Wenn „Wir kündigen nicht“ zum Risiko wird: Wie soziale Einrichtungen sich durch unvollständige BEM-Verfahren selbst schaden

Warum eine „Nicht-Kündigungskultur“ im Sozialwesen die Arbeitsfähigkeit gefährdet

Viele soziale Einrichtungen – von Jugendhilfe und Kitas bis hin zu Behindertenhilfe und Pflege – leben eine Haltung, die aus menschlicher Sicht nachvollziehbar ist: Erkrankte Mitarbeitende werden nicht gekündigt. Diese Kultur wirkt fürsorglich und wertschätzend, führt in der Praxis jedoch zu erheblichen strukturellen Problemen.

Wird ein BEM-Verfahren nicht konsequent durchgeführt oder gar nie abgeschlossen, verliert es seine zentrale Funktion: die Wiederherstellung der Arbeitsfähigkeit. Statt Klarheit entstehen jahrelange Schwebezustände, blockierte Stellen und organisatorische Unsicherheiten. Für Teams, Leitung, HR und Klientinnen und Klienten hat das spürbare Folgen.

Welche Risiken entstehen, wenn BEM-Verfahren offen bleiben?

Ein bemerkenswerter Fall vor dem Bundesarbeitsgericht (BAG, Urteil vom 15.12.2022 – 2 AZR 162/22) verdeutlicht, wie unvollständige BEM-Verfahren die rechtliche Stabilität eines Unternehmens gefährden können. Im vorliegenden Fall war eine Mitarbeiterin seit 2014 durchgehend krankgeschrieben. 2019 bat sie um ein Präventionsgespräch, woraufhin ein BEM-Verfahren eingeleitet wurde. Die Mitarbeiterin zeigte ihre Bereitschaft zur Teilnahme, stellte jedoch Rückfragen zur Datenschutzerklärung und wollte diese individuell anpassen.

Der Arbeitgeber stoppte daraufhin das BEM und berief sich darauf, dass ohne die Unterschrift unter das Standardformular das Verfahren nicht fortgeführt werden könne. Trotz der noch laufenden Kommunikation und der Bereitschaft der Mitarbeiterin zur Rückkehr, entschloss sich das Unternehmen, das Arbeitsverhältnis nach einer Wiedereingliederung zu kündigen. Die Begründung war, das Arbeitsverhältnis sei aufgrund der langjährigen Abwesenheit „eine inhaltsleere Hülle“.

Das BAG entschied jedoch, dass:

• Die Bereitschaft der Mitarbeiterin zur Rückkehr berücksichtigt werden müsse.
• Die fehlende Unterschrift unter das Standardformular kein ausreichender Grund sei, das BEM zu verweigern.
• Die Kündigung unwirksam war – das Arbeitsverhältnis bestand weiter.

Was bedeutet das für Unternehmen?

1. Langzeiterkrankung allein reicht nicht aus, um eine Kündigung auszusprechen. Auch nach mehreren Jahren muss durch ein vollständiges und fundiertes BEM geprüft werden, ob eine Rückkehr realistisch ist.
2. Datenschutz im BEM ist kein Formalakt. Arbeitgeber müssen auch auf individuelle Formulierungen, wie etwa bei der Datenschutzerklärung, eingehen. Ein BEM darf nicht aufgrund formeller Hürden scheitern.
3. Ein unvollständig durchgeführtes oder blockiertes BEM führt zu rechtlicher Instabilität. Wer das BEM lediglich oberflächlich behandelt oder behindert, riskiert erhebliche juristische Konsequenzen.
4. Ein langwieriges Aussitzen statt ein frühzeitiger Start des BEM-Prozesses ist keine Lösung. Das BEM ist eine gesetzliche Pflicht und keine Option.

Fazit: Ein professionell durchgeführtes BEM ist mehr als ein Pflichtprogramm. Es schafft Perspektiven für die Rückkehr, Fachkräftesicherung und rechtliche Sicherheit. Wer es blockiert oder vernachlässigt, riskiert teure juristische Konsequenzen und destabilisiert die Organisation.

Typische Fehler in sozialen Einrichtungen:

• Mehrere Gespräche, aber kein Maßnahmenplan
• Keine arbeitsmedizinische Einschätzung
• Keine Prüfung alternativer Einsatzmöglichkeiten
• Fehlende Dokumentation der Maßnahmenprüfung
• Kein Abschlussvermerk
• Keine Bewertung, ob eine Rückkehr möglich ist oder nicht

Ein solches Verfahren gilt rechtlich als unwirksam. Fehlt eine vollständige Dokumentation der durchgeführten Maßnahmen und der Prüfung aller Optionen, kann dies bei einer späteren krankheitsbedingten Kündigung dazu führen, dass der Nachweis, dass alle zumutbaren Maßnahmen geprüft wurden, nicht erbracht werden kann.
Organisatorisch entsteht ein weiterer Effekt: Die Stelle bleibt blockiert, obwohl längst hätte geklärt werden können, ob eine Rückkehr überhaupt realistisch ist.

Warum führen unvollständige BEM-Prozesse zu Befristungsketten?

Bleibt der Arbeitsplatz eines langzeiterkrankten Mitarbeitenden unklar, stellt die Einrichtung häufig Vertretungskräfte befristet ein – oft über Jahre hinweg. Rechtlich ist dies als Sachgrundbefristung zulässig, organisatorisch jedoch problematisch.

Die Folgen:

• Gute Vertretungskräfte verlassen das Unternehmen, weil keine Perspektive auf eine unbefristete Übernahme besteht.
• Bewerbungen bleiben aus, da Fachkräfte unbefristete Stellen bevorzugen.
• Ständige Wechsel und Mehrbelastung für die bestehenden Teams.
• Instabile Dienstplanung.
• Eine Verschärfung des Fachkräftemangels.

Viele Fachkräfte im Sozial- und Gesundheitswesen bewerben sich nicht auf befristete Stellen, insbesondere nicht auf Krankheitsvertretungen ohne Perspektive. Dies führt zu einem Teufelskreis, der maßgeblich durch ein unvollständig oder gar nicht gesteuertes BEM verursacht wird.

Wie wirkt sich dies auf Recruiting und Arbeitgeberattraktivität aus?

Ein Träger, der viele krankheitsbedingte Befristungen ausweist, sendet ungewollt das Signal: „Wir bieten keine Planungssicherheit“. In einem Arbeitsmarkt, in dem qualifizierte Fachkräfte zwischen vielen Angeboten wählen können, ist das ein bedeutender Wettbewerbsnachteil.

Die Folgen sind:

• Weniger qualifizierte Bewerbungen.
• Häufigere Abbrüche im Bewerbungsprozess.
• Zunehmende Schwierigkeiten, tragfähige Teams aufzubauen.
• Steigender Druck auf vorhandene Mitarbeitende.

Für soziale Berufe, in denen emotionale Belastung und hohe Verantwortung selbstverständlich sind, ist Arbeitsplatzsicherheit ein zentraler Attraktivitätsfaktor.

Welche wirtschaftlichen Auswirkungen haben unvollständige BEM-Verfahren?

Fehlzeiten im Sozial- und Gesundheitswesen gehören zu den höchsten im Dienstleistungsbereich. Je nach Studie liegen die Kosten pro AU-Tag bei 320 bis 350 Euro. Langzeitkrankheiten verursachen im Durchschnitt zwischen 10.000 und 22.000 Euro pro Jahr an direkten Kosten. Hinzu kommen Belastungen im Team, Qualitätsrisiken und Fluktuationskosten.

Wenn BEM-Verfahren nicht strukturiert durchgeführt werden, kommen diese Kosten Jahr für Jahr wieder. Ein professionelles BEM kann Langzeitausfälle nachweislich reduzieren, Maßnahmen effizienter gestalten und realistische Entscheidungen ermöglichen – etwa zu einem dauerhaften Einsatz an einem anderen Arbeitsplatz oder zu einer Wiedereingliederung mit klaren Bedingungen.

BEM: Ein Praxisfall aus der Sozialwirtschaft

Ein Jugendhilfeträger mit 140 Mitarbeitenden hatte folgenden Fall:
Eine Mitarbeiterin war seit 2,5 Jahren arbeitsunfähig. Es gab mehrere BEM-Gespräche, aber keinerlei arbeitsbezogene Analyse. Weder Arbeitsmedizin noch Facharztberichte wurden einbezogen. Vertretungskräfte wurden mehrfach befristet eingestellt – alle kündigten wieder. Die Stelle war dauerhaft blockiert, obwohl die medizinische Prognose schon lange gegen eine Rückkehr sprach. Das Team arbeitete permanent am Limit.

Dieser Fall steht stellvertretend für viele ähnliche Situationen im Sozialsektor. Ein professionelles BEM hätte innerhalb weniger Monate Klarheit geschaffen, was hier erst nach 2,5 Jahren der Fall war – mit erheblichen Belastungen für Team, Klientinnen und Klienten sowie die Organisation.

Was verlangt das Bundesarbeitsgericht konkret?

Das BAG verdeutlicht in mehreren Entscheidungen die Anforderungen an ein wirksames BEM:

• Struktur und Zielorientierung: Ein BEM muss auf die Wiederherstellung der Arbeitsfähigkeit ausgerichtet sein.
• Prüfung aller Maßnahmen: Der Arbeitgeber ist verpflichtet, jede sinnvolle Option zu prüfen.
• Dokumentation: Ergebnisse müssen nachvollziehbar festgehalten werden.

Ein offenes BEM ist kein BEM. Fehlt die Maßnahmenprüfung, wird dies in späteren Verfahren nicht als Entlastung anerkannt.

Wie kann ein professionelles BEM soziale Einrichtungen stabilisieren?

Ein professionell geführtes BEM schafft Klarheit darüber:

• Ob eine Rückkehr möglich ist,
• Welche Maßnahmen erforderlich sind,
• Ob eine andere Tätigkeit sinnvoll wäre,
• Ob und wann der Arbeitsplatz freigegeben werden kann,
• Wie Belastungen im Team reduziert werden können,
• Welche externen Hilfen eingebunden werden sollten.

Arbeitsmedizinische Stellungnahmen, Testarbeitsphasen, Arbeitsplatzanalysen und realistische Prognosen machen BEM zu einem wirksamen Steuerungsinstrument. Für soziale Einrichtungen bietet dies nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern auch Struktur, Planbarkeit und wirtschaftliche Stabilität.

Welche Rolle spielen Qualifizierung und externe Unterstützung?

BEM-Beauftragte sind im Sozialwesen oft engagiert, aber nicht umfassend geschult. Die Kombination aus Arbeitsrecht, Sozialmedizin, Dokumentationspflichten und Gesprächsführung lässt sich nicht „nebenbei“ beherrschen.

Hier setzen professionelle BEM-Online-Tagesseminare an, die kompakt vermitteln:

• Rechtssicheren Ablauf und Dokumentation,
• Umgang mit komplexen Fällen,
• Maßnahmenplanung und Evaluation,
• Arbeitsmedizinische Grundlagen,
• Gesprächsführung bei sensiblen Themen,
• Arbeitsrechtliche Verknüpfungen mit TzBfG, SGB IX und BAG-Rechtsprechung.

Diese Form der Qualifizierung gibt Verantwortlichen die Werkzeuge an die Hand, die in sozialen Einrichtungen besonders dringend benötigt werden – nicht nur zur Einhaltung von Vorgaben, sondern auch als organisatorische Entlastung.

Fazit

Die Grundhaltung vieler sozialer Träger, erkrankten Mitarbeitenden Schutz und Sicherheit zu geben, ist menschlich richtig. Doch ein BEM, das aus Rücksicht nicht konsequent geführt oder abgeschlossen wird, schadet am Ende allen: den Beschäftigten, den Teams, der Organisation und den Klientinnen und Klienten.

Ein professionelles BEM bedeutet nicht Härte, sondern Klarheit. Es schafft Struktur, reduziert Risiken und stabilisiert den Personaleinsatz nachhaltig. Dazu gehören ein systematischer Ablauf, ein klarer Abschluss und eine kompetente Durchführung – unterstützt durch qualifizierende Seminare und fachkundige Beratung, wo sie erforderlich ist.

Soziale Einrichtungen, die ihr BEM professionalisieren, gewinnen nicht nur an Rechtssicherheit, sondern vor allem an Stabilität, Qualität und Attraktivität – für Mitarbeitende, Fachkräfte und die Menschen, für die sie arbeiten.

Über den Autor

Manfred Baumert, MBA, Dipl.-Kfm. (FH), Dipl.-Sozpäd. (FH), ist Experte im Bereich des Betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM). Mit seiner langjährigen Erfahrung als Betriebswirt, Pädagoge und zertifizierter Case Manager (DGCC) bietet er fundierte Expertise in der Gestaltung und Durchführung von BEM-Prozessen. Als ehemaliger ehrenamtlicher Richter am Arbeitsgericht Kassel und durch seine umfassende Führungserfahrung im Gesundheits- und Sozialwesen hat er ein tiefes Verständnis für die rechtlichen und sozialen Aspekte von Mitarbeiterintegrationen.

Baumert ist auf die Schnittstelle zwischen Arbeitsrecht, Organisation und psychosozialer Praxis spezialisiert. Mit einer Ausbildung in klientenzentrierter Kommunikation nach Carl R. Rogers und Krisenintervention gestaltet er seine Arbeit mit Personalverantwortlichen und BEM-Beauftragten praxisnah und nachhaltig.

In seinen Beratungen und Seminaren setzt er auf rechtssichere Verfahren, die nicht nur den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, sondern auch die menschliche Seite des BEM-Prozesses in den Vordergrund stellen. Sein Ziel ist es, ein BEM zu etablieren, das Vertrauen aufbaut, die Rückkehr von Mitarbeitenden ermöglicht und Fachkräfte langfristig bindet – nicht durch Formalismus, sondern durch Verständnis und Handlungsfähigkeit.