles dafür, die BEM-Akte nach Abschluss des Verfahrens entweder vollständig an die betroffene Person zu übergeben oder sie datenschutzkonform zu vernichten. So wird der Zweckbindung gemäß § 26 BDSG konsequent Rechnung getragen, und das Vertrauen in ein vertrauliches, rechtssicheres BEM wird gestärkt. Einige Unternehmen handhaben dies bereits in der Praxis so und vermeiden damit unnötige datenschutzrechtliche Risiken.
Datenschutzkonformes BEM: Unternehmen sollten ihre Praxis überprüfen
Ein rechtssicheres Betriebliches Eingliederungsmanagement erfordert nicht nur strukturierte und dokumentierte Abläufe, sondern auch klare Regelungen zum Umgang mit sensiblen Gesundheitsdaten nach Abschluss des Verfahrens. Unternehmen sollten ihre BEM-Praxis in diesem Punkt kritisch überprüfen und an die geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen anpassen – insbesondere mit Blick auf Löschung, Archivierung oder Übergabe der BEM-Akten.
Verschwiegenheitspflicht und BEM-Akte
Alle Mitglieder des BEM-Teams müssen eine Verschwiegenheitserklärung unterzeichnen. Diese gilt sowohl für interne Akteure als auch für externe Dienstleister. Betriebsrat, Schwerbehindertenvertretung und Betriebsarzt unterliegen aufgrund ihrer Funktion bereits einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Nehmen sie daher in dieser Rolle am BEM teil, ist eine gesonderte Schweigepflichterklärung nicht erforderlich. Die BEM-Akte ist von der Personalakte getrennt zu führen und enthält alle für den Fall relevanten Dokumente. Informationen an die Personalabteilung beschränken sich auf formale Eckdaten wie Beginn, Unterbrechung oder Abschluss des Verfahrens – niemals jedoch auf Diagnosen oder persönliche Angaben.
Rechtssicherheit als Erfolgsfaktor im BEM
Ein professionell geführtes BEM-Verfahren scheitert nicht an formalen Dokumenten, sondern an Vertrauensdefiziten. Wird der Datenschutz verletzt oder bleibt unklar geregelt, entstehen Einwände gegen das Verfahren. Für Unternehmen bedeutet das nicht nur juristische Risiken, sondern auch eine sinkende Teilnahmequote. Gerade HR-Verantwortliche sollten daher datenschutzrechtliche Standards nicht als Bürokratie begreifen, sondern als strategische Voraussetzung für erfolgreiche Eingliederung. Hier lohnt sich externe Expertise: Professionelle BEM-Berater unterstützen nicht nur bei schwierigen Fallkonstellationen, sondern sorgen auch für die datenschutzkonforme Prozessgestaltung.
Impuls für Entscheider: Interne Qualifizierung als Baustein nachhaltiger BEM-Strategie
Wer interne Kompetenzen zur datenschutzgerechten Durchführung des BEM aufbauen will, kommt an einer fundierten Qualifizierung nicht vorbei. Eine BEM Ausbildung mit Fokus auf den BEM Prozess und Ablauf, etwa als Schulung für BEM Beauftragte oder BEM Berater Weiterbildung, kann dazu beitragen, sowohl Rechtssicherheit als auch Handlungssicherheit zu gewährleisten. Unternehmen, die hier frühzeitig in Know-how investieren, stärken ihre Resilienz gegen arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen und sichern die Wirksamkeit ihres BEM langfristig.
Fazit
Datenschutz im BEM ist mehr als ein rechtliches Muss. Er ist die Basis für Vertrauen, Wirksamkeit und strategische Personalbindung. Unternehmen, die diesen sensiblen Bereich professionell und vorausschauend gestalten, schaffen nicht nur rechtssichere Strukturen, sondern auch eine Kultur der Wertschätzung im Umgang mit Gesundheit und Arbeitsfähigkeit.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Bei konkreten rechtlichen Fragen empfehlen wir die Konsultation einer fachkundigen Rechtsberatung.
Über den Autor
Manfred Baumert ist MBA, Betriebswirt, Pädagoge, zertifizierter Case-Manager und BEM-Berater. 10 Jahre lang ehrenamtlicher Richter am Arbeitsgericht Kassel, ausgebildet in personenzentrierter Gesprächsführung nach C. R. Rogers und mehrjährig tätig in der Krisenintervention.
Mit interdisziplinärer Qualifikation in Betriebswirtschaft, Sozialwesen und Personaldiagnostik begleitet er Unternehmen beim Aufbau rechtlich fundierter und praxisnaher BEM-Prozesse – passgenau für betriebliche Strukturen jeglicher Branchen und Unternehmensgrößen. So werden wirtschaftliche, juristische und psychologische Perspektiven miteinander verbunden.
Sein Fokus liegt auf lösungsorientierten, tragfähigen Maßnahmen, die gleichermaßen die Bedürfnisse der Beschäftigten wie die unternehmerischen Anforderungen berücksichtigen.
Das Ziel: mit nachhaltiger Wiedereingliederung statt formaler Verfahren den Fachkräfteverlust stoppen und einen konkreten Beitrag gegen den Fachkräftemangel leisten.
2benefit GmbH Kassel – Wirkungsvolles BEM für HR: Klar im Prozess, stark in der Lösung!
Externes Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) – deutschlandweit & individuell
Die 2benefit GmbH mit Sitz in Kassel bietet Unternehmen in ganz Deutschland ein vollständiges externes BEM-Verfahren an – inklusive strukturierter BEM-Gespräche, individueller Maßnahmenplanung und professioneller Umsetzungsberatung. Wir begleiten Arbeitgeber durch alle Phasen des betrieblichen Eingliederungsmanagements und entlasten damit interne Ressourcen nachhaltig.
Unser externer BEM-Service richtet sich sowohl an Organisationen mit etabliertem betrieblichen Gesundheitsmanagement (BGM) als auch an kleine und mittelständische Unternehmen (KMU), die (noch) kein eigenes BGM aufgebaut haben. Ob berufliche Wiedereingliederung, Reintegration oder gezielte Maßnahmen zur Reduktion von Fehlzeiten – wir gestalten externe BEM-Prozesse effizient, individuell und praxistauglich.
Unsere externen BEM Dienstleistungen im Überblick:
- Komplettes externes BEM-Verfahren für Unternehmen aller Branchen
- Professionelle BEM-Gespräche durch erfahrene BEM-Beraterinnen und Berater
- Spezialisiertes BEM bei psychischen Erkrankungen: BEMpsy
- Externes BEM für langzeiterkrankte Führungskräfte
- Maßnahmeplanung und Umsetzungsberatung
- Unterstützung bei der beruflichen Rehabilitation und Reintegration
- Nachhaltige Beiträge zu Mitarbeiterbindung, Fachkräftesicherung und Reduktion von Fehlzeiten
BEM bundesweit verfügbar – regional verwurzelt
Unser Firmensitz in Kassel liegt zentral in Deutschland. Von hier aus begleiten wir Unternehmen deutschlandweit – mit besonderem Fokus auf:
- Nord- und Mittelhessen (Kassel, Landkreis Kassel, Schwalm-Eder-Kreis, Werra-Meißner-Kreis, Waldeck-Frankenberg, Hersfeld-Rotenburg, Marburg-Biedenkopf, Gießen, Darmstadt)
- Südniedersachsen (z. B. Göttingen)
- Hochsauerlandkreis (z. B. Marsberg, Brilon, Winterberg)
- sowie den Städten Bad Hersfeld, Melsungen, Korbach, Baunatal, Niestetal, Fulda
Darüber hinaus bieten wir unsere BEM-Dienstleistungen auch in der Metropolregion Hannover und im Raum Frankfurt am Main an: flexibel, mobil und abgestimmt auf Ihre Unternehmensrealität.
Betriebliches Eingliederungsmanagement mit Wirkung
Ein professionell umgesetztes, extern begleitetes BEM senkt nicht nur Ausfallzeiten – es schafft auch Vertrauen, stärkt die Mitarbeiterbindung und leistet einen wichtigen Beitrag zur Fachkräftesicherung. Unsere BEM-Beraterinnen und BEM-Berater bringen Fachkompetenz, psychologisches Verständnis und arbeitsrechtliches Know-how mit – für ein BEM, das wirklich wirkt.
FAQ: Datenschutz im Betrieblichen Eingliederungsmanagement – Klarheit, Rechtssicherheit & Handlungsspielraum
Ein BEM-Verfahren ist nur dann rechtssicher, wenn die Verarbeitung sensibler Daten freiwillig, zweckgebunden und dokumentiert erfolgt (§ 167 Abs. 2 SGB IX i. V. m. DSGVO Art. 5 Abs. 1, siehe auch BAG-Urteil v. 20.11.2014, Az. 2 AZR 755/13). Gerade bei komplexen BEM-Fällen mit psychischer Belastung ist die Einhaltung datenschutzrechtlicher Standards essenziell.
Wichtig für HR und Compliance: Bei Verstoß gegen Transparenzpflichten kann laut das gesamte Verfahren angreifbar werden – bis hin zur Unwirksamkeit krankheitsbedingter Kündigungen.
Unser BEM Online Tagesseminar unterstützt Sie dabei, Ihre BEM-Verfahren rechtssicherer und datenschutzkonform zu gestalten.
Sie erhalten fundiertes Wissen und Praxisbeispiele.
Ja – alle am BEM-Verfahren beteiligten Personen müssen grundsätzlich zur Verschwiegenheit verpflichtet werden, sofern sie nicht bereits durch ihre berufliche Funktion einer gesetzlichen Schweigepflicht unterliegen (z. B. Betriebsärzt:innen nach § 203 StGB oder Schwerbehindertenvertretungen).
Die schriftliche Verschwiegenheitserklärung dokumentiert verbindlich, dass keine personenbezogenen Informationen – insbesondere Gesundheitsdaten – unbefugt weitergegeben werden.
Sie schützt das Vertrauen der Mitarbeitenden und ist ein zentrales Element für die Rechts- und Datenschutzkonformität des BEM.
Wie Sie die Verschwiegenheit im BEM rechtssicher organisieren, wer sie unterzeichnen muss und welche Formulierungen geeignet sind, erfahren Sie in unserem BEM Online Tagesseminar
Digitale und hybride BEM-Verfahren sind datenschutzrechtlich zulässig – wenn bestimmte Mindeststandards erfüllt werden. Entscheidend ist, dass der Schutz sensibler Gesundheitsdaten auch im digitalen Raum gewährleistet bleibt.
Folgende technische und organisatorische Maßnahmen sind erforderlich:
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Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung der Daten
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Strikte Trennung der BEM-Akte von der Personalakte – auch digital
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Geschützte Laufwerke oder BEM-spezifische Softwarelösungen mit definierten Zugriffsbeschränkungen
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Zugriffsprotokollierung: Nur autorisierte Personen dürfen Einsicht erhalten, und jeder Zugriff muss nachvollziehbar dokumentiert sein
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Datenschutz-Folgenabschätzung bei komplexeren digitalen Systemen gemäß Art. 35 DSGVO
Auch hybride Verfahren – z. B. digitale Dokumentation bei persönlichen Gesprächen – sind möglich, sofern diese Grundsätze eingehalten werden.
Wie Sie Ihre digitalen BEM-Prozesse rechtskonform gestalten und datensicher umsetzen, erfahren Sie in unserem BEM Online Tagesseminar
Die BEM-Akte darf nicht Bestandteil der Personalakte sein.
Sie muss getrennt geführt werden – physisch wie digital. Nur so ist die Trennung zwischen arbeitsrechtlichen Entscheidungen und dem freiwilligen Verfahren BEM gewährleistet. Verstöße untergraben nicht nur das Vertrauen der Mitarbeitenden, sondern auch die Rechtswirksamkeit arbeitsrechtlicher Maßnahmen.
In unserem BEM Online Tagesseminar erfahren Sie, wie Sie BEM-Akten strukturell korrekt anlegen, dokumentieren und DSGVO-konform verwalten – ein Muss für BEM-Beauftragte, BEM-Koordinatoren, BEM-Fallmanager und BGM-Fachkräfte.
Die DSGVO fordert die Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e). In der Praxis werden BEM-Akten oft bis zu 3 Jahre aufbewahrt – orientiert an der Verjährungsfrist (§ 195 BGB). Ob diese geübte betriebliche Praxis den Grundsätzen von Zweckbestimmung und Datenminimierung gerecht wird, ist fraglich.
Lösungsansatz: Übergabe der Akte an den Betroffenen nach Abschluss des Verfahrens.
Sie möchten mehr zu rechtssicherer BEM-Dokumentation, Datenschutz und Aufbewahrungspflichten erfahren?
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- Pauschale Einwilligungen
- Verwechslung von Personalakte und BEM-Akte
- Undokumentierte Zugriffe
- Unklare Löschfristen
Unser BEM Online Tagesseminar vermittelt Ihnen praxiserprobte Lösungen und klare Zuständigkeitsregelungen – speziell für HR-Verantwortliche, BGM-Fachkräfte und BEM-Beuftragte, die ihre internen Prozesse datenschutzkonform gestalten möchten.
Nein – die Verwendung alter Gesundheitsdaten in einem neuen BEM-Verfahren ist nicht zulässig. Sie verstößt gegen den Grundsatz der Zweckbindung nach Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO:
Personenbezogene Daten dürfen nur für den Zweck verarbeitet werden, für den sie ursprünglich erhoben wurden – und nicht darüber hinaus.
Ein neues BEM-Verfahren muss daher immer vollständig neu gestartet werden, sobald erneut eine Arbeitsunfähigkeit von mehr als sechs Wochen vorliegt – unabhängig davon, ob in der Vergangenheit bereits ein BEM durchgeführt wurde oder welche Maßnahmen damals getroffen wurden.
Auch die Einwilligung zur Datennutzung muss in jedem neuen Verfahren erneut eingeholt werden – rückwirkende oder pauschale Verwendungen sind unzulässig und rechtlich angreifbar.
Wie Sie wiederholte BEM-Verfahren rechtssicher dokumentieren, Datenschutz korrekt anwenden und Einwilligungen richtig einholen, erfahren Sie in unserem BEM Online Tagesseminar
Im BEM kann ein zu restriktiv ausgelegter Datenschutzprozess schnell zur Hürde werden – etwa wenn Einwilligungen fehlen, Daten unklar verwaltet oder Beteiligte verunsichert sind. Doch mit klar definierten Standards lassen sich Rechtssicherheit und Vertrauen vereinen.
Empfohlene Maßnahmen für HR, BGM und Compliance:
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Stufenweise Datenfreigaben: Nur relevante Informationen werden gezielt freigegeben – abhängig vom Verfahrensstand und der Rolle der Beteiligten
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Dokumentierte, freiwillige Einwilligungen: DSGVO-konform, konkret auf das jeweilige Verfahren bezogen
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Verlässliche Aufbewahrungs- und Löschkonzepte: Klare Fristen, strukturierte BEM-Aktenführung, keine Vermischung mit Personalakten
Solche Standards schaffen Transparenz und minimieren rechtliche Risiken – insbesondere im Umgang mit sensiblen Gesundheitsdaten.
In unserem BEM Online Tagesseminar vermitteln wir genau diese Kompetenzen: rechtssicher, praxiserprobt und sofort im Unternehmen umsetzbar – speziell für HR-Manager, Personalverantwortliche und BEM-Beauftragte.
Lehnt ein:e Mitarbeitende:r das BEM-Angebot ab oder widerruft die Einwilligung zur Datenverarbeitung, sind Unternehmen datenschutzrechtlich verpflichtet, alle personenbezogenen BEM-Daten unverzüglich zu löschen.
Die einzige Ausnahme: Das formale Angebot zum BEM darf dokumentiert bleiben, um die gesetzlich vorgeschriebene Einladung nachweisen zu können (§ 167 Abs. 2 SGB IX).
Wichtig für HR, BEM-Beauftragte und Compliance:
Eine Aufbewahrung weiterer Gesprächsnotizen, Gesundheitsdaten oder Maßnahmenpläne trotz Widerruf stellt einen Datenschutzverstoß dar – mit potenziellen Bußgeldern nach Art. 83 DSGVO.Wie Sie im Fall einer Ablehnung oder eines Widerrufs korrekt reagieren und welche Daten Sie wie lange aufbewahren dürfen, lernen Sie in unserem BEM Online Tagesseminar – kompakt, praxisnah und rechtssicher.
Auch kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) sind verpflichtet, ein datenschutzkonformes BEM-Verfahren anzubieten – oft mit begrenzten personellen und organisatorischen Ressourcen.
Die gute Nachricht: Effizienz und Datenschutz schließen sich nicht aus. Entscheidend ist der Einsatz von:
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Standardisierten, rechtssicheren Formularen zur Einladung, Einwilligung und Dokumentation
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Strukturierten Gesprächsleitfäden, die Orientierung geben, Datenschutz sichern und zugleich zeitliche Abläufe vereinfachen
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Klaren Prozessvorgaben, wer wann welche Daten sehen darf – und wann gelöscht werden muss
So entsteht ein BEM-System, das Vertrauen schafft, rechtlich belastbar ist – und dennoch im Alltag praktikabel bleibt.
Unser BEM Online Tagesseminar vermittelt genau dieses Rüstzeug – speziell für kleine Unternehmen, BEM-Beauftragte, HR und BGM-Verantwortliche, die Effizienz und Rechtssicherheit miteinander verbinden wollen.
Externe BEM Berater unterstützen Unternehmen nicht nur bei der rechtssicheren Umsetzung des BEM-Verfahrens, sondern bringen auch fundiertes Know-how im Umgang mit sensiblen Gesundheitsdaten gemäß DSGVO mit.
Typische Vorteile externer BEM-Beratung im Datenschutzkontext:
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Rechtssichere Einwilligungs- und Dokumentationsprozesse nach DSGVO und SGB IX
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Trennung von Rollen und Interessen: Externe übernehmen moderierende, datenschutzbewusste Rollen ohne Betriebsblindheit
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Erfahrung mit komplexen psychischen Belastungsbildern, wo Datenschutz, Vertrauen und Gesprächsführung eng verzahnt sind
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Entlastung interner HR- und BGM-Ressourcen – insbesondere bei schwierigen oder grenzwertigen Fällen
Gerade bei sensiblen Verläufen ist ein externer Blick hilfreich, um Fehler mit rechtlichen Folgen zu vermeiden und das Vertrauen der Beschäftigten zu sichern.
Unsere Leistungen: BEM Beratung, BEM Consulting und BEM Durchführung – aus Kassel, bundesweit einsetzbar, u. a. in Hannover, Dortmund, Fulda und Würzburg. Gerne auch in Kombination mit einer individuellen BEM-Prozessberatung für Ihr Unternehmen.
Je nach Schwere können erhebliche Bußgelder verhängt werden.
Die datenschutzrechtlichen Anforderungen im Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) sind rechtlich klar geregelt. Grundlage ist insbesondere Artikel 9 DSGVO, der die Verarbeitung von Gesundheitsdaten ausschließlich auf Basis einer ausdrücklichen, freiwilligen und informierten Einwilligung erlaubt. Eine konkludente Zustimmung oder allgemeine Klauseln im Arbeitsvertrag reichen dabei nicht aus.
Hinzu kommt Artikel 5 DSGVO mit dem Grundsatz der Zweckbindung: Gesundheitsdaten dürfen im Rahmen eines BEM-Verfahrens ausschließlich zur Erreichung des Wiedereingliederungsziels verarbeitet werden – nicht für disziplinarische Maßnahmen, spätere Kündigungen oder Leistungsbewertungen.
Bei vorsätzlichem oder fahrlässigem Missbrauch solcher Daten kann § 42 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) greifen. Dieser sieht unter bestimmten Voraussetzungen sogar strafrechtliche Konsequenzen vor, etwa wenn ein Beschäftigter durch eine unzulässige Datenverwendung wirtschaftlich geschädigt wird.
Besonders relevant für Unternehmen: Artikel 83 DSGVO erlaubt den Aufsichtsbehörden, Bußgelder von bis zu vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes zu verhängen.
Ein fiktives Beispiel verdeutlicht das Risiko: Ein Unternehmen mit einem Jahresumsatz von 18 Millionen Euro führte jahrelang insgesamt BEM-Verfahren im dreistelligen Umfang durch und beging jahrelang und strukturiert erhebliche Datenschutzverstöße mit sensiblen Gesundheitsdaten. Die Landesdatenschutzbehörde stellte Verstöße gegen Artikel 5 und 9 DSGVO fest und verhängte ein Bußgeld in Höhe von 720.000 Euro – vier Prozent des Gesamtumsatzes. Zusätzlich wird eine krankheitsbedingte Kündigung vom Arbeitsgericht für unwirksam erklärt, da das zugrunde liegende BEM-Verfahren nicht rechtskonform war.
Für Geschäftsleitungen, Personalverantwortliche und Compliance Manager ergibt sich daraus ein klarer Handlungsauftrag: Die BEM-Prozesse müssen datenschutzkonform aufgesetzt und regelmäßig überprüft werden. Besonders hilfreich ist dabei eine strukturierte Qualifizierung der internen BEM-Beauftragten. Eine gezielte BEM Ausbildung mit Schwerpunkt auf dem BEM Prozess und Ablauf schafft hier nicht nur mehr Rechtssicherheit, sondern auch betriebliche Resilienz. Bei komplexen Fällen empfiehlt sich ergänzend die Einbindung erfahrener externer BEM Berater mit Expertise im Datenschutzrecht. Die Prozesse selbst sollten jedoch stets von einem Juristen mit Fachexpertise im Datenschutz überprüft und gewährleitet sein.
Unsere BEM Ausbildung mit Schwerpunkt auf Prozess und Ablauf vermittelt genau diese Kompetenzen – rechtlich fundiert, praxisnah und speziell für HR, BGM und Compliance-Verantwortliche.
Bei Bedarf unterstützen wir Sie auch mit BEM Beratung oder externer Durchführung – bundesweit, nicht nur in Kassel, Hannover, Dortmund, Fulda oder Würzburg.
