Veranstaltung

BEM wird oft durchgeführt, aber nicht konsequent gesteuert: Fälle stauen sich, Durchlaufzeiten ziehen sich, und die Qualität der Fallarbeit hängt zu stark von einzelnen Personen ab. Häufig fehlt ein belastbarer Qualitätsrahmen: Es gibt keine einheitlichen Standards für Fallarbeit, Priorisierung und Nachhalten. Dadurch entstehen typische Symptome, die HR sofort kennt: Rückstau in der Fallbearbeitung, offene Zuarbeiten, wechselnde Entscheidungen je nach Standort oder Beteiligten, uneinheitliche Dokumentation (mal zu dünn, mal überfrachtet) und lange Durchlaufzeiten, weil der nächste Schritt nicht klar geführt wird. Die Folge ist nicht nur Reibung, sondern ein Verfahren, das sich operativ kaum steuern lässt und bei dem Qualität stark von einzelnen Personen abhängt.

Dieses Live-Online-Tagesseminar macht BEM-Qualität steuerbar, ohne BEM auf „Reporting“ zu reduzieren. Sie arbeiten mit praxistauglichen Standards (Standardablauf, Entscheidungspunkte, Zuständigkeiten), definieren Qualitätskriterien für gute Fallarbeit und leiten daraus ein schlankes Kennzahlen-Set ab, das genau die Engpässe sichtbar macht, die in der Praxis wehtun: Rückstau, Durchlaufzeit, Nachhalten. Kern ist eine klare Review-Routine mit einem festen Folgetermin (Wiedervorlage) zur Nachsteuerung. Ergebnis: weniger Hängefälle, schnellerer Maßnahmenstart, bessere Vergleichbarkeit der Fallarbeit und ein Prozess, der im Alltag verlässlich geführt werden kann.

Rechtlich fundiert. Psychologisch geschult. Ökonomisch gedacht.
HR Fokus • BEM Online-Tagesseminare für Personalleitung & HR-Management, BEM-Beauftragte und Personalreferent*innen: von Grundlagen bis Spezialfällen.

Live-online bundesweit aus Kassel/Nordhessen und Projekterfahrung u. a. für Teams in Fulda, Göttingen, Hannover, Frankfurt am Main, Dortmund und Hamburg.

Veranstaltungsnummer: B-HR-OS 13-2026

Worum es in diesem Seminar wirklich geht

Viele Unternehmen haben BEM-Strukturen aufgebaut und trotzdem bleibt die Qualität im Alltag instabil: Standards werden uneinheitlich angewendet, Fälle stauen sich, Durchlaufzeiten ziehen sich und das Nachhalten hängt an einzelnen Personen. Genau hier setzt dieses Live-Online-Tagesseminar an. Sie machen BEM-Qualität planbar und vergleichbar – nicht als Reporting-Übung, sondern als praxistaugliche Qualitätssteuerung für die Fallarbeit.

Im Kern arbeiten Sie mit einem Qualitätsrahmen, der drei Ebenen sauber trennt und damit steuerbar macht: Strukturqualität (Ressourcen, Rollen, Qualifikation, Kooperation/Vernetzung), Prozessqualität (Abstimmung der Schritte, Zusammenwirken der Beteiligten, Information/Kommunikation, Nachbereitung) und Ergebnisqualität (Zielerreichung, Wirkung, Akzeptanz, Wirtschaftlichkeit).

Ein besonderer Hebel ist die Qualität im BEM-Team: Entscheidungskompetenz, klare Prozessaufgaben und ein Zusammenwirken, das nicht „zwischen den Beteiligten hängen bleibt“. Sie etablieren dafür eine Review-Routine (Wiedervorlage/Folgetermin), die Nachsteuerung zuverlässig auslöst, und verankern die regelmäßige Auswertung nach dem Prinzip Planen – Umsetzen – Überprüfen – Nachsteuern.

Kennzahlen dienen dabei nicht „für die Ablage“, sondern als Steuerungsinstrument: z. B. Zeit von Zustimmung bis Erstgespräch, Falldauer, Zeit bis Maßnahmenumsetzung, Abbrüche, Erfolgsumsetzungen sowie – wo passend – externe Finanzierungsanteile und Feedback aus dem Verfahren. Ergebnis: weniger Rückstau, kürzere Durchlaufzeiten, bessere Vergleichbarkeit der Fallarbeit und ein BEM, das sich im Alltag verlässlich nachhalten lässt.

Für wen ist das Seminar?

Dieses Live-Online-Tagesseminar richtet sich an HR, HR Business Partner, BEM-Beauftragte, BEM-Koordinator:innen, Personalreferent:innen, BGM-Fachkräfte, Case-Manager sowie BEM-Verantwortliche in Integrationsteams, die BEM nicht nur „durchführen“, sondern qualitativ führen möchten. Mit einheitlichen Standards und dem Bewusstsein von Qualitätskriterien im BEM. Einem Kennzahlen-Set, das Rückstau und Durchlaufzeiten im Alltag sichtbar und steuerbar macht und in BEM-Teammeetings thematisiert werden. Ziel ist, dass Fallarbeit nicht von einzelnen Personen abhängt, sondern vergleichbar, nachhaltbar und belastbar organisiert ist: über Fälle, Bereiche und (wenn relevant) Standorte hinweg.

Besonders relevant ist das Seminar für alle, die erleben, dass BEM nicht an der Maßnahmenliste stockt, sondern an der täglichen Steuerung: Standards werden in der Fläche unterschiedlich umgesetzt, Vereinbarungen werden nicht konsequent nachgehalten, feste Wiedervorlagen fehlen oder versanden. Die Folge sind Rückstände, lange Falldauern und ein hoher Abstimmungsaufwand.

Das Seminar stärkt Ihre Praxisroutine, um Qualitätsanforderungen an Fallarbeit klar zu definieren, Verantwortlichkeiten und feste Nachsteuerungsroutinen zu verankern und Kennzahlen so zu nutzen, dass sie Entscheidungen unterstützen statt nur Berichtspflichten zu bedienen.

Besonders passend ist das Seminar, wenn im Alltag typische Situationen auftreten wie:

• „Wir haben viele Fälle, aber keine verlässliche Priorisierung: Rückstände wachsen.“
  • „Durchlaufzeiten sind schwer erklärbar: Manche Fälle gehen schnell, andere ziehen sich ohne klare Gründe.“
  • „Standards existieren, werden aber je nach Beteiligten unterschiedlich angewendet: Vergleichbarkeit fehlt.“
  • „Wiedervorlagen sind nicht verbindlich: Nachsteuerung passiert zu spät oder gar nicht.“
  • „Dokumentation ist uneinheitlich: mal zu knapp, mal überladen, oft ohne klaren nächsten Schritt.“
  • „Über Standorte/Teams hinweg gibt es unterschiedliche Qualität: wir bekommen keine gemeinsame Linie hinein.“

Das Seminar ist ideal für alle, die Qualitätssicherung und Steuerung im BEM operativ verantworten oder vorbereiten. Sie gewinnen eine praxistaugliche Ordnung: Qualitätskriterien für Struktur, Prozess und Ergebnis konkretisieren, Standards als handhabbare Regeln für die Fallarbeit verankern, ein schlankes Kennzahlen Set für Rückstau und Durchlaufzeit aufsetzen und eine verbindliche Nachsteuerungsroutine mit festem Folgetermin (Wiedervorlage) etablieren, damit BEM im Alltag stabil funktioniert, Fälle schneller in die Umsetzung kommen und Qualität nachvollziehbar bleibt.

Ergebnis nach einem Tag

Nach diesem Live-Online-Tagesseminar ist BEM-Qualität nicht mehr „personenabhängig“, sondern im Alltag führbar: Sie haben einen klaren Qualitätsrahmen (Standards + Qualitätskriterien), ein schlankes Kennzahlen-Set für Rückstau und Durchlaufzeiten sowie eine Review-Routine mit fester Wiedervorlage zur Nachsteuerung. Im Ergebnis heißt das: weniger Rückstände, kürzere Falldauern, bessere Vergleichbarkeit der Fallarbeit und ein BEM, das sich verlässlich nachhalten lässt.

• Qualitätsrahmen für BEM-Fallarbeit: statt „jeder macht es anders“
  Sie definieren praxisnahe Qualitätskriterien, die gute Fallarbeit konkret beschreiben – als gemeinsame Linie für HR/BEM-Team. Ergebnis: weniger Uneinheitlichkeit, weniger Reibung, mehr Verlässlichkeit.
• Standards, die im Alltag funktionieren: statt Papier-Standards
  Sie arbeiten mit wenigen, klaren Standards für Statusführung, Entscheidungspunkte und Nachhalten (wer macht was bis wann). Ergebnis: weniger offene Zuarbeit, weniger Liegezeiten, klarere nächste Schritte.
• Kennzahlen als Steuerungsinstrument: statt Reporting ohne Wirkung
  Sie leiten ein schlankes Kennzahlen-Set ab, das Engpässe sichtbar macht – insbesondere Rückstau und Durchlaufzeit – und nutzen es für Priorisierung und Nachhalten. Ergebnis: weniger „Überraschungen“, bessere Steuerbarkeit der Falllast.
• Review-Routine mit Wiedervorlage: fester Folgetermin zur Nachsteuerung
  Sie etablieren eine feste Routine: Wirkung prüfen, Abweichungen erkennen, nachsteuern. Ergebnis: weniger „Hängefälle“, schnellerer Maßnahmenstart, stabilere Verläufe.
• Qualität im BEM-Team absichern: ohne zusätzliche Bürokratie
  Sie klären, welche Aufgaben und Entscheidungen im BEM-Team verbindlich sein müssen (z. B. Zuarbeit, Entscheidungsvorlage, Abschlusskriterium). Ergebnis: weniger Schnittstellenverluste, bessere Zusammenarbeit.
• Vergleichbarkeit über Fälle und Bereiche herstellen: ohne Einzelfall-Insellösungen
  Sie definieren, wie Qualität erkennbar wird – auch wenn Fälle unterschiedlich sind – und wie Abweichungen begründet und nachgesteuert werden. Ergebnis: konsistentere Fallarbeit, höhere Akzeptanz intern.
• Schlanker Dokumentationsrahmen für Qualitätssteuerung: ohne Abdrift in Datenschutz
  Sie arbeiten mit einem Minimum, das Steuerung ermöglicht: Status, Entscheidungspunkt, Zuständigkeit, Termin/Wiedervorlage, Ergebnis, nächster Schritt. Ergebnis: nachvollziehbar, aber nicht überfrachtet.

Seminarinhalt

Ohne Standards entstehen Rückstände. Mit klarer Qualitätssteuerung und passenden Kennzahlen steuern Sie Rückstau, Durchlaufzeiten und Abschlussquote so, dass BEM im Alltag verlässlich funktioniert.

Qualitätsbild im BEM: was im Alltag als gute Fallarbeit zählt
Struktur, Prozess und Ergebnisqualität als gemeinsamer Rahmen
Typische Qualitätsbrüche: uneinheitliche Standards, unklare Zuständigkeiten, Nachhalten nur punktuell

Qualitätskriterien für die Fallarbeit festlegen
Prüfkriterien, die im Alltag wirklich sichtbar sind, nicht nur Absichtserklärungen
Entscheidungsspielräume im Verfahren: was im Einzelfall möglich sein muss

Standards, die Rückstau und Liegezeiten reduzieren
Schrittfolge, Übergaben, Kommunikationsregeln, Nachbereitung klar definieren
Status, nächster Schritt, Verantwortliche und Termin als Mindeststandard

Kennzahlen auswählen, die Steuerung ermöglichen
Rückstau, Durchlaufzeit, Abschlussquote, Nachsteuerungsquote als Kern
Grenzwerte zur Priorisierung

Datenerhebung ohne Risiko
Datenhygiene und Verantwortlichkeiten
Datensparsame Erfassung und klare Trennlinien im Zugriff

Fallreviews und Prozesschecks durchführen
Stichproben, Qualitätskriterien und typische Mängelbilder erkennen
Abweichungen strukturiert bearbeiten, statt Einzelfälle zu diskutieren

Ursachenanalyse und Nachsteuerung als Routine
Warum Prozesse brechen, welche Stellhebel Priorität haben
Fester Review Termin, Maßnahmen nachhalten, Lernen als System verankern

Reporting an Entscheider plus Praxisbeispiele
Knapp, verständlich, entscheidungsrelevant berichten
Von Bauchgefühl zu Steuerung: Beispiele, Transfer in Standards und Routinen

Preis & Mehrteilnehmer-Regelung

Einzelplatz: 720,00 EUR netto zzgl. USt. (856,80 EUR brutto)

Team-Staffel (netto pro Person):

• 2–3 Teilnehmende aus derselben Organisation: 720,00 EUR
• ab 4-6 Teilnehmenden aus derselben Organisation: 650,00 EUR
• ab 7 Teilnehmenden aus derselben Organisation: 590,00 EUR

Termine (feste Termine und auf Anfrage)

Feste Termine:

• Donnerstag, 11.06.2026, 09:00–16:30 Uhr
• Donnerstag, 10.09.2026, 09:00–16:30 Uhr
• Dienstag, 15.12.2026, 09:00–16:30 Uhr

Zusätzlich: Durchführung auf Anfrage (Teamtermin live-online oder Inhouse).

Storno & Umbuchung

• bis 14 Kalendertage: kostenfrei
• 13–7 Kalendertage: 50 %
• ab 6 Kalendertage / Ausfallregelung: 100 %
• Ersatzteilnehmende jederzeit kostenfrei

Im Preis enthalten

Teilnahme am Online-Tagesseminar. Sie erhalten ein Teilnahmezertifikat sowie praxisorientierte Unterlagen als Nachschlagewerk. Die Inhalte sind BAG orientiert und auf Risikominimierung im BEM-Verfahren ausgerichtet. Hinweis: Die Unterlagen dienen der Orientierung und Umsetzung im Betrieb. Eine Gewähr für die rechtliche Wirksamkeit, Vollständigkeit oder Passgenauigkeit des Verfahrens oder seiner Anwendung wird nicht übernommen.

Dozententeam mit Praxisauftrag

Unsere Seminare werden von Dozentinnen und Dozenten durchgeführt, die neben der Trainingsarbeit auch in der externen BEM-Praxis tätig sind. Dadurch fließen aktuelle Fragestellungen, bewährte Vorgehensweisen und typische Stolperstellen unmittelbar in die Inhalte ein. Ziel ist ein belastbarer Transfer in Ihre BEM-Abläufe, nicht nur Theorie.

Dieses Online-Seminar basiert auf bewährten Präsenzseminaren und ist für das Live Online-Format didaktisch angepasst. Das Seminar ist interaktiv und konsequent auf Umsetzung im Betrieb ausgerichtet, mit klarem Ablauf und konkreten nächsten Schritten.

Teilnehmerstimmen aus vergleichbaren BEM-Seminaren

„hat viele Beispiele aus der Praxis gebracht“

„ein super Referent mit einer enormen Fachexpertise“

„sehr gut und informativ, abwechslungsreich, theoretische Arbeit und praktische Arbeit“

„Der Referent war perfekt gewesen. Alle Inhalte wurden perfekt übermittelt. Den Referenten kann ich gerne weiterempfehlen.“

Auf einen Blick: Vier Hebel, um BEM-Qualität zu stabilisieren, Rückstau abzubauen und Durchlaufzeiten zu verkürzen

Qualität im BEM zeigt sich an wenigen, klaren Qualitätsmarkern, nicht am Bauchgefühl

In der Praxis wird BEM-Qualität daran erkennbar, ob Fälle sauber geführt sind: Gibt es einen klaren nächsten Schritt? Ist eine Entscheidung vorbereitet? Sind Zuständigkeiten und Termine gesetzt? Dieses Seminar übersetzt Qualität in prüfbare Qualitätsmarker (Struktur, Prozess, Ergebnis), damit Fallarbeit nicht von einzelnen Personen abhängt.

Kennzahlen werden erst dann hilfreich, wenn sie Priorisierung und Durchlaufzeiten steuern

HR spürt den Engpass nicht bei „zu wenig Zahlen“, sondern bei Rückstau und Zeitverlust: Einladungen bleiben ohne Rückmeldung, Erstgespräche verzögern sich, Maßnahmen starten spät, Wiedervorlagen fehlen. Sie erarbeiten ein schlankes Kennzahlen-Set entlang der BEM-Prozesskette, das genau diese Engpässe sichtbar macht – als Grundlage für Priorisierung, Nachhalten und bessere Planbarkeit.

Review- und Prüfroutine: aus Abweichungen werden Entscheidungen, nicht neue Listen

Qualitätssteuerung entsteht durch eine einfache Routine: prüfen, bewerten, nachsteuern. Sie etablieren eine Auswertungsroutine mit fester Wiedervorlage (Folgetermin), in der Rückstau, Durchlaufzeiten und Abbrüche regelmäßig ausgewertet werden – und daraus konkrete Verbesserungen abgeleitet werden (Standards schärfen, Rollen klären, externe Unterstützung gezielt einbinden). Ergebnis: weniger Liegezeiten, bessere Vergleichbarkeit der Fallarbeit und ein BEM, das im Alltag verlässlich geführt wird.

Qualität macht BEM auch robuster, ohne dass es zum „juristischen Projekt“ wird

Wenn Standards, Rollen und Nachhalten stimmen, wird das Verfahren nachvollziehbarer: das Angebot ist klar, der Suchprozess nach geeigneten Lösungen wird strukturiert geführt, Zuständigkeiten sind eindeutig, und die Dokumentation bleibt zweckbezogen und datensparsam. So verbindet das Seminar Qualitätskriterien, Kennzahlen und Review-Routine zu einem Steuerungskonzept, mit der HR, Personalleitung und Compliance intern besser argumentieren und Entscheidungen belastbarer begründen können.

Daten, Zahlen, Fakten: Durchlaufzeiten im BEM – warum Rückstau entsteht und Kennzahlen Steuerung ermöglichen

Öffentliche Vergleichswerte zu „typischen“ Durchlaufzeiten je BEM-Fall sind selten. Wo Zahlen vorliegen, stammen sie meist aus konkreten Settings (z. B. öffentlicher Dienst) oder aus Projektauswertungen. Für die Praxis ist das trotzdem hilfreich, als Orientierung und als Argument, warum Standards, Kennzahlen und eine feste Nachsteuerungsroutine Rückstau und Durchlaufzeiten beeinflussen.

• Beispieldaten zur Gesamtdauer eines BEM-Prozesses (nicht allgemeingültig):
  In einer Auswertung zum BEM im rheinland-pfälzischen Schuldienst wird eine durchschnittliche Dauer eines BEM-Prozesses von 46,4 Wochen berichtet.
  Quelle: https://www.asu-arbeitsmedizin.com/wissenschaft/gesundheitsfoerderung-und-praevention-bei-bediensteten-im-rheinland-pfaelzischen
• Zeit bis zum Erstgespräch als Engpass
  In derselben Auswertung wird als Größenordnung eine Arbeitsunfähigkeitsdauer bis zum Erstgespräch von durchschnittlich 145 Tagen genannt (als Prozessindikator, nicht als „Sollwert“). Quelle: https://www.asu-arbeitsmedizin.com/wissenschaft/gesundheitsfoerderung-und-praevention-bei-bediensteten-im-rheinland-pfaelzischen
• Operativer Aufwand je Prozessschritt (Minutenwerte als Praxis-Schätzungen):
  Im Projekt EIBE werden für die einzelnen Prozessschritte Zeitwerte in Minuten ausgewiesen (auf Basis einer Fallmanagerkonferenz; ausdrücklich als Annäherung). Beispielhaft: Identifizierung 16,0; Kontaktaufnahme 11,07; Informationsgespräch 48,54; Eingliederungsgespräch 115,39; Maßnahmen planen und durchführen 152,09; Abschlussgespräch 32,59. Quelle: https://www.wainetzwerk.de/uploads/z-neue%20Uploads/Literatur/BEM/Abschlussbericht%20des%20Projekts%20EIBE.pdf

Diese Quellen liefern keine „Deutschland-Normzeit“ pro BEM-Fall – aber sie zeigen: (1) Durchlaufzeiten können sehr lang werden, (2) einzelne Prozessschritte verursachen messbaren Aufwand, und (3) „Falldauer“ ist eine sinnvolle Steuerungskennzahl. Daraus folgt operativ: Start-/Endpunkte und Statusstufen im eigenen Betrieb eindeutig definieren, dann Rückstau und Durchlaufzeiten sauber messen und über Wiedervorlage/Review nachsteuern.

Praxisfälle aus dem betrieblichen Eingliederungsmanagement

Die folgenden Praxisfälle zeigen typische Bruchstellen und was im Betrieb konkret fehlt, wenn Standards, Qualitätskriterien, Kennzahlen und eine feste Nachsteuerungsroutine nicht sauber zusammenspielen. Ziel ist nicht mehr Controlling, sondern verlässliche Fallarbeit: Rückstau abbauen, Durchlaufzeiten verkürzen, Nachhalten stabilisieren und Qualität zwischen Fällen und Bereichen vergleichbar machen.

BEM-Praxisfall 1: Typischer Effekt: „Wir haben zu viele Fälle.“ Priorisierung wird zur Diskussion, nicht zur Steuerung.

Ausgangslage: HR betreut rund 60 offene BEM Fälle. Einige warten seit Wochen oder Monaten auf das Erstgespräch, andere befinden sich seit längerer Zeit in Maßnahmen, ohne dass klar ist, wo sie im Verfahren stehen. Aus der Führung kommt die Frage: „Warum dauert das so lange?“

Stolperstelle: Es gibt keine einheitliche Statusführung und keine klaren Kennzahlen entlang des Fallverlaufs. Rückstau ist sichtbar, die eigentlichen Engpässe bleiben jedoch unklar.

Vorgehen: Das BEM arbeitet mit einer einfachen, für alle gleichen Fallstrecke vom Startsignal über Einladung, Erstgespräch, Entscheidungspunkt, Maßnahmenstart, Wiedervorlage bis zum Abschluss. Ergänzend werden wenige, gut verständliche Kennzahlen genutzt: Rückstau je Verfahrensstufe, Zeit bis zum Erstgespräch und Gesamtdauer des Falls. Auf dieser Basis entsteht eine nachvollziehbare Priorisierung, etwa nach Alter des Falls und Auswirkungen auf den Arbeitseinsatz.

Fester Folgetermin: In einer kurzen, regelmäßigen Besprechung werden Veränderungen im Fallstatus geprüft, Blockaden benannt und anstehende Entscheidungen festgelegt. So wird Nachsteuerung zur Routine und nicht zum Ausnahmefall.

BEM-Praxisfall 2: Gleiche Diagnose, völlig unterschiedliche Fallqualität

Typischer Effekt: Für betroffene Mitarbeitende wirkt BEM wie „Glückssache“. Intern sinkt die Akzeptanz, weil Ergebnisse stark variieren und nicht nachvollziehbar sind.

Ausgangslage: Zwei BEM Fälle mit vergleichbarer Belastung laufen parallel. In Fall A sind Schritte, Zuständigkeiten und Termine klar. In Fall B bleiben Vereinbarungen vage, Termine werden verschoben, die Dokumentation ist unübersichtlich.

Stolperstelle: Es fehlen verbindliche Qualitätskriterien für gute Fallarbeit und ein gemeinsamer Standard, wie Entscheidungen vorbereitet und getroffen werden.

Vorgehen: Das BEM-Team legt ein einheitliches Qualitätsraster fest. Jeder Fall muss sichtbar enthalten: ein arbeitsbezogenes Ziel, den nächsten Entscheidungspunkt, klare Zuständigkeiten, einen festen Termin mit Wiedervorlage sowie eine Prüfung der Umsetzung. Ergänzend wird mit einer kurzen Entscheidungsvorlage gearbeitet, die Optionen und Umsetzungsprüfung abbildet, statt Maßnahmenlisten zu sammeln.

Fester Folgetermin: Nach jedem Entscheidungspunkt wird eine Wiedervorlage gesetzt, zum Beispiel nach 14 oder 21 Tagen, um Wirkung zu prüfen und Anpassungen vorzunehmen.

BEM-Praxisfall 3: „Maßnahmen beschlossen“, aber kein Maßnahmenstart

Typischer Effekt: Die Durchlaufzeiten steigen stark zwischen Entscheidung und Umsetzung. Fälle bleiben liegen und kommen nicht voran.

Ausgangslage: Im BEM-Gespräch wird eine Anpassung der Tätigkeit vereinbart. Wochen später ist die Maßnahme noch nicht gestartet. Rückmeldung aus dem Betrieb: „Die Abteilung hat aktuell keine Kapazität.“

Stolperstelle: Es gibt keinen verbindlichen Standard für die Umsetzung. Verantwortlichkeiten, Startdatum und Zwischenprüfung fehlen. Kennzahlen enden bei der Entscheidung, nicht beim tatsächlichen Maßnahmenstart.

Vorgehen: Der Entscheidungspunkt gilt erst als abgeschlossen, wenn ein konkretes Startdatum festgelegt ist. Zusätzlich wird die Zeit von Entscheidung bis Maßnahmenstart als Kennzahl geführt. Umsetzung erfolgt nur mit benannter Verantwortung, Starttermin und fester Wiedervorlage. Ist ein Start nicht möglich, wird aktiv über eine Alternative entschieden, zum Beispiel anderer Einsatz oder andere Maßnahme, statt den Fall offen liegen zu lassen.

Fester Folgetermin: Wiedervorlage 7 bis 14 Tage nach der Entscheidung. Start erfolgt ja oder nein. Wenn nein, folgt unmittelbar die nächste Entscheidungsrunde.

BEM-Praxisfall 4: Qualität kippt in der Dokumentation – mal zu dünn, mal zu viel

Typischer Effekt: Entweder fehlt die Nachvollziehbarkeit, weil der nächste Schritt unklar ist, oder es entsteht Überdokumentation mit Reibung, Misstrauen und hohem Zeitaufwand.

Ausgangslage: In Bereich X enthält die BEM Akte drei Zeilen ohne klaren nächsten Schritt. In Bereich Y gibt es seitenlange Notizen, aber keine eindeutige Entscheidung und keine Wiedervorlage.

Stolperstelle: Es fehlt ein verbindlicher Dokumentationsstandard als Teil der Qualitätskriterien. Dokumentation wird entweder mit rechtlicher Absicherung verwechselt oder vollständig vernachlässigt.

Vorgehen: Einführung eines schlanken Dokumentationsminimums als verbindlicher Qualitätsmarker. Jeder Fall hält fest: Setting, arbeitsbezogene Festlegung mit Handlungsrelevanz, Zuständigkeit, Termin mit Wiedervorlage, Ergebnis und nächster Schritt. Gesundheitsbezogene Informationen werden strikt auf das notwendige Minimum begrenzt und nicht zum eigentlichen Fallinhalt gemacht.

Fester Folgetermin: Monatlicher Stichprobencheck. Fünf Fälle werden geprüft: Ist das Dokumentationsminimum erfüllt? Sind nächste Schritte und Wiedervorlagen eindeutig erkennbar?

BEM-Praxisfall 5: Dezentrale Bereiche – schwankende Qualität, nicht vergleichbare Kennzahlen

Typischer Effekt: Standort A arbeitet mit kurzen Durchlaufzeiten, Standort B baut Rückstau auf. Die Ursachen bleiben strittig und werden als Meinungen diskutiert.

Ausgangslage: Die HR-Zentrale erhält sehr unterschiedliche Rückmeldungen aus den Standorten. Mal heißt es „läuft gut“, mal „keine Chance“. Ein gemeinsamer, belastbarer Überblick fehlt.

Stolperstelle: Es gibt keine einheitlichen Standards, keine gemeinsamen Begriffe und keine klar definierten Fallstatus. Dadurch lassen sich Kennzahlen nicht vergleichen.

Vorgehen: Einführung einheitlicher Begriffe und klarer Statusstufen entlang einer gemeinsamen Fallstrecke. Ergänzend wird ein zentrales Kennzahlen Set genutzt: Rückstau je Stufe, Zeit bis Erstgespräch, Falldauer, Zeit bis Maßnahmenstart und Abbrüche. Die Auswertung erfolgt standortübergreifend anhand derselben Kennzahlen, nicht anhand von Einzelfallberichten.

Fester Folgetermin: Quartalsweise Auswertung zu „Qualität und Kennzahlen“. Abweichungen werden benannt, Standards angepasst und konkrete Nachsteuerungsmaßnahmen festgelegt, zum Beispiel zu Kapazität, Zuständigkeiten, Qualifizierung oder gezielter externer Unterstützung.

Passende Vertiefungen im HR-Fokus

Kennzahlen werden besonders hilfreich, sobald sie in Priorisierung, Nachhalten und Durchlaufzeiten übersetzt werden; dafür führt „BEM-Fallmanagement wirksam steuern“ die operative Seite weiter.

Qualitätssicherung über mehrere Standorte hinweg vertieft das Seminar „BEM in dezentralen Organisationen“ mit klarer Skalierung.

Für die wirtschaftliche Argumentation gegenüber Entscheiderkreisen vertieft das Seminar „BEM ROI & Fehlzeiten“ Wirkung und Kostenperspektive.

Für Qualifizierung und Umsetzung im Betrieb finden Sie hier die passenden nächsten Schritte:

• BEM-Ausbildung
• BEM-Beratung / BEM Consulting / externer BEM Berater

Rechtlicher Hinweis
Juristisch fundiert, BAG- und DSGVO-orientiert, risikominimierend – keine Rechtsberatung im Einzelfall; eine verbindliche rechtliche Absicherung des Verfahrens oder seiner Anwendung wird nicht zugesagt.