BEM-Beauftragten wechseln: Was HR und Führungskräfte über Risiken für Vertrauen, Datenschutz und Rechtssicherheit wissen müssen

Ein Wechsel des BEM-Beauftragten ist nicht verboten, aber sensibel: Er kann Vertrauen beeinträchtigen, den strukturierten Ablauf nach § 167 Abs. 2 SGB IX stören und datenschutzrechtliche Risiken erzeugen. Entscheidend ist, dass der Wechsel nachvollziehbar begründet, sauber dokumentiert und mit einer aktualisierten Einwilligung des Mitarbeitenden abgesichert wird, sonst drohen unter anderem Beweisprobleme im Kündigungsschutzprozess.

BEM ist kein bloßer Formalakt, sondern ein ernsthaftes, einzelfallbezogenes Verfahren. Führt der Arbeitgeber kein oder kein ordentliches BEM durch, muss er im Kündigungsschutzprozess konkret darlegen, dass auch ein BEM keine milderen Mittel ergeben hätte. Genau hier können Brüche im Verfahren – etwa durch einen ungeplanten Wechsel des BEM-Beauftragten – relevant werden.

Was bedeutet das für HR?

Für HR bedeutet ein BEM: Kontinuität ist ein Qualitätsmerkmal. Wenn während eines laufenden BEM die fallverantwortliche Person wechselt, sollte dieser Schritt sachlich begründet, transparent erläutert und vollständig dokumentiert werden. Andernfalls kann im Streitfall der Eindruck entstehen, das Verfahren sei nicht stringent oder nur formal geführt worden.

Im Kündigungsschutzprozess muss der Arbeitgeber nachvollziehbar darstellen können, dass das BEM einheitlich, strukturiert und ergebnisoffen geführt wurde. Dazu gehört auch, dass personelle Wechsel nicht zufällig oder unbegründet erfolgen. Daher gilt:

Ein Wechsel des BEM-Beauftragten sollte nur erfolgen, wenn

• ein sachlicher Grund vorliegt,
• die betroffene Person informiert wurde,
• eine neue Einwilligung eingeholt wurde,
• und sämtliche Schritte vollständig dokumentiert sind.

So bleibt das BEM kohärent, vertrauenswürdig und rechtlich nachvollziehbar.

Wer sich mit diesen Fragen im Unternehmenskontext intensiver auseinandersetzen möchte, findet hierzu auch in BEM-Online-Tagesseminaren weiterführende praxisnahe Einordnungen

Warum kann ein Wechsel des BEM-Beauftragten zum Problem werden?

Das BEM ist vertrauensbasiert. Beschäftigte öffnen sich oft erst spät. Wenn dann die zentrale Bezugsperson wechselt, müssen sensible Informationen erneut geteilt werden. Das erhöht Abbruchquoten, insbesondere bei psychischen Erkrankungen, Konfliktlagen oder sensiblen Leistungsbildern.

Das BEM unterscheidet sich von vielen HR-Prozessen dadurch, dass es einen hohen Anteil an persönlicher, oft gesundheitsbezogener Offenheit verlangt. Wer gerade über Depression, Suchterkrankung, schwere familiäre Belastung oder ein Mobbing-Geschehen gesprochen hat, möchte dieses Gespräch nicht drei Wochen später noch einmal mit einer völlig neuen Person führen.

Die Folge eines ungeplanten Wechsels:

• Misstrauen („Warum werde ich weitergereicht?“)
• Zurückhaltung („Dann sage ich lieber gar nicht mehr alles.“)
• Prozessabbruch („Dann lassen wir das BEM eben.“)

Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) fällt dieser Vertrauensverlust stärker ins Gewicht als in anonymen Großkonzernen. Dort „kennt man sich“, und genau deshalb fällt ein Wechsel der Ansprechperson besonders auf.

Verstößt ein Wechsel automatisch gegen § 167 Abs. 2 SGB IX?

Nein, ein Wechsel ist nicht automatisch rechtswidrig. Aber er kann die nötige Ernsthaftigkeit Verfahrens beeinträchtigen, wenn er nicht begründet, nicht dokumentiert oder nicht datenschutzkonform erfolgt. Dann wird er zum Problem, nicht der Wechsel selbst, sondern seine Gestaltung.

• 167 Abs. 2 SGB IX fordert kein „BEM aus einer Hand“, aber er fordert einen geordneten, strukturierten, auf den Einzelfall bezogenen Ablauf. Wenn mitten in der Analyse- oder Maßnahmenphase die Personen wechseln und weder klar ist, was übergeben wurde, noch ob der Mitarbeitende der Weitergabe zugestimmt hat, wird das Verfahren unübersichtlich.

Daher lautet die korrekte arbeitsrechtliche Aussage:

• Ein Wechsel ist zulässig.
• Ein unstrukturierter Wechsel ist riskant.
• Ein nicht dokumentierter Wechsel kann im Prozess gegen den Arbeitgeber sprechen.
• Ein Wechsel ohne neue Einwilligung kann einen DSGVO-Verstoß darstellen.

Welche Rolle spielt der Datenschutz (Art. 9 DSGVO) beim Wechsel?

Beim BEM werden Gesundheitsdaten verarbeitet. Diese gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO). Ein Wechsel der verantwortlichen Person ist daher datenschutzrechtlich ein Verarbeitungsvorgang, der auf eine wirksame Einwilligung gestützt sein muss.

Viele Unternehmen machen hier den Kardinalfehler: Die erste Einwilligung zur Teilnahme am BEM ist personengebunden formuliert („Ich bin einverstanden, mit Frau X ein BEM-Verfahren zu führen.“).

Wenn dann Herr Y übernimmt, ist diese Einwilligung zu eng. Korrekt wäre:

• entweder eine funktionsbezogene Einwilligung („…mit der/dem vom Arbeitgeber benannten BEM-Verantwortlichen“),
• oder beim Wechsel die Einholung einer aktualisierten Einwilligung.

Ohne diese Aktualisierung dürfen Gesprächsnotizen, Arztbriefe, Wiedereingliederungspläne oder stufenweise Wiedereingliederungen nicht einfach an die neue Person weitergegeben werden. Genau das sind typische DSGVO-Fallstricke, die später teuer werden können – nicht nur arbeitsrechtlich, sondern auch aufsichtsbehördlich.

Wie wirkt sich ein Personenwechsel im BEM auf den Kündigungsschutz aus?

Je unübersichtlicher der BEM-Verlauf ist, desto schwerer kann der Arbeitgeber später darlegen, dass auch ein BEM keine milderen Mittel ergeben hätte. Das erhöht sein Prozessrisiko.

Im Kündigungsschutzprozess nach einer krankheitsbedingten Kündigung schaut das Gericht immer auf zwei Dinge:

1. Gab es ein BEM?
2. War es ernsthaft, einzelfallbezogen und zielführend?

Wenn es hier Brüche gibt („Erst war Frau K. zuständig, dann hat Herr L. übernommen, aber es gibt keine neue Einwilligung, und die Maßnahme wurde später gar nicht mehr besprochen“), dann kann sich das Gericht fragen:
War das überhaupt ein echtes BEM oder eher ein formaler Anlauf?

Es gilt: Der Arbeitgeber muss stets darlegen, dass ein BEM auch nichts gebracht hätte, wenn er gar kein BEM anbot, trifft ihn sogar eine „erhöhte Darlegungslast“ (BAG 2 AZR 565/14, Rn. 27). Je lückenhafter die Dokumentation, desto schwieriger wird diese Darlegung.

Unterbricht ein Wechsel die Verfahrensstrang?

Ziel muss sein, dass das BEM trotz Wechsel als ein einheitlicher Verfahrensstrang erkennbar bleibt.

Daher ist aus Sicht von HR empfehlenswert:

• Übergabeprotokoll anlegen („Bisherige Gespräche, Erkenntnisse, mögliche Maßnahmen“),
• neue Einwilligung schriftlich einholen,
• Mitarbeitenden in einem kurzen Übergabegespräch einbinden,
• in der BEM-Akte vermerken, warum der Wechsel erfolgte (Krankheit, Befangenheit, Organisationsänderung).

So bleibt erkennbar: Das Unternehmen meint es, verfolgt weiter das Ziel des Erhalts des Arbeitsplatzes und kann im Zweifel darlegen, dass es sich nicht um ein bloßes Formalverfahren gehandelt hat.

Wann ist ein Wechsel des BEM-Beauftragten sogar sinnvoll?

In Fällen von Befangenheit, Konflikten, Mobbing-Vorwürfen oder hochsensiblen psychischen Erkrankungen kann ein Wechsel sogar die Qualität des Verfahrens erhöhen, vorausgesetzt, er wird offen kommuniziert und rechtlich sauber abgewickelt.

Beispiele aus der Praxis:

• Die bisherige BEM-Person ist zugleich direkte Vorgesetzte → Rollenkonflikt → Wechsel ist sinnvoll.
• Es gab einen vorherigen Konflikt zwischen Mitarbeitendem und BEM-Beauftragter → neutralere Person einsetzen.
• Es handelt sich um einen besonders sensiblen Fall (Trauma, Sucht, psychiatrische Behandlung) → speziell geschulte BEM-Beraterin übernimmt.

Wichtig: Der Wechsel muss immer als Verbesserung des Verfahrens vermittelt werden, nicht als „Wir hatten keine Zeit“. Sonst leidet die Glaubwürdigkeit.

Welche Fehler passieren in der Praxis am häufigsten?

Die meisten Fehler passieren nicht beim Wechsel selbst, sondern bei der fehlenden Dokumentation. Unternehmen wechseln die Ansprechperson „nebenbei“, holen keine neue Einwilligung ein und schreiben nirgends auf, warum der Wechsel nötig war. Genau das sollte vermieden werden.

Typische Fehlerliste:

1. Wechsel ohne Begründung
2. Wechsel ohne neue Einwilligung
3. Wechsel ohne Information des Mitarbeitenden
4. Wechsel in einer kritischen Phase (z. B. vor Maßnahmenvereinbarung)
5. Mehrere Wechsel in kurzer Zeit
6. Externe Berater werden ausgetauscht, ohne dass HR überhaupt davon weiß
7. Datenschutz wird vergessen („Der neue Kollege kann ja mal in die Akte gucken.“)

Diese Fehler sind inhaltlich alle vermeidbar, durch Standards, Vorlagen und regelmäßige Schulungen. Genau darauf zielen auch BEM-Online-Tagesseminare ab

Wie dokumentiere ich den Wechsel sicherer?

 Rechtssicher orientierte Dokumentation bedeutet: Anlass, Zeitpunkt, neue Person, Einwilligung, Übergabeumfang. Je klarer das ist, desto leichter lässt sich später nachweisen, dass das BEM kein formaler Pflichtakt war.

Musterhafte Mindestdokumentation:

• „Am 14.10.2025 hat Frau X die BEM-Fallführung aus gesundheitlichen Gründen abgegeben.“
• „Ab 15.10.2025 übernimmt Herr Y, BEM-Koordinator.“
• „Der/die Mitarbeitende wurde am 15.10.2025 schriftlich/persönlich informiert.“
• „Neue Einwilligung vom 16.10.2025 liegt vor.“
• „Übergabe erfolgte anhand der BEM-Akte, Gesprächsstand bis 01.10.2025.“

Das ist kein Hexenwerk, aber es macht im arbeitsgerichtlichen Verfahren oft den Unterschied zwischen BEM war nur so halb und BEM wurde erkennbar ernsthaft geführt.

Wie wirkt sich das auf Wirtschaftlichkeit und Fehlzeiten aus?

 Jeder (verzögerte) BEM-Fall kostet Geld. Je nach Branche liegen allein die Produktionsausfallkosten pro längerem Fehlzeitenfall zwischen 6.000 und 9.000 Euro. Ein Wechsel ohne Konzept erhöhen die Abbruchquote und damit die Kosten.

In Unternehmen, die BEM konsequent mit fester Ansprechperson fahren, sieht man:

• geringere Abbruchquoten,
• schnellere Rückkehrquote,
• bessere Akzeptanz bei Betriebsrat und SBV,
• weniger arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen.

In Unternehmen, in denen „wer gerade Zeit hat“ das BEM macht, sieht man:

• Vertrauensbrüche,
• stockende Verfahren,
• eher formale BEM-Verläufe,
• mehr arbeitsrechtliche Konflikte.

BEM darf man nicht „mitlaufen lassen“, sie sind als Systemleistung zu verstehen.

Was kostet ein abgebrochenes BEM wirklich? Die wirtschaftlichen Auswirkungen für Unternehmen

Für Geschäftsführungen, HR-Manager, Personalverantwortliche und Compliance-Verantwortliche ist das betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) längst nicht mehr nur ein rechtliches Thema. Ein abgebrochenes oder schlecht geführtes BEM hat direkte Auswirkungen auf Kosten, Produktivität und Personalplanung. Die Zahlen lassen sich – auf Basis amtlicher Daten – transparent berechnen.

Was kostet ein Krankheitstag wirklich?

Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) weist für das Jahr 2023 aus:

• 886,2 Mio. Arbeitsunfähigkeitstage insgesamt
• 128 Mrd. Euro Produktionsausfallkosten durch Arbeitsunfähigkeit
  (BAuA, „Volkswirtschaftliche Kosten durch Arbeitsunfähigkeit 2023“,
  https://www.baua.de/DE/Themen/Monitoring-Evaluation/Zahlen-Daten-Fakten/Kosten-der-Arbeitsunfaehigkeit.html

, PDF: https://www.baua.de/DE/Themen/Monitoring-Evaluation/Zahlen-Daten-Fakten/pdf/Kosten-2023.pdf)

Daraus ergibt sich rechnerisch:

128.000.000.000 € / 886.200.000 AU-Tage = 144 € / Tag

→ ≈ 144 Euro je AU-Tag (gerundet).

Für alle folgenden Berechnungen wird ausschließlich dieser empirisch gesicherte BAuA-Wert von ca. 144 Euro pro AU-Tag verwendet.

Und dies ist vorsichtig gerechnet, weil hier lediglich die Produktionsausfallkosten berücksichtigt wurden.

Ab wann wird ein Fall zum BEM-Fall? BEM-relevanter Langzeiterkrankungsfall: medizinisch & rechtlich

Ein BEM ist gesetzlich erforderlich, wenn Beschäftigte innerhalb von zwölf Monaten länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig sind (§ 167 Abs. 2 SGB IX).

• Durchgängige sechs AU-Wochen entsprechen 42 Kalendertagen/30 Werktagen – das ist die Mindestschwelle für einen BEM-pflichtigen Fall (bei Teilzeit und wiederholter Kurzerkrankung entsprechend früher).

Für eine konservative und nachvollziehbare Rechnung werden deshalb zwei Szenarien bei durchgehender sechswöchiger Erkrankung in Vollzeit verwendet:

• Szenario A (konservativ): 42 AU-Tage (Mindestschwelle)
• Szenario B: 60 AU-Tage

Produktionsausfall: Kosten eines BEM-relevanten Fehlzeitenfalls

Szenario A: 42 AU-Tage

42 AU-Tage x 144 € = 6.804 €

→ Rund 6.000 Euro Produktionsausfall pro BEM-pflichtigem Mindestfall.

Szenario B: 60 AU-Tage

60 AU-Tage x 144 € = 8.640 €

→ Rund 8.600–8.700 Euro Produktionsausfall bei einem längeren BEM-Fall.

Was bedeutet das nun „pro abgebrochenem BEM-Fall“?

Es existiert keine offizielle Standardkennzahl „Kosten eines abgebrochenen BEM-Falls“.
Eine seriöse Herangehensweise ist deshalb eine Delta-Rechnung, die offen mit einer Annahme arbeitet:

• Ein wirksames, abgeschlossenes BEM trägt dazu bei, die AU-Tage im zu reduzieren – zum Beispiel um 20 AU-Tage.
• Ein abgebrochenes BEM erzielt diese Stabilisierung nicht – die zusätzlichen AU-Tage bleiben bestehen.

Auf Basis des BAuA-Wertes von 144 Euro pro AU-Tag ergibt sich:

20 zusätzliche AU-Tage x 144 € = 2.880 €

Rund 2.900 Euro Mehrkosten an Produktionsausfall pro abgebrochenem BEM-Fall, allein durch diese zusätzlichen 20 AU-Tage.

Erweitert man dieses Szenario, etwa bei wiederholten Rückfällen (z. B. bei psychischen Erkrankungen), verschiebt sich das Delta entsprechend:

• 30 zusätzliche AU-Tage:

30 AU-Tage x 144 € = 4.320 €

• 40 zusätzliche AU-Tage:

40 AU-Tage x 144 € = 5.760 €.

Wie bleibe ich bei Urteilen und BEM-Standards aktuell?

Weil BAG, LAG und Aufsichtsbehörden immer wieder neue Akzente setzen, sollten HR-Verantwortliche sich ein automatisiertes Monitoring einrichten, z. B. über Google Alerts zu „Betriebliches Eingliederungsmanagement“, „§ 167 Abs. 2 SGB IX“ oder „BEM DSGVO“.

So geht es:

1. https://www.google.de/alerts öffnen
2. Suchbegriff eingeben, z. B.
   • „Betriebliches Eingliederungsmanagement Urteil“
   • „BEM Datenschutz“
   • „§ 167 Abs. 2 SGB IX“
3. Häufigkeit: „Bei jeder Neuigkeit“
4. E-Mail-Adresse angeben

Damit haben HR-Manager, BEM-Beauftragte oder Compliance jederzeit im Blick, wenn sich Rechtsprechung oder Aufsichtsbehörden praxisrelevant bewegen.

Über den Autor

Manfred Baumert, MBA, Dipl.-Kfm. (FH) & Dipl.-Sozpäd. (FH), ist Geschäftsführer der 2benefit GmbH in Kassel. Er verbindet arbeitsrechtliche Aspekte, Psychologie und Ökonomie zu einem praxisnahen BEM-Verständnis und entwickelt Inhalte, Seminare und Konzepte für Unternehmen, die BEM ernsthaft, rechtlich fundiert und wirksam gestalten wollen.

Manfred Baumert arbeitet seit vielen Jahren im Betrieblichen Eingliederungsmanagement, kennt sowohl die Sicht der Unternehmen als auch der Mitarbeitenden und legt in seinen Seminaren großen Wert auf Verfahrenskontinuität, kommunikationspsychologische Gesprächsführung und rechtlich belastbare Dokumentation.
Seine BEM-Online-Tagesseminare richten sich an HR-Managarer, BP HR, BEM-Beauftragte und BGM – bundesweit.

Weitere Informationen und aktuelle Termine:
https://2benefit.de/bem-online-tagesseminar/