Ein professionell geführtes BEM-Gespräch ist der entscheidende Erfolgsfaktor für eine nachhaltige berufliche Wiedereingliederung erkrankter Mitarbeiter. BEM-Beauftragten sowie Fachkräften im Betrieblichen Gesundheitsmanagement (BGM) bietet ein gut strukturierter BEM-Prozess Lösungen zur Reduktion krankheitsbedingter Ausfälle und zur Sicherung von Fachkräften. Doch was zeichnet ein erfolgreiches BEM-Gespräch aus und welche häufigen Fehler können den Erfolg gefährden?
BEM-Gespräche als zentraler Baustein des BEM-Prozesses
Im gesamten BEM-Prozess und Ablauf nehmen die Gespräche eine Schlüsselrolle ein. Die Zusammenarbeit zwischen dem BEM-Berater und dem betroffenen Mitarbeiter basiert auf Vertrauen und Offenheit. Ein professionelles Gespräch trägt dazu bei, Missverständnisse zu vermeiden, gemeinsam Lösungen zu entwickeln und den Wiedereinstieg in den Arbeitsalltag zu erleichtern. Dies ist besonders für BEM-Fallmanager und Personalmanager wichtig, die den langfristigen Erfolg des Eingliederungsverfahrens sicherstellen möchten.
Warum scheitern BEM-Gespräche?
Einige der häufigsten Ursachen für das Scheitern von BEM-Gesprächen sind:
- Fehlende Struktur und Vorbereitung: Ohne klaren Gesprächsablauf und Zieldefinition verlaufen Gespräche oft ins Leere.
- Mangelnde Vertraulichkeit: Mitarbeitende befürchten, dass sensible Gesundheitsdaten intern nicht ausreichend geschützt werden.
- Unzureichende Kommunikation: BEM-Beauftragte und Arbeitgeber informieren die Betroffenen nicht ausreichend über die Ziele des Verfahrens.
- Geringe Empathie: Ein fehlendes Verständnis für die Situation des Mitarbeiters führt zu Vertrauensverlust.
- Unflexibilität: Arbeitgeber sind oft nicht bereit, Arbeitsbedingungen oder -abläufe an die Bedürfnisse des Mitarbeiters anzupassen.
Das Ergebnis ist ein abgebrochener BEM-Prozess, der sowohl für den Mitarbeiter als auch für das Unternehmen negative Folgen hat.
BEM-Gespräch richtig führen: Erfolgsfaktoren und Gesprächstechniken
Eine erfolgreiche Gesprächsführung erfordert methodisches Vorgehen und umfassende Kompetenzen. Besonders BEM-Berater, BEM-Fallmanager und BEM-Beauftragte, die regelmäßig mit solchen Gesprächen konfrontiert sind, profitieren von fundierten Gesprächstechniken wie:
- Aktives Zuhören: Der Berater signalisiert Aufmerksamkeit und reflektiert die Aussagen des Mitarbeiters durch gezielte Rückfragen.
- Offene Fragen: Sie fördern den Dialog und ermöglichen es dem Mitarbeiter, seine Gedanken und Wünsche frei zu äußern.
- Paraphrasieren und Zusammenfassen: Der Berater wiederholt die Aussagen des Mitarbeiters in eigenen Worten, um Klarheit und Verständnis zu schaffen.
- Lösungsorientierung: Gemeinsam werden erreichbare Maßnahmen entwickelt und auf Umsetzbarkeit geprüft.
Besondere Herausforderungen bei BEM-Gesprächen mit psychisch Erkrankten
Bei psychisch erkrankten Mitarbeitenden (z. B. im Rahmen von BEMpsy) sind folgende Aspekte besonders wichtig:
- Sensibilität und Empathie: Eine verständnisvolle Atmosphäre hilft, Scham und Ängste abzubauen.
- Vertraulichkeit: Mitarbeitende müssen darauf vertrauen können, dass ihre Daten geschützt sind.
- Einfache und klare Kommunikation: Vermeiden Sie komplexe Fachbegriffe, um Überforderung zu verhindern.
Gerade Fachkräfte für BGM und BEM-Berater, die mit BEMpsy-Fällen betraut sind, sollten diese Herausforderungen im Blick behalten und gegebenenfalls externe Fachkräfte einbinden.
Rollenklärung und Abgrenzung: Der BEM-Berater ist kein Therapeut
Ein häufiger Fehler besteht darin, dass der BEM-Berater die Rolle eines Therapeuten einnimmt – bewusst oder unbewusst. Das Betriebliche Eingliederungsmanagement verfolgt jedoch das Ziel, die Arbeitsfähigkeit des Mitarbeiters im betrieblichen Kontext wiederherzustellen. Dies setzt eine klare Rollenabgrenzung voraus.
Für HR-Manager und BEM-Fallmanager in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) können Rollenkonflikte besonders problematisch sein. Häufig ist dieselbe Person sowohl für Personalmaßnahmen wie Kündigungen als auch für das BEM zuständig. In solchen Fällen schafft die Beauftragung eines externen BEM-Beraters Vertrauen und sorgt für eine klare Trennung der Verantwortlichkeiten.
Externe BEM-Berater: Unabhängigkeit und Vertrauen
Ein externer BEM-Berater bringt mehrere Vorteile mit: Er ist nicht in die betrieblichen Strukturen eingebunden und kann daher eine objektive, vertrauensvolle Position einnehmen. Dies verkürzt die Phase des Vertrauensaufbaus erheblich. Zudem verfügen externe Berater oft über umfangreiche Netzwerke im regionalen Gesundheits- und Sozialwesen und können auf externe Ressourcen wie Beratungsstellen oder Therapieangebote verweisen.
Projektmanagement im BEM-Prozess
Der BEM-Prozess ähnelt einem Projekt: Er erfordert eine klare Zielsetzung, strukturierte Schritte und die Zusammenarbeit verschiedener Akteure. Der BEM-Berater agiert als Projektleiter und einzelfallorientierter Fallmanager zugleich. Für BEM-Beauftragte und BEM-Beauftragte ist es daher wichtig, den Überblick über alle Beteiligten zu behalten, regelmäßig den Fortschritt zu überprüfen und prioritär wirksame individuelle BEM-Maßnahmen einzusetzen.
Empowerment und Ressourcenorientierung im BEM
Ein ressourcenorientiertes Vorgehen stellt den erkrankten Mitarbeiter in den Mittelpunkt. Dieser kennt seine Situation und sein Arbeitsumfeld am besten. Die aktive Einbindung des Mitarbeiters in die Lösungsfindung erhöht die Erfolgschancen des BEM und sorgt für nachhaltige Ergebnisse. Gemeinsam getragene Maßnahmen sind erfolgreicher und stärken das Vertrauen in den gesamten Prozess.
BEM-Gespräche sind keine Krankenrückkehrgespräche
Ein weit verbreitetes Missverständnis besteht darin, BEM-Gespräche mit Krankenrückkehrgesprächen gleichzusetzen. Dies kann erhebliche arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Während Krankenrückkehrgespräche oft disziplinarische Ziele verfolgen, dient das BEM ausschließlich der Wiedereingliederung und der Sicherung der Arbeitsfähigkeit. Wenn (BEM)-Gespräche in gleicher Weise behandelt und durchgeführt werden, in Teilen oder zwischen diesen beiden Gesprächsformen im Verlauf eines BEM-Verfahrens in Krankenrückkehrgespräche wechseln, entspricht dies nicht einer ordnungsgemäßen Durchführung eines betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM). Ein BEM-Gespräch als Krankenrückkehrgespräch zu führen, steht im Konflikt mit den Bestimmungen des § 167 Abs. 2 SGB IX sowie den minimalen Standards für ein angemessen durchgeführtes Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM), wie sie vom Bundesarbeitsgericht in seinem Urteil vom 10. Dezember 2009 (siehe 2 AZR 400/08) festgelegt wurden.
Fazit: Erfolgreiche BEM-Gespräche sichern nachhaltigen Unternehmenserfolg
Für HR-Manager, Personalleiter und andere Personalverantwortliche sind gut geführte BEM-Gespräche eine Investition in die Zukunftsfähigkeit ihres Unternehmens. Sie tragen zur Reduktion von Fehlzeiten, zur Erhaltung der Arbeitsfähigkeit und zur Prävention gegen Fachkräftemangel bei. Ein erfolgreicher BEM-Berater bringt nicht nur fachliche Kompetenz in Gesprächsführung und Projektmanagement mit, sondern sorgt auch durch klare Kommunikation und Empathie für Vertrauen und langfristigen Erfolg.
Hinweis: Unsere BEM-Seminare und Schulungen bieten praxisnahe Lösungen für die erfolgreiche Umsetzung des BEM-Prozesses. Erfahren Sie mehr über unsere Angebote zu BEM-Ausbildungen für BEM-Beauftragte und BEM-Berater.
Über den Autor
Manfred Baumert ist MBA, Betriebswirt, Pädagoge, zertifizierter Case-Manager und BEM-Berater. Ausgebildet in personenzentrierter Gesprächsführung nach C. R. Rogers und mehrjährig tätig in der Krisenintervention.
Mit interdisziplinärer Qualifikation in Betriebswirtschaft, Sozialwesen und Personaldiagnostik begleitet er Unternehmen beim Aufbau rechtlich fundierter und praxisnaher BEM-Prozesse – passgenau für betriebliche Strukturen jeglicher Branchen und Unternehmensgrößen. So werden wirtschaftliche, juristische und psychologische Perspektiven miteinander verbunden.
Sein Fokus liegt auf lösungsorientierten, tragfähigen Maßnahmen, die gleichermaßen die Bedürfnisse der Beschäftigten wie die unternehmerischen Anforderungen berücksichtigen.
Das Ziel: mit nachhaltiger Wiedereingliederung statt formaler Verfahren den Fachkräfteverlust stoppen und einen konkreten Beitrag gegen den Fachkräftemangel leisten.
FAQ: Häufige Fragen zu BEM-Gesprächen im Unternehmen
Ein nicht ordnungsgemäß geführtes BEM-Gespräch gilt arbeitsrechtlich als nicht erfolgt. Das kann im Kündigungsschutzverfahren zu Lasten des Unternehmens ausgelegt werden. Auch Schadensersatzansprüche des Mitarbeitenden sind denkbar – z. B. wegen verspäteter Wiedereingliederung.
Eine rechtskonforme Gesprächsführung kann in einem BEM Seminar systematisch trainiert werden.
Ein fehlerhaft geführtes BEM-Gespräch kann dazu führen, dass das gesamte Verfahren im Streitfall wie nicht durchgeführt gewertet wird – mit erheblichen Risiken für arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen. Eine strukturierte Gesprächsführung gemäß dem BEM Prozess und Ablauf ist daher zentral. Viele Unternehmen setzen dabei auf interne Standards oder auf BEM Schulungen und Seminare, etwa im Rahmen eines Seminars zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement, das den Gesprächsteil als Kernelement behandelt.
Häufige Fehler:
- Gespräch wird ohne vorherige Einwilligung geführt
- Datenschutzrechte werden verletzt
- Maßnahmen werden ohne Analyse vorgeschlagen
- Das BEM- Gespräch wird durchgehend oder im Format immer wieder wechselnd als Krankenrückkehrgespräch geführt.
Diese Probleme lassen sich durch Fortbildungen zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement vermeiden, in denen Gesprächsführung, Datenschutz und Ablauf des BEM gezielt vermittelt werden.
Ein Rückkehrgespräch dient der arbeitsorganisatorischen Orientierung. Ein BEM-Gespräch ist freiwillig, datensensibel und unterliegt klaren rechtlichen Anforderungen (§ 167 Abs. 2 SGB IX).
Wer diese Gespräche vermischt, riskiert Datenschutzverstöße und formale Fehler. Hier helfen BEM Inhouse Seminare, um Führungskräfte und HR für die Trennlinie zu sensibilisieren.
Ja. Ein effektives BEM-Gespräch basiert auf:
- strukturierter Einladung (BAG-konform)
- dokumentierter Gesprächsführung
- Tools individueller Ressourcen- und Belastungsanalyse
In der Praxis bewährt sich ein strukturierter Ablauf, wie er in BEM Seminaren vermittelt wird. Auch in der BEM Ausbildung wird die Gesprächsführung als zentrales Modul gelehrt, z. B. für angehende BEM Beauftragte.
Ein Rückkehrgespräch dient der arbeitsorganisatorischen Orientierung. Ein BEM-Gespräch ist freiwillig, datensensibel und unterliegt klaren rechtlichen Anforderungen (§ 167 Abs. 2 SGB IX). Wer diese Gespräche vermischt, riskiert Datenschutzverstöße und formale Fehler. Hier helfen BEM Inhouse Seminare, um Führungskräfte und HR für die Trennlinie zu sensibilisieren.
Insbesondere bei psychischen Belastungen oder multiplen Erkrankungen ist die Gesprächsführung anspruchsvoll.
BEM Inhouse Schulungen bieten hier ein geschütztes Lernumfeld für sensible Gesprächsübungen. Zunehmend gefragt sind auch Module aus der BEM Berater Ausbildung, die psychologische Gesprächskompetenz systematisch vermitteln.
Professionelle Deeskalation gelingt durch:
- klare Gesprächsstruktur
- Einhaltung der Gesprächsrolle
- Kenntnisse im systemischen Fragen und aktiven Zuhören
Hierfür nutzen viele Unternehmen praxisorientierte BEM Fortbildungen, bei denen Gesprächsleitfäden und Rollenspiele erprobt werden.
Der BEM-Prozess sollte „unverzüglich“ nach 6 Wochen Arbeitsunfähigkeit eingeleitet werden (§ 167 Abs. 2 SGB IX).
Zu spätes Handeln kann als Organisationsverschulden gelten. Studien zeigen, dass sich eine zügige Gesprächsaufnahme innerhalb von 3–6 Wochen positiv auf die Rückkehrquote auswirkt. BEM Consulting-Leistungen helfen, hier verlässliche Zeitfenster zu etablieren.
Durch gezielte Analyse der arbeitsplatzbezogenen Belastungsfaktoren und frühe Identifikation von Unterstützungsbedarfen. Ein strukturiertes BEM Gespräch nach festem Ablaufplan, wie er in einem Seminar Betriebliches Eingliederungsmanagement gelehrt wird, kann die durchschnittliche Fehlzeit um Wochen verkürzen. Bei besonders herausfordernden Fallkonstellationen – z. B. bei psychischen Erkrankungen, schwieriger Gesprächsdynamik oder internen Zielkonflikten – bewährt sich die begleitende Supervision oder fallbezogenes Coaching.
Extern geführte BEM-Gespräche bieten:
- objektive Perspektive
- Entlastung für HR und Führungskräfte
- höhere Akzeptanz bei Mitarbeitenden
Immer mehr Unternehmen integrieren externe BEM Berater, um Qualität und Neutralität zu sichern. Besonders bei komplexen Fällen lohnt sich externe BEM Durchführung – unterstützt durch BEM Consulting auf strategischer Ebene.
Das BEM-Team kann aus internen oder externen Fachkräften bestehen. Wichtig ist, dass die Person geschult ist in Gesprächsführung, Datenschutz, Recht und Reha-Netzwerken. Hier setzt bspw. die BEM Beauftragter Ausbildung an – sie vermittelt alle notwendigen Kenntnisse und wird häufig durch eine ergänzende Schulung BEM Beauftragter ergänzt.
Bei fehlender Standardisierung empfiehlt sich ein betriebliches Eingliederungsmanagement Seminar, das praxisnahe Grundlagen zu Gesprächsführung, Dokumentation und Prozesssteuerung vermittelt.
Oft ist dies ein Einstieg in die weiterführende BEM Weiterbildung oder die Ausbildung zum BEM Berater, wenn das Unternehmen langfristig eigene Kompetenz aufbauen möchte.
Ein Rückkehrgespräch dient der arbeitsorganisatorischen Orientierung. Ein BEM-Gespräch ist freiwillig, datensensibel und unterliegt klaren rechtlichen Anforderungen (§ 167 Abs. 2 SGB IX). Wer diese Gespräche vermischt, riskiert Datenschutzverstöße und formale Fehler. Hier helfen BEM Inhouse Seminare, um Führungskräfte und HR für die Trennlinie zu sensibilisieren.
Die 2benefit GmbH unterstützt Unternehmen dabei, den BEM Prozess und Ablauf fundiert, effizient und nachhaltig zu gestalten. Mit erfahrenen BEM-Beratern und praxisnahen Konzepten bieten wir nicht nur BEM Online Seminare, sondern auch BEM Schulungen und BEM Fortbildungen im digitalen Format.
Unsere Angebote richten sich an HR, Personalverantwortliche und BGM-Fachkräfte, die das betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) professionell umsetzen möchten – von den rechtlichen Grundlagen über Gesprächsführung bis hin zu praxisnahen Fallbeispielen.
Durch kompetente BEM-Fachreferenten und erfahrene Trainer und die Orientierung an aktueller arbeitsrechtlicher Rechtsprechung sichern Sie sich ein passgenaues Lernerlebnis. Ergänzend bieten wir die BEM Ausbildung interner Verantwortlicher sowie individuelle BEM Beratung und BEM Consulting.
So schaffen Sie die Grundlage für rechtskonforme Prozesse, reduzieren Fehlzeiten und stärken nachhaltig die Mitarbeiterbindung
