Personalleitung im BEM: Warum Zugriff auf BEM-Akte, Gespräch und Verfahrensdetails zum Problem werden kann

Das betriebliche Eingliederungsmanagement verarbeitet Gesundheitsdaten und damit besonders sensible Informationen. Genau deshalb ist die Frage, ob die Personalleitung Zugriff auf die BEM-Akte, auf das BEM-Gespräch oder auf Verfahrensdetails erhalten darf, keine bloße Organisationsfrage. Sie betrifft Vertrauen, Datenminimierung, Zweckbindung und die Belastbarkeit des gesamten BEM-Prozess und Ablaufes. Die Datenschutzaufsicht weist ausdrücklich darauf hin, dass die Personalleitung aus Gründen des Datenschutzes und zur Vermeidung von Interessenkonflikten grundsätzlich nicht direkt in das BEM eingebunden werden sollte.

In der Praxis entsteht hier häufig ein folgenschwerer Fehler. Unternehmen wollen Verfahren beschleunigen, mehr Überblick gewinnen oder die Durchführung des BEM besser steuern. Tatsächlich passiert oft das Gegenteil. Sobald Beschäftigte den Eindruck haben, dass Personalverantwortliche zu nah an sensiblen Inhalten sind, sinkt die Offenheit im Gespräch. Dann bleiben Belastungen unklar, Maßnahmen werden unpräzise, Entscheidungspunkte verschwimmen und der Fall geht ohne echten Abschluss in die Nachsteuerung. Aus einem formal eingeleiteten BEM-Verfahren wird im Ablauf dann kein tragfähiger Klärungsprozess, sondern ein Verfahren mit Rückstau, unnötiger Durchlaufzeit und zu wenig Verbindlichkeit.

Warum ist die Personalleitung im BEM datenschutzrechtlich heikel?

Warum die Personalleitung im BEM datenschutzrechtlich heikel ist, liegt in einem strukturellen Interessenkonflikt. Das BEM dient einem klar begrenzten Zweck: Arbeitsunfähigkeit überwinden, erneuter Arbeitsunfähigkeit vorbeugen und das Arbeitsverhältnis sichern. Die Personalleitung ist demgegenüber regelmäßig mit Personalsteuerung, organisatorischen Entscheidungen, Konfliktlagen und im Streitfall auch mit Trennungsszenarien befasst. Genau diese Doppelrolle gefährdet die für das BEM notwendige Zweckbindung und Vertraulichkeit. Werden Personalverwaltung und BEM personell oder organisatorisch vermischt, leidet das Vertrauen in das Verfahren. Beschäftigte müssen dann befürchten, dass sensible Angaben aus dem BEM später gegen sie verwendet werden. Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz weist in seinem Tätigkeitsbericht 2023 ausdrücklich darauf hin, dass im BEM erhobene Daten nur für die Zwecke des BEM verarbeitet und insbesondere nicht für personelle Maßnahmen wie krankheitsbedingte Kündigungen genutzt werden dürfen. Er bewertet es deshalb kritisch, wenn eine Person aus der Personalabteilung zugleich BEM-Beauftragte ist, und empfiehlt eine organisatorische Trennung außerhalb der Personalabteilung. Vielfach ist jedoch beobachtbar, dass BEM-Beauftragte in Unternehmen in Doppelfunktionen tätig sind, bspw. als BEM-Beauftragter und Personalreferent, HR Business Partner oder HR-Service-Mitarbeiter. In der Funktion des Personalers sind sie dann auch sanktionierend von der Abmahnung bis hin zur Ausfertigung der Kündigung tätig.

Landesdatenschutzbeauftragte warnen vor Doppelfunktion HR und BEM-Beauftragter

In dieselbe Richtung argumentiert auch ein weiterer Landesbeauftragter für den Datenschutz und Informationsfreiheit, der von Baden-Württemberg. Bereits im 33. Tätigkeitsbericht 2016/2017 wurde davon abgeraten, Beschäftigte aus der Personalverwaltung am BEM zu beteiligen, weil sich das im BEM gewonnene Wissen gegenüber der Personalverwaltung praktisch kaum sauber trennen lässt. Stattdessen wird eine besondere, informationell abgeschottete Organisationseinheit empfohlen, etwa ein gesondert bestimmter BEM-Beauftragter oder ein entsprechend aufgestelltes BEM-Team. Nur so kann für Beschäftigte erkennbar bleiben, dass es im BEM nicht um Personalmaßnahmen, sondern um Wiedereingliederung, Erhalt der Arbeitsfähigkeit und einen belastbaren weiteren Verfahrensweg geht.

Steht die Zweckbindung in der DSGVO einer Kombination von HR- und BEM-Tätigkeit entgegen?

Hinzu kommt die datenschutzrechtliche Einordnung der verarbeiteten Informationen. Im BEM geht es häufig um Gesundheitsdaten und damit um besonders sensible personenbezogene Daten. Für Diagnosen, Einschränkungen, Prognosen, Atteste und Gesprächsinhalte gilt deshalb ein enger Zweckbezug. Ohne tragfähige Grundlage und ohne klare Begrenzung dürfen solche Angaben nicht an die Personalleitung weitergegeben werden. Wer hier zu großzügig informiert, verstößt nicht nur gegen den Grundsatz der Zweckbindung nach Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO und gegen den Grundsatz der Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO. Er schwächt regelmäßig auch die Mitwirkungsbereitschaft im Verfahren. Genau das ist für das BEM fatal: Wenn Beschäftigte aus Sorge vor späteren Nachteilen schweigen oder nur noch zurückhaltend Angaben machen, stockt das Verfahren, Entscheidungspunkte bleiben unklar und ein fester Folgetermin zur Nachsteuerung verliert an Wirkung. Datenschutz ist im BEM deshalb keine Nebenfrage, sondern eine Voraussetzung für Verbindlichkeit, tragfähige Maßnahmen und einen sauberen Abschluss.

Darf die Personalleitung an einem BEM-Gespräch teilnehmen?

Ein automatisches Teilnahmerecht der Personalleitung gibt es nicht. Der Teilnehmerkreis im BEM-Gespräch darf nicht einseitig vom Arbeitgeber festgelegt werden. Das Landesarbeitsgericht Nürnberg hat hervorgehoben, dass eine Einladung zum BEM fehlerhaft sein kann, wenn der Arbeitgeber Beteiligte vorab festlegt und damit die freie Entscheidung des Beschäftigten einschränkt (Landesarbeitsgericht Nürnberg, 7 Sa 124/19, Urteil vom 18.02.2020).

Für die Praxis ist der Maßstab klar: Die Personalleitung gehört nicht schon deshalb in das Gespräch, weil sie organisatorisch relevant ist. Sie kommt nur dann in Betracht, wenn ihre Beteiligung für eine konkrete Maßnahme erforderlich ist, der Beschäftigte informiert zustimmt und der Datenumfang auf das absolut Notwendige begrenzt bleibt. Gerade beim Thema BEM-Gespräch Arbeitgeber ist deshalb Zurückhaltung geboten. Arbeitgeberseitige Steuerung ist nötig, aber sie darf nicht dazu führen, dass sensible Falldetails unnötig in den Personalbereich gelangen.

Dasselbe Prinzip gilt im Übrigen auch für andere Beteiligte. Weder Betriebsrat noch Schwerbehindertenvertretung nehmen automatisch am Einzelfall teil. Ihre Beteiligung hängt vom Wunsch oder der Zustimmung der betroffenen Person ab. Für die allgemeine Information über BEM berechtigte Beschäftigte hat das Landesarbeitsgericht Hamm lediglich Listenansprüche ohne Gesundheitsdaten anerkannt (LAG Hamm, 13 TaBV 60/19, Urteil vom 10.01.2020).

Welche Daten darf die Personalleitung aus dem BEM erhalten?

Maßnahme ja, Diagnose nein. Und zwar über Durchführung von BEM-Maßnahmen, die in den Herrschaftsbereich des Unternehmens gehören, nicht private Maßnahmen (bspw. Psychotherapie). Wenn die Personalleitung etwas erfahren muss, dann nur das, was für die Umsetzung einer vereinbarten Maßnahme zwingend erforderlich ist. Zulässig und sinnvoll kann etwa die Information sein, dass eine befristete Arbeitszeitanpassung, eine andere Aufgabenverteilung oder eine geänderte Einsatzstruktur umgesetzt werden soll. Nicht erforderlich und damit regelmäßig unzulässig sind Diagnosen, Krankheitsverläufe, Therapiedetails, Prognosen oder wörtliche Gesprächsinhalte.

Genau diese Trennung ist für ein belastbares BEM zentral. Das Bundesarbeitsgericht hat in seiner Entscheidung vom 20.11.2014, Aktenzeichen 2 AZR 755/13, betont, dass Beschäftigte vor Beginn des BEM über Ziele sowie Art und Umfang der erhobenen und verwendeten Daten aufgeklärt werden müssen. Der Hinweis darf nicht formelhaft bleiben. Er muss verständlich machen, welche Daten wofür erhoben und verwendet werden.

Für HR ist das ein entscheidender Punkt. Wer im Verfahren nicht sauber trennt, welche Daten im geschützten BEM bleiben und welche reinen Umsetzungsinformationen weitergegeben werden dürfen, produziert Unsicherheit, offene Fälle und spätere Nachsteuerung ohne klare Grundlage.

Gehören BEM-Unterlagen in die Personalakte?

Die eigentliche BEM-Akte ist von der Personalakte getrennt zu führen. Das ist keine Nebensache, sondern ein Kernpunkt des Datenschutzes im BEM. In die Personalakte gehören allenfalls formale Nachweise ohne Gesundheitsinhalt, etwa dass ein BEM angeboten wurde oder dass das Verfahren beendet wurde. Gesprächsnotizen, Atteste, Diagnosen, medizinische Einschätzungen oder sensible Maßnahmenhintergründe gehören nicht in die normale Personalakte.

Die besondere Sicherung von Gesundheitsdaten hat das Bundesarbeitsgericht bereits in anderem Zusammenhang hervorgehoben. In der Entscheidung vom 12.09.2006, Aktenzeichen 9 AZR 271/06, wurde deutlich gemacht, dass Gesundheitsdaten besonders zu schützen und nur einem eng begrenzten Personenkreis zugänglich zu machen sind.

Für ein sauberes BEM bedeutet das praktisch: getrennte BEM-Akte, eng begrenzte Zugriffsrechte, dokumentierte Öffnungen, klare Löschfristen und keine Vermischung mit der allgemeinen Personalverwaltung.

Warum wird aus zu viel Einblick schnell ein Verfahrensproblem?

Ein BEM-Gespräch ist nur dann erfolgversprechend, wenn Beschäftigte arbeitsbezogene Belastungen, Unsicherheiten und Grenzen offen ansprechen können. Sobald der Eindruck entsteht, dass die Personalleitung mitliest, mithört oder Verfahrensdetails später in anderem Zusammenhang nutzt, werden viele Gespräche vorsichtiger, formaler und unergiebiger. Genau darauf weist auch die Datenschutzaufsicht hin (LfDI Rheinland-Pfalz, Tätigkeitsbericht 2023).

Für Unternehmen ist das kein weiches Thema, sondern ein handfestes Steuerungsproblem. Wenn Informationen nicht tragfähig erhoben werden, bleiben Maßnahmen unklar. Wenn Maßnahmen unklar bleiben, fehlt Verbindlichkeit. Wenn Verbindlichkeit fehlt, wird der feste Folgetermin zur Nachsteuerung zur bloßen Wiedervorlage ohne echten Entscheidungspunkt. Dann steigt die Durchlaufzeit, und der Rückstau wächst. Gerade beim Ablauf des betrieblichen Eingliederungsmanagements zeigt sich deshalb, dass Datenschutz nicht Verlangsamung bedeutet, sondern die Voraussetzung für ein funktionierendes Verfahren sein kann.

Muss der Beschäftigte vor dem BEM eine Datenschutzerklärung unterschreiben?

Nein, nicht als Voraussetzung. Ein Arbeitgeber darf das BEM nicht davon abhängig machen, dass vorab eine vorformulierte Datenschutzerklärung unterschrieben wird. Das Bundesarbeitsgericht hat in seiner Entscheidung vom 15.12.2022, Aktenzeichen 2 AZR 162/22, klargestellt, dass eine schriftliche Zustimmung zur Datenverarbeitung keine zwingende Voraussetzung für die Durchführung BEM ist. Der Arbeitgeber muss über Ziele und Datenumfang informieren, darf das Verfahren aber nicht mit einer vorformulierten Unterschrift blockieren.

Das ist für die Praxis wichtig. Unternehmen brauchen keine künstliche Hürde am Anfang, sondern eine klare, datensparsame Struktur. Erst Transparenz, dann abgestufte Einwilligungen, dann saubere Begrenzung der Beteiligten und des Datenflusses.

Wie sieht ein tragfähiger BEM-Prozess und -Ablauf in dieser Frage aus?

Ein belastbarer Ablauf beginnt mit einer transparenten Einladung zum BEM. Danach wird im Informationsgespräch über Ziele des BEM, welche Informationen erforderlich sind und welche Daten für welchen Zweck verarbeitet werden. Der Entscheidungspunkt lautet dann nicht: Wer möchte alles informiert sein? Sondern: Wer muss für die konkrete Maßnahme wirklich etwas wissen? Nimmt der erkrankte Mitarbeiter dann das BEM-Angebot an, folgt ein erstes BEM-Gespräch.

Genau an dieser Stelle trennt sich ein sauberes von einem riskanten Verfahren. Die Personalleitung ist nicht Mitwisser des gesamten Falls, sondern allenfalls Empfänger einer eng begrenzten Umsetzungsinformation. Führungskräfte setzen Maßnahmen um, ohne Diagnosen zu kennen. Das BEM-Team dokumentiert den Fall datensparsam, setzt einen festen Folgetermin und prüft dort die Wirksamkeit der vereinbarten Anpassung.

Informationsgespräch und Erstgespräch im BEM trennen: Warum das datenschutzrechtlich sinnvoll ist

Für die Praxis spricht viel dafür, Informationsgespräch und erstes BEM-Gespräch grundsätzlich als zwei getrennte Schritte zu gestalten. Das ist datenschutzrechtlich sauberer und für Beschäftigte transparenter. Im Informationsgespräch kann zunächst nur geklärt werden, was das BEM ist, welchem Zweck es dient, wer beteiligt ist, wie mit Daten umgegangen wird und welche Entscheidung der Beschäftigte anschließend treffen kann. Erst danach sollte das eigentliche BEM-Gespräch beginnen. Denn sobald im vermeintlichen Informationsgespräch bereits über Diagnosen, gesundheitliche Einschränkungen, Belastungen am Arbeitsplatz oder mögliche Maßnahmen gesprochen wird, entsteht genau die Vermischung, die den Einstieg in das Verfahren angreifbar macht. Das Landesarbeitsgericht Baden Württemberg hat in seinem Urteil vom 14. Januar 2025, Az. 15 Sa 22/24, genau diesen Punkt hervorgehoben: Ein vorgeschaltetes Informationsgespräch ist zulässig, die getrennten Verfahrensschritte müssen dann aber auch tatsächlich getrennt bleiben. Werden im Informationsgespräch schon Inhalte des eigentlichen BEM vorweggenommen ohne vorab über das BEM transparent zu informieren, wertet das Gericht dies als Verfahrensfehler. Auch unzureichende Hinweise zu Art, Umfang, Speicherung und Verwendung der Gesundheitsdaten können das gesamte Verfahren zusätzlich belasten.

Zwar kann ein Arbeitgeber Informationsgespräch und erstes BEM-Gespräch aus Praktikabilitätsgründen auch in einem Termin organisieren. Dann muss aber innerhalb dieses Termins glasklar zwischen beiden Teilen unterschieden werden. Solange die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen noch nicht sauber geschaffen sind, darf nicht einfach in die Erhebung sensibler Gesundheitsdaten eingestiegen werden. Genau hier liegt in der Praxis ein häufiger Fehler: Das Gespräch beginnt formal als Aufklärung, kippt dann aber ohne erkennbare Zäsur in eine inhaltliche Fallaufnahme. Die die Zweischritt-Lösung ist  regelmäßig der sicherere Weg. Sie schafft Klarheit, reduziert das Risiko einer unzulässigen Datenerhebung und stärkt das Vertrauen des Beschäftigten in das Verfahren. Zugleich erhöht sie die Chance, dass das eigentliche BEM-Gespräch später mit mehr Offenheit, klareren Entscheidungspunkten und größerer Verbindlichkeit geführt werden kann.

Wer den Ablauf des BEM-Einladungsmanagements, Informationsgespräch, BEM-Gespräch, den BEM-Verfahrensablauf und den Datenfluss sauber regelt, schafft mehr Verbindlichkeit, bessere Abschlussfähigkeit und weniger Rückstau. Ein tragfähiger BEM-Ablauf entsteht also nicht durch mehr Zugriff, sondern durch klare Rollen und saubere Begrenzung.

Was sollte HR jetzt verbindlich regeln?

Unternehmen sollten diese Frage nicht dem Einzelfall überlassen. Erforderlich sind klare Standards: Wer führt das BEM? Wer darf an welchem Punkt teilnehmen? Welche Informationen bleiben in der BEM Akte? Welche reinen Umsetzungsinformationen dürfen an Personalleitung oder Führungskraft gehen? Wann wird der feste Folgetermin gesetzt? Und wie wird dokumentiert, dass der Entscheidungspunkt erreicht oder noch offen ist?

Wenn diese Standards fehlen, kippt das Verfahren oft nicht an der Rechtsfrage allein, sondern an der Umsetzung. Dann entstehen Unsicherheit im Gespräch, uneinheitliche Dokumentation, lange Durchlaufzeiten und fehlende Verbindlichkeit im Abschluss.

Unklare Rollen im BEM-Verfahren

Wenn in Unternehmen immer wieder unklar bleibt, ob die Personalleitung in das BEM-Gespräch gehört, wer Einsicht in die BEM-Akte erhält und welche Informationen HR für die Umsetzung tatsächlich braucht, fehlt meist kein Grundwissen, sondern eine praxistaugliche Klärung von Rollen, Zugriffen und Entscheidungspunkten. Solche Fragen werden in Unternehmen häufig über interne Standards, Fallbesprechungen oder extern in Form eines BEM-Seminars zum betrieblichen Eingliederungsmanagement bearbeitet, damit Verfahren datensparsam, verbindlich und mit festem Folgetermin zur Nachsteuerung geführt werden können. Ein BEM-Seminar kann hier sinnvoll sein, wenn nicht Einzelwissen, sondern ein einheitlicher Ablauf im Unternehmen hergestellt werden soll.

Über den Verfasser des BEM-Blogbeitrags

Manfred Baumert ist Pädagoge, Betriebswirt, MBA und BEM-Berater. Er begleitet Unternehmen dort, wo BEM-Verfahren in der Praxis festlaufen: bei unklaren Rollen, offenen Entscheidungspunkten, langen Durchlaufzeiten, fehlender Verbindlichkeit und mangelnder Nachsteuerung. Seine Arbeitsweise ist BAG-orientiert. Zehn Jahre war er ehrenamtlicher Richter am Arbeitsgericht.