Datenschutz im BEM ist kein Zusatzkapitel, sondern Voraussetzung für Vertrauen, Akzeptanz und eine belastbare Dokumentation: Wer Zwecke, Datenumfang, Zugriffe, Aufbewahrungsfristen und Trennungsprinzip nicht sauber umsetzt, riskiert Verfahrensabbrüche, interne Konflikte und im Ernstfall erhebliche Datenschutz- und Arbeitsrechtsfolgen. Dieses Live-Online-Tagesseminar zeigt, wie Sie BEM-Unterlagen DSGVO-konform strukturieren, Informationspflichten praxistauglich erfüllen, Einwilligungs-Fallen vermeiden und ein Dokumentationssystem aufbauen, das minimal notwendig, nachvollziehbar und im Audit oder Streitfall gut erklärbar ist
Rechtlich fundiert. Psychologisch geschult. Ökonomisch gedacht.
HR Fokus • BEM Online-Tagesseminare für Personalleitung & HR-Management, BEM-Beauftragte und Personalreferent*innen: von Grundlagen bis Spezialfällen.
Live-online bundesweit aus Kassel/Nordhessen und Projekterfahrung u. a. für Teams in Fulda, Göttingen, Hannover, Frankfurt am Main, Dortmund und Hamburg.
Veranstaltungsnummer: B-HR-OS 03-2026
Worum es in diesem Seminar wirklich geht
Im BEM entscheidet die Dokumentation oft darüber, ob das Verfahren trägt oder Ärger erzeugt, fachlich, datenschutzrechtlich und im Konfliktfall. In der Praxis kippt es häufig in eine von zwei Richtungen:
Überdokumentation: zu viele Gesundheitsdetails, zu breite Verteiler, unklare Ablage. Ergebnis sind unnötige Risiken und Vertrauensverlust.
Unterdokumentation: „wir haben gesprochen“ ohne klare Nachweise. Ergebnis sind Rückfragen, Prüfungen oder interne Eskalationen, die sich schwer beantworten lassen.
Dieses Seminar bringt beides in Balance: praxistaugliche Dokumentation und Datenschutz im BEM, datensparsam, zweckgebunden und nachweisfähig. Im Fokus stehen klare Dokumentationsgrenzen (arbeitsbezogen statt gesundheitszentriert), Rollen und Zugriffsregeln, eine nachvollziehbare Aktenstruktur sowie eine praktikable Aufbewahrungs- und Löschroutine. Ergebnis: HR steuert die BEM-Dokumentation einheitlich, ohne Papierflut, ohne Schattenakten und ohne unnötige Streitflächen.
Darüber hinaus geht es um weitere Situationen des BEM-Verfahrens und Ablauf, die mit nicht wenigen Stolpersteinen im Datenschutz versehen sind (Vermischung von Gesprächsformaten etc.). Bußgeld, Schadensersatz und strafrechtliche Aspekte werden behandelt.
Für wen ist das Seminar?
Das Seminar richtet sich an Entscheider:innen und Umsetzer:innen gleichermaßen – insbesondere dann, wenn Datenschutz im BEM nicht nur „formal richtig“, sondern im Alltag einfach, konsistent und nachweisfähig funktionieren soll.
Für HR-Leitung, Personalleitung und Geschäftsführung, wenn Sie Haftungs- und Reputationsrisiken reduzieren, Prozessqualität erhöhen, Nachweisfähigkeit sichern und Ressourcen schonen wollen, ohne das BEM durch Überdokumentation oder Unsicherheit auszubremsen.
Für Compliance, Datenschutzkoordination und Revision sowie BEM-Koordinator:innen, wenn Standardisierung, Auditfähigkeit und klare Rollen- und Berechtigungskonzepte gefragt sind: Wer darf was wissen, wo wird was abgelegt, wie lange, und wie wird Kommunikation so geregelt, dass Vertraulichkeit und Zweckbindung eingehalten werden.
In der Umsetzung profitieren Personen, die BEM-Fälle dokumentieren, koordinieren oder an Datenschutzschnittstellen mitarbeiten (z. B. BEM-Beauftragte:r, HR Business Partner, Personalreferent:in, BGM-Fachkraft, Case-Manager:in, interne Datenschutzschnittstellen): Sie brauchen eine praxistaugliche Dokumentations- und Datenschutzpraxis für das BEM: klare Grenzen statt Papierflut, trennscharfe Unterlagen (arbeitsbezogen statt gesundheitszentriert), sichere Ablage- und Kommunikationsregeln sowie eine alltagstaugliche Rollen- und Zugriffssystematik.
Ideal, wenn Sie im Alltag typischerweise so arbeiten:
- „Wir dokumentieren uneinheitlich und ich kann weder sicher begrenzen noch sauber begründen, was wirklich erforderlich ist.“
- „Datenschutzfragen blockieren das BEM: entweder wird zu viel gesammelt oder aus Angst zu wenig dokumentiert.“
- „Unklar ist, wer worauf Zugriff haben darf und wie Trennung, Ablage und Löschfristen praktisch organisiert werden.“
- „Einwilligungen werden genutzt, obwohl sie im BEM-Kontext schnell zur Falle werden – ich brauche klare Leitplanken.“
- „Bei Prüfungen oder Konflikten fehlt eine nachvollziehbare Ordnung: Welche Unterlagen gehören wohin und warum?“
Ergebnis nach einem Tag
Nach dem Seminar können die Teilnehmenden die BEM-Dokumentation im Unternehmen so aufstellen, dass sie datensparsam, zweckgebunden und zugleich nachvollziehbar ist – ohne „Gesundheitsakte“ und ohne Papierflut. Konkret erreichen Sie:
- Klare Dokumentationsgrenzen: Was im BEM dokumentiert werden darf (arbeitsbezogen) und was konsequent draußen bleibt (z. B. Diagnosen, Therapieinhalte, Gesprächsabschriften).
- Praktikable Aktenstruktur: BEM-Unterlagen sauber trennen, Ablageorte und Verantwortlichkeiten festlegen, damit keine Schattenakten entstehen.
- Rollen- und Zugriffssystematik: Wer was wissen und sehen darf, wie „Need-to-know“ im Alltag umgesetzt wird und wie Zugriffe nachvollziehbar bleiben.
- Kommunikationsregeln
- Aufbewahrung und Löschung als Routine: Aufbewahrung und Löschung als Routine: klare Regeln, was wie lange bleibt, was gelöscht wird und wie das im Betrieb verlässlich gesteuert wird.
Nachweisfähig ohne Überdokumentation: schlanke Protokollierung, die Transparenz schafft und Streitflächen reduziert, ohne unnötige Gesundheitsdetails zu verarbeiten.
Seminarinhalt
Dieses Live Online Tagesseminar macht Datenschutz und Dokumentation im BEM praxistauglich: klare Trennlinien, ein belastbares Dokumentationsminimum und Routinen für Zugriff, Ablage sowie Löschung, damit das Verfahren nachweisfähig bleibt, ohne unnötige Gesundheitsdaten zu sammeln.
Grundsätze und Rechtsrahmen im BEM
Zweckbindung und Datenminimierung (Art. 5 DSGVO), Rechtsgrundlagen im Beschäftigungskontext (§ 26 BDSG, Art. 6 DSGVO), Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO).
Datenlandkarte und Trennlinien im Betrieb
Welche BEM-Informationen entstehen an welchen Stellen (Einladung, Gespräch, Maßnahmen, E-Mail, Teams, Ablage) und wie sie getrennt geführt werden: BEM-Unterlagen separat, Personalakte nur arbeitsbezogene Ergebnisse, Gesundheitsdetails nur dort, wo sie zwingend nötig sind.
Dokumentationsminimum mit klaren Grenzen
Was gehört rein, was bleibt konsequent draußen, was ist nur in begründeten Fällen sinnvoll. Mindeststandard für nachvollziehbare Nachweise ohne Überdokumentation.
Einwilligung und Transparenz in der Praxis
Freiwilligkeit, Information, Zweck, Alternativen und Widerruf verständlich gestalten. Typische Unsicherheiten von Beschäftigten sicher auffangen.
Aktenstruktur, Zugriff und Berechtigungen
Getrennte BEM-Akte, Rollen und Berechtigungskonzept, Zugriffsnachweise, Schnittstellen zu Betriebsrat und Schwerbehindertenvertretung.
Kommunikation und Ablage im Alltag
Gespräche, E-Mail, Teams, Kalender, Papier und Dateiablagen: sichere Übergaben, klare Ablageorte, keine Schattenakten.
Aufbewahrung, Löschung und Auskunft routinierbar machen
Verantwortlichkeiten, Löschanlässe, Fristen, Nachweis der Löschung, Altbestände.
Externe Beteiligte und Risikorahmen
Zusammenarbeit mit Dienstleistern datensparsam steuern, Systemgrenzen und Verantwortlichkeiten klären. Bußgelder (Art. 83 DSGVO) und Schadensersatz (Art. 82 DSGVO) kompakt eingeordnet.
Preis & Mehrteilnehmer-Regelung
Einzelplatz: 790,00 EUR netto zzgl. USt. (940,10 EUR brutto)
Team-Staffel (netto pro Person):
• 2–3 Teilnehmende aus derselben Organisation: 740,00 EUR
• ab 4 Teilnehmenden aus derselben Organisation: 690,00 EUR
Termine (feste Termine und auf Anfrage)
Feste Termine:
- Donnerstag, 23.04.2026, 09:00–16:30 Uhr
- Dienstag, 30.06.2026, 09:00–16:30 Uhr
- Dienstag, 29.09.2026, 09:00–16:30 Uhr
Zusätzlich: Durchführung auf Anfrage (Teamtermin live-online oder Inhouse).
Storno & Umbuchung
- bis 14 Kalendertage: kostenfrei
- 13–7 Kalendertage: 50 %
- ab 6 Kalendertage / Ausfallregelung: 100 %
- Ersatzteilnehmende jederzeit kostenfrei
Im Preis enthalten
Teilnahme am Online-Tagesseminar. Sie erhalten ein Teilnahmezertifikat sowie praxisorientierte Unterlagen als Nachschlagewerk. Die Inhalte sind BAG orientiert und auf Risikominimierung im BEM-Verfahren ausgerichtet. Hinweis: Die Unterlagen dienen der Orientierung und Umsetzung im Betrieb. Eine Gewähr für die rechtliche Wirksamkeit, Vollständigkeit oder Passgenauigkeit des Verfahrens oder seiner Anwendung wird nicht übernommen.
Dozententeam mit Praxisauftrag
Unsere Seminare werden von Dozentinnen und Dozenten durchgeführt, die neben der Trainingsarbeit auch in der externen BEM-Praxis tätig sind. Dadurch fließen aktuelle Fragestellungen, bewährte Vorgehensweisen und typische Stolperstellen unmittelbar in die Inhalte ein. Ziel ist ein belastbarer Transfer in Ihre BEM-Abläufe, nicht nur Theorie.
Dieses Online-Seminar basiert auf bewährten Präsenzseminaren und ist für das Live Online-Format didaktisch angepasst. Das Seminar ist interaktiv und konsequent auf Umsetzung im Betrieb ausgerichtet, mit klarem Ablauf und konkreten nächsten Schritten.
Teilnehmerstimmen aus vergleichbaren BEM-Seminaren
„Sehr gut und informativ, abwechslungsreich – Theorie und Praxis sinnvoll kombiniert.“
„ein super Referent mit einer enormen Fachexpertise“
„er ist ganz prima auf unsere Fragen eingegangen“
„Sehr professionelle verständliche Umsetzung des Themas mit auflockernder Art. Sehr empfehlenswerter Referent.“
Auf einen Blick: DSGVO-orientierte BEM-Dokumentation, Einwilligung sauber gestalten, Nachweisfähigkeit sichern – ohne Gesundheitsakte und ohne Papierflut
DSGVO-konforme BEM-Dokumentation ohne „Gesundheitsakte“
Datenschutz im BEM gelingt, wenn die Dokumentation strikt arbeitsbezogen bleibt: Ziele, Belastungen im Arbeitskontext, Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Termin zur Nachsteuerung, ohne Diagnosen, Therapieinhalte oder Gesprächsabschriften. Das Seminar zeigt eine praxistaugliche Aktenstruktur für das BEM (Trennung, Zugriff, Zweckbindung, Löschung), die datensparsam und zugleich nachweisfähig ist. Orientierung geben die DSGVO Grundsätze, insbesondere Art. 5 DSGVO.
Einwilligung richtig einsetzen: freiwillig, informiert, nicht als Sperre
Im BEM ist die betroffene Person zentral: Ohne Einverständnis kein BEM, aber eine vorformulierte Datenschutzerklärung darf nicht als Voraussetzung für die Durchführung „erzwungen“ werden. Im Seminar klären wir, wie Informationspflichten, Einwilligung und alternative Rechtsgrundlagen im Beschäftigungskontext sauber zusammenspielen: juristisch fundiert und praxistauglich.
Nachweisfähigkeit für HR, Compliance und Audit: klare Struktur statt Papierflut
Im BEM bedeutet „nachweisfähig“: konsistente Dokumentationsfelder, klar geregelte Rollen und Zugriffe sowie eine nachvollziehbare Aufbewahrungs- und Löschpraxis. Entscheidend ist eine schlanke, zweckgebundene Protokollierung, die Transparenz schafft und typische Streitflächen reduziert, ohne unnötige Gesundheitsdetails zu sammeln. Das Seminar vermittelt dafür praxistaugliche Leitplanken, Prüffragen und Entscheidungsregeln, mit denen HR die Dokumentation im Arbeitsalltag einheitlich und datensparsam steuert, ohne Überschneidung zu Gesprächsführung oder Fallmanagement.
Quick Facts: Daten, Zahlen, Fakten zu Datenschutz, Haftung und Schadensersatz
Im BEM entsteht Risiko häufig nicht durch „zu wenig Bemühen“, sondern durch falsche oder zu breite Dokumentation. Wer Zweckbindung und Datenminimierung konsequent umsetzt, Zugriffe und Ablagen sauber steuert und Löschung organisatorisch beherrscht, reduziert Bußgeld- und Schadensersatzrisiken und gewinnt gleichzeitig Nachvollziehbarkeit für HR, Compliance und Audits, ohne eine Gesundheitsakte oder Papierflut zu produzieren.
Bußgeldrahmen bei Dokumentationsfehlern: Verstöße gegen die Grundprinzipien der Verarbeitung (u. a. Zweckbindung und Datenminimierung nach Art. 5 DSGVO) fallen in die „höchste Bußgeldstufe“: bis zu 20 Mio. EUR bzw. 4 % des weltweiten Jahresumsatzes (je nachdem, was höher ist). Art. 83 Abs. 5 DSGVO. Absatz 1: (…) „Jede Aufsichtsbehörde stellt sicher, dass die Verhängung von Geldbußen gemäß diesem Artikel für Verstöße gegen diese Verordnung gemäß den Absätzen 4, 5 und 6 in jedem Einzelfall wirksam, verhältnismäßig und abschreckend ist.“ (…):
https://dejure.org/gesetze/DSGVO/83.html?utm_source=chatgpt.com
Geldbußen werden von der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde verhängt, nicht von Gerichten im ersten Schritt. Das Bußgeld wird nicht an betroffene Personen ausgezahlt, sondern fließt in die Staatskasse: in die Bundeskasse, wenn eine Bundesbehörde den Bußgeldbescheid erlässt, sonst in die Landeskasse
Es besteht zusätzlich zum Bußgeld ein Schadensersatzrisiko. Art. 82 DSGVO eröffnet Betroffenen (auch Beschäftigten) Schadensersatz bei DSGVO-Verstößen:
https://dejure.org/gesetze/DSGVO/82.html?utm_source=chatgpt.com
Über die konkrete Zahlung entscheidet ein Gericht; im Beschäftigungskontext sind das typischerweise die Arbeitsgerichte bis hin zum BAG. Der Schadensersatz wird an die betroffene Person gezahlt. Art. 82 DSGVO ermöglicht Schadensersatz für materielle und immaterielle Schäden, wenn durch den DSGVO Verstoß tatsächlich ein Schaden entsteht.
Praxisfälle aus dem betrieblichen Eingliederungsmanagement
BEM-Praxisfall 1: Aus BEM-Dokumentation wird eine Gesundheitsakte
Im BEM werden Diagnosen, Therapieverläufe oder Arztberichte „mit dokumentiert“, oft gut gemeint („damit wir nichts vergessen“). Ergebnis: unnötige Verarbeitung sensibler Gesundheitsdaten, Zweckbindung wird unscharf, Vertrauen sinkt und die Akte wird im Konfliktfall zur Streitfläche.
Im Seminar: Leitplanken für strikt arbeitsbezogene Dokumentation (Ziele, arbeitsbezogene Einschränkungen, Maßnahmen, Verantwortlichkeiten, Review) plus klare Trennung von BEM-Unterlagen und Personalakte.
BEM-Praxisfall 2: Zugriff unklar – zu viele sehen zu viel
BEM-Notizen liegen in gemeinsamen Laufwerken oder werden „zur Sicherheit“ an Führungskräfte weitergeleitet. Ergebnis: Rollenvermischung, unklare Verantwortlichkeit, Vertrauensbruch und internes Konfliktpotenzial.
Im Seminar: Rollen- und Zugriffskonzept für BEM-Dokumentation (Need-to-know, begrenzte Beteiligte, Vertraulichkeit, Zugriffsnachweise) – praxistauglich für HR und auditfähig.
BEM-Praxisfall 3: Auskunfts- und Löschanfragen treffen HR unvorbereitet
„Bitte geben Sie mir alle Daten aus dem BEM“ und plötzlich zeigt sich: Inhalte sind unsortiert, Abschlusskriterien fehlen, Löschregeln sind nicht im Alltag verankert. Ergebnis: Fristendruck, hektische Sichtung und das Risiko von Vollständigkeits oder Offenlegungsfehlern.
Im Seminar: Aktenstruktur so aufsetzen, dass Auskunft und Löschung zur Routine werden: klare Kategorien und Abschlusskriterien, nachvollziehbare Aufbewahrungs- und Löschregeln, eindeutige Zuständigkeiten, schlanke Protokollierung ohne Diagnosen.
FAQ: Typische Praxisfragen zu BEM-Dokumentation & Datenschutz – kompakt beantwortet
Dokumentiere arbeitsbezogen, keine Diagnosen, keine Therapieinhalte, keine Gesprächsabschriften.
Im BEM ist die sichere Leitlinie: Ziel, arbeitsbezogene Einschränkungen im Arbeitskontext, Maßnahmen, Verantwortlichkeiten, Review. Gesundheitsdetails wie Diagnosen oder Therapie gehören regelmäßig nicht in die BEM-Unterlagen, weil sie die Datenminimierung und Zweckbindung unnötig belasten. Maßstab sind die DSGVO-Grundsätze (Zweckbindung/Datenminimierung): https://dejure.org/gesetze/DSGVO/5.html
Trennung ist ein Organisations- und Zugriffsproblem, nicht nur eine Ablagefrage.
Die Trennung gelingt, wenn Ablageort, Berechtigungen und Verantwortlichkeiten eindeutig definiert sind: Wer legt ab, wer darf lesen, wer löscht. Ziel ist „Need-to-know“, damit BEM-Unterlagen nicht automatisch in Linien- oder Personalprozesse abfließen. Beschäftigtendaten-Rahmen: https://www.gesetze-im-internet.de/bdsg_2018/__26.html
Neutrale Bezeichnungen und klare Ablageregeln verhindern, dass BEM-Informationen überall mitlaufen.
Typische Praxisfallen sind Betreffzeilen, Terminserien, Chatverläufe und Datei Uploads, die unkontrolliert kopiert werden. Wirksam sind klare Regeln für die Kommunikation: neutrale Titel, kleine Verteiler, eine zentrale Ablage als einzige Quelle und keine Gesundheitsdetails in Termintiteln oder Chats. Orientierung geben die DSGVO Grundsätze.
Löschung braucht einen Lebenszyklus: Abschlussdefinition, Aufbewahrung, Löschroutine.
In der Praxis scheitert Löschung selten am Willen, sondern an fehlenden Zuständigkeiten und unklaren Abschlusskriterien. Entscheidend sind klare Regeln, wann ein Vorgang beendet ist, wer verantwortlich ist und wie Löschung als Routine läuft, inklusive Altbeständen.
Wenn die Aktenstruktur stimmt, werden Auskunft und Löschung zur Routine statt zum Krisenmodus.
Auskunftsanfragen eskalieren meist dann, wenn Unterlagen unsortiert, doppelt oder verteilt sind. Mit klaren Kategorien, schlanker Dokumentation und festgelegten Ablageorten reagieren Sie gezielt und fristgerecht, ohne unnötig mehr offenzulegen als erforderlich.
Definiere Systemgrenzen und Ergebnis-Schnittstellen, keine parallelen Vollakten.
Problematisch wird es, wenn Externe zu detailliert dokumentieren und in eigenen Systemen speichern. Du brauchst klare Systemgrenzen (wo wird gespeichert), Verantwortlichkeiten, Zugriff und Löschung – und als Qualitätsmaßstab: arbeitsbezogene Ergebnisse statt Gesundheitsdetails.
Einwilligung kann sinnvoll sein, ist aber kein „Türsteher“ für das gesamte Vorgehen.
Einwilligungen sind im Beschäftigungskontext sensibel (Freiwilligkeit). Entscheidend ist, dass Transparenz und Datenminimierung auch ohne „Papierflut“ funktionieren und dass du keine faktische Blockade erzeugst.
Rahmen: Art. 6/9 DSGVO und § 26 BDSG:
Art. 9 DSGVO: https://dejure.org/gesetze/DSGVO/9.html
§ 26 BDSG: https://www.gesetze-im-internet.de/bdsg_2018/__26.html
Nein, Überdokumentation ist ein eigener Risikotreiber.
Mehr Dokumentation bedeutet nicht automatisch mehr Nachweis, sondern häufig mehr Angriffsfläche (zu viele Gesundheitsdetails, zu viele Kopien, unklare Zugriffe). Nachweis entsteht durch klare Struktur und relevante Entscheidungspunkte, nicht durch Vollprotokolle. Leitplanken: https://dejure.org/gesetze/DSGVO/5.html
Weil BEM-Datenschutz an der Alltagspraxis scheitert, nicht an der Theorie.
Datenschutzkonzepte helfen, aber HR braucht klare Regeln, die im Betrieb funktionieren: Aktenstruktur, Tool Regeln, Rollen und Zugriffe, Aufbewahrung und Löschung, Umgang mit externen Beteiligten. Das Seminar übersetzt die Grundsätze in umsetzbare Standards für den BEM-Alltag.
Das Risiko ist real: Bußgeld und Schadensersatz wirken zusätzlich und unabhängig.
Bußgelder (Art. 83 DSGVO) adressieren Organisations- und Grundsatzverstöße, Schadensersatz (Art. 82 DSGVO) betrifft individuelle Ansprüche. Für HR ist entscheidend: Risiken entstehen oft durch zu breite/zu tiefe Dokumentation und unklare Zugriffe.
Art. 83 DSGVO: https://dejure.org/gesetze/DSGVO/83.html
Art. 82 DSGVO: https://dejure.org/gesetze/DSGVO/82.html
Passende Vertiefungen im HR-Fokus
Dokumentation und Datenschutz entfalten ihren Nutzen besonders dann, wenn sie in einen durchgängigen Ablauf eingebettet sind. Dafür setzt „BEM-Verfahren strategisch steuern | Ablauf, Prozess, Haftung“ den Rahmen.
Für einen belastbaren Einstieg ohne Vertrauensverlust vertieft „Einladungsschreiben im BEM“ die Startphase.
Soll Dokumentation zugleich Steuerung ermöglichen (Fälle, Durchlaufzeiten, Nachhalten), führt „BEM-Fallmanagement wirksam steuern“ das Thema konsequent weiter.
Für Qualifizierung und Umsetzung im Betrieb finden Sie hier die passenden nächsten Schritte:
Rechtlicher Hinweis
Juristisch fundiert, BAG- und DSGVO-orientiert, risikominimierend – keine Rechtsberatung im Einzelfall; eine verbindliche rechtliche Absicherung des Verfahrens oder seiner Anwendung wird nicht zugesagt.