BEM-Verfahren Kassel: hohe Anforderungen an den Datenschutz im gesamten Ablauf des Betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM)

Der sehr hohe Standard des Datenschutzes im Zusammenhang mit der Durchführung eines betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM) stellt für viele Unternehmen eine hohe Herausforderung dar und adressiert an die Kompetenz der mit dem Ablauf des BEM-Verfahrens betrauten Personaler, Mitarbeiter des Gesundheitsmanagements, des BEM-Beauftragten oder extern beauftragten BEM-Fallmanagers. Die Verletzung des Datenschutzes kann zu hohen Ordnungsgeldern und sogar strafrechtlichen Konsequenzen führen. Neben kompetent geführten BEM-Gesprächen ist deshalb die Rechtssicherheit im gesamten Ablauf des BEM-Prozesses erfolgsentscheidend.

Hoher Datenschutz im BEM-Verfahren soll erkrankte Mitarbeiter schützen

Mit den hohen Anforderungen an den Datenschutz im BEM will der Gesetzgeber sicherstellen, dass Informationen über die Ursachen der Erkrankung, Diagnosen oder belastende Lebensverhältnisse des Mitarbeiters nicht zu dessen Nachteil verwandt werden. Informationen, die im Rahmen eines betrieblichen Eingliederungsmanagements (bEM) gewonnen wurden, dürfen deshalb nicht in einem Kündigungsverfahren beim Arbeitsgericht verwandt werden. Es ist wichtig zu betonen, dass BEM-Daten jeglicher Art keinesfalls zu arbeitsvertraglichen Zwecken oder zum Nachteil des BEM-Teilnehmers verwendet werden dürfen. Vor diesem Hintergrund ist eine strikte Trennung zwischen BEM-Akten und Personalakten sowohl räumlich, physisch als auch elektronisch unbedingt zu wahren.

Datenschutz fördert die Vertrauensbasis von BEM-Teilnehmern und dem BEM-Team

Die Wahrung des Datenschutzes im Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) ist von entscheidender Bedeutung und bildet das Grundgerüst des Vertrauensverhältnisses zwischen BEM-Teilnehmern und dem BEM-Team. Jeglicher Missbrauch von persönlichen Daten im Rahmen eines BEM führt in den meisten Fällen zu irreparablen Schäden, die nur mit erheblichem Aufwand an Ressourcen und Zeit behoben werden können.

BEM-Akte wird nicht zur Personalakte genommen: starke Restriktionen sollen die erkrankten Mitarbeiter im Ablauf des BEM-Verfahrens und darüber hinaus schützen

Der BEM-Fallmanager erstellt für jeden einzelnen BEM-Fall eine BEM-Akte, in der sämtliche Unterlagen und Dokumente gesammelt werden, die für den betreffenden BEM-Fall von Bedeutung sind. Diese BEM-Akte hat in der Regel eine zeitliche Begrenzung von drei Jahren.

Der BEM-Fallmanager informiert die Personalabteilung über bestimmte Ereignisse im BEM-Fall, ohne dabei Gründe anzugeben. Diese Informationen werden in die Personalakte aufgenommen und umfassen die Einleitung, den Abschluss sowie gegebenenfalls die Ablehnung, den Abbruch oder die Unterbrechung des BEM-Verfahrens. Es werden ausschließlich diese Informationen in der Personalakte gespeichert.

Verschwiegenheitserklärung Zugriff auf sensible Daten im BEM-Prozess

Ein weiterer wichtiger Bestandteil des BEM ist die Verschwiegenheitserklärung. Diese wird von allen Mitgliedern des BEM-Teams vor oder zu Beginn eines jeden BEM-Verfahrens unterzeichnet.

Der Zugriff auf sensible Daten erfordert stets die Einwilligung der BEM-Nehmer, die die Weitergabe ihrer Daten gemäß § 4 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) erlauben müssen. Dieser Grundsatz gilt auch für Daten, die nicht direkt erhoben wurden, sondern von Dritten stammen, wie beispielsweise ärztliche Diagnosen. Alle personenbezogenen Daten unterliegen dem Bundesdatenschutzgesetz.

Falls Dritte, wie beispielsweise Ärzte, Daten einer Person (BEM-Nehmer) ohne deren Erlaubnis weitergeben, sind diese Daten umgehend vom Empfänger, einem Mitglied des BEM-Teams, zu löschen oder mit einem entsprechenden Hinweis an den Sender zurückzusenden. Das unbefugte Nutzen von personenbezogenen Daten an dieser Stelle stellt ebenfalls eine strafbare Handlung dar.

Besondere Schutzwürdigkeit bei der automatisierten Datenverarbeitung im BEM-Verfahren

Nicht wenige BEM-Beauftragte bzw. BEM-Koordinatoren führen das Betriebliche Eingliederungsmanagement bewusst aus Gründen des Datenschutzes in „Papierform“ durch. Auch der Gesetzgeber sieht eine besondere Sensibilität bzw. Schutzwürdigkeit bei der automatisierten Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dem betrieblichen Eingliederungsmanagement.

In Fällen von Langzeiterkrankungen oder wiederholten Erkrankungen, insbesondere bei chronischen Leiden oder periodisch auftretenden Beschwerden, tritt deshalb eine besondere Situation bei der automatisierten Datenverarbeitung auf. Hier ist die Prüfung durch den Datenschutzbeauftragten erforderlich, ob es gegebenenfalls sinnvoll ist, einen Teil der relevanten Daten in einer BEM-Akte zu speichern, um eine zügige Initiierung des BEM-Verfahrens sicherzustellen (gemäß § 4d Abs. 5 BDSG).

Der BEM-Nehmer hat jederzeit das Recht, Einsicht in die gesammelten und gespeicherten Daten in seiner BEM-Akte zu erhalten. Auf Anfrage sind alle Daten in ihrer Gesamtheit dem BEM-Nehmer ausführlich offenzulegen.

Im Rahmen des BEM-Verfahrens hat sich die stufenweise Freigabe von gesundheitsrelevanten Informationen etabliert. Die Offenlegung von Diagnosen oder persönlichen sowie finanziellen Problemstellungen stellt die letzte Stufe dar. Ein Datenschutzkonzept regelt dabei, welches Mitglied des BEM-Teams Zugang zu diesen Informationen hat (Zugriffsrechte), wer die Daten kommunizieren darf (Verschwiegenheitserklärung) und wo die Daten aufbewahrt werden (Datenaufbewahrung). Die unterzeichnete Verschwiegenheitserklärung wird in der entsprechenden BEM-Akte aufbewahrt, und der BEM-Nehmer erhält Kopien aller unterzeichneten Dokumente.

Es ist wichtig zu betonen, dass der BEM-Nehmer seine Einwilligung zur Erhebung, Nutzung und Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten jederzeit widerrufen kann.

Aufbewahrung und Zugriffsregelungen bei Daten im BEM-Verfahren

Bei der Aufbewahrung von Daten ist äußerste Vorsicht geboten, um sie vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Es gibt analoge und digitale Daten, die jeweils unterschiedliche Aufbewahrungsmethoden erfordern. Analoge Daten sollten idealerweise in einem abschließbaren Schrank untergebracht werden, zu dem nur der BEM-Beauftragte und sein Vertreter Zugang haben. Die Zugriffsregelungen sind ebenfalls in einem Datenschutzkonzept festzulegen. Digitale Daten hingegen sollten von der IT-Abteilung in einem speziellen Ordner auf einem separaten Laufwerk gespeichert werden, der nur für den BEM-Beauftragten und seinen Vertreter sichtbar und nutzbar ist. Bei hybriden Speichermodellen ist darauf zu achten, dass sowohl analoge als auch digitale Daten entsprechend geschützt sind. Es wird empfohlen, sich entweder für eine analoge oder eine digitale Variante zu entscheiden, um Sicherheitslücken nicht zu kombinieren.

Die Aufbewahrungsdauer für BEM-Daten beträgt zwar in der Regel drei Jahre, kann jedoch bei Langzeiterkrankungen länger sein. Die genaue Aufbewahrungsdauer hängt oft von rechtlichen Fristen und Ansprüchen ab und ist nicht eindeutig definiert. Bei der Löschung müssen die Vorgaben des BDSG beachtet werden, und die Daten sollten gemäß den Datenschutzbestimmungen vollständig gelöscht oder dem BEM-Nehmer übergeben werden.

 

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https://2benefit.de/externes-bem-verfahren/

 

Fotos: © Manfred Baumert / Kassel, 2023

 

(Weiterführende) Literatur:

Weiß, Susanne: Betriebliches Eingliederungsmanagement Strategie – Organisation – Gesprächsführung (2. Aufl.), Haufe

Stöpel, F., Lange, A. & Voß, J. (2019). Betriebliches Eingliederungsmanagement in der Praxis – inkl. Arbeitshilfen online: Arbeitsfähigkeit sichern, rechtssicher agieren, Potenziale nutzen (2. Aufl.), Haufe

Feldes, W., Niehaus, M. & Faber, U. (2021). Werkbuch BEM – Betriebliches Eingliederungsmanagement: Strategien für Betriebs- und Personalräte (2. Aufl.), Bund-Verlag

 

Über den Autor

Der Autor ist Absolvent eines MBA-Studienganges und verfügt über ein Diplom der Betriebswirtschaftslehre und der Pädagogik. Mehrjährige Ausbildung und Tätigkeit in der Krisenintervention, verschiedene Positionen als Geschäftsführer und Führungskraft, 10 Jahre lang ehrenamtlicher Richter am Arbeitsgericht und seit 2012 Geschäftsführer und Gesellschafter der 2benefit GmbH Personalberatung aus Kassel.

 

 

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Wir bieten Unternehmen deutschlandweit den kompletten Ablauf eines betrieblichen Eingliederungsmanagements mit professionellen BEM-Gesprächen im gesamten Ablauf des externen BEM-Verfahrens an. Damit unterstützen wir das betriebliche Gesundheitsmanagement unserer Unternehmenskunden beim Eingliederungsmanagement, der beruflichen Rehabilitation und beruflichen Reintegration. Wir sind auch externer BEM-Anbieter für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU), die nicht über ein betriebliches Gesundheitsmanagement verfügen. Damit leisten wir einen Beitrag für mehr Gesundheit im Betrieb, gegen den Fachkräftemangel und Fachkräfteverlust, für mehr Mitarbeiterbindung, verringern Fehlzeiten, verkürzen Zeiten der beruflichen Rehabilitation und stehen zur BEM-Maßnahmeplanung und Umsetzungsberatung bei betrieblichem Eingliederungsmanagement zur Verfügung.

 

Externes betriebliches Eingliederungsmanagement, auch mit Schwerpunkt auf erkrankte Führungskräfte und BEMpsy, bieten wir deutschlandweit an. Die 2benefit GmbH Personalberatung Kassel mit ihrem betrieblichem Eingliederungsmanagement hat ihren Unternehmenssitz mit Kassel in der Mitte Deutschlands, der Region Nordhessen, Mittelhessen, Südniedersachen und den Hochsauerlandkreis, Kassel und Landkreis, Schwalm-Eder-Kreis, Werra-Meißner-Kreis, Waldeck-Frankenberg, Kreis Hersfeld-Rotenburg, Marburg-Biedenkopf mit ihren Zentren Bad Hersfeld, Melsungen, Niestetal, Korbach, Baunatal, Fulda, Göttingen, Marsberg, Brilon und Winterberg.

Betriebliches Eingliederungsmanagement mit einem kompletten externen BEM-Verfahren bieten wir mit unseren BEM-Beratern auch in der Metropolregion Hannover und in der Metropolregion Frankfurt an.