Risikominimierung im BEM: Rechtsrisiken vermeiden mit Leitfaden & Checklisten

Rechtsrisiken im BEM rechtssicher vermeiden – so geht’s

Erfahren Sie, wie Sie Rechtsrisiken im BEM minimieren: rechtssichere Einladungen, Datenschutz, Dokumentation & KPIs. Leitfaden mit Checklisten & Urteilen.

Warum Rechtsrisiken im BEM kein Randthema sind

Wenn ein Mitarbeiter nach langer Krankheit wieder zurückkehrt, stehen Unternehmen nicht nur vor organisatorischen und gesundheitlichen Fragen. Sie tragen auch ein erhebliches rechtliches Risiko. Fehler im Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) – etwa bei der Einladung, beim Datenschutz oder bei der Dokumentation – können im Kündigungsschutzprozess teuer werden. Der Zweite Senat des Bundesarbeitsgerichts (BAG) betont immer wieder die Initiativpflicht des Arbeitgebers und die Pflicht zur transparenten Aufklärung über Ziele und Datenverarbeitung (BAG, 20.11.2014 – 2 AZR 755/13, https://www.bundesarbeitsgericht.de/entscheidung/2-azr-755-13/).

Dieser Beitrag zeigt praxisnah, wie Sie ein rechtssicheres und prozessstarkes BEM aufsetzen. Mit Leitfaden, Checklisten, stufenweiser Schweigepflichtsentbindung, Löschkonzept und KPIs – und immer mit klaren Quellenangaben zur intensiveren inhaltlichen Auseinandersetzung.

Warum BEM-Rechtssicherheit Chefsache ist – und sich rechnet

Das BEM ist eine gesetzliche Pflicht nach § 167 Abs. 2 SGB IX (https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_9_2018/__167.html). Wer als Arbeitgeber diese Pflicht ignoriert oder fehlerhaft umsetzt, riskiert nicht nur gerichtliche Niederlagen, sondern auch massive wirtschaftliche Verluste.

Die Zahlen sind eindeutig: 2023 verursachten Arbeitsunfähigkeiten Produktionsausfälle von 128 Mrd. € und einen Verlust an Bruttowertschöpfung von 221 Mrd. € – bei 886,2 Mio. AU-Tagen (BAuA, 2023, https://www.baua.de/DE/Themen/Monitoring-Evaluation/Zahlen-Daten-Fakten/Kosten-der-Arbeitsunfaehigkeit). Umgerechnet sind das 144 € Produktionsausfall und 249 € Bruttowertschöpfungsausfall pro Krankheitstag.

Aus betriebswirtschaftlicher Sicht lohnt sich professionelles BEM: Laut einem Kennzahlenkonzept der Hochschule Aalen liegt der durchschnittliche Return on Investment (ROI) bei 1 : 4,8 (HS Aalen, 2010, S.12 https://www.hs-aalen.de/uploads/mediapool/media/file/19696/Kennzahlenkonzept_f_r_das_Betriebliche_Eingliederungsmanagement_am_Beispiel_der_Staatstheater_Stuttgart.pdf).

Für die Geschäftsführung ist BEM also nicht nur juristische Absicherung, sondern auch ein Hebel zur Kostenreduktion und Produktivitätssteigerung.

Was das Gesetz verlangt – und wo die größten Rechtsrisiken liegen

Die Pflicht ist klar geregelt: Arbeitgeber müssen ein BEM anbieten, wenn Beschäftigte innerhalb von zwölf Monaten mehr als sechs Wochen arbeitsunfähig waren – auch wenn die Zeiten nicht am Stück auftreten (§ 167 Abs. 2 SGB IX).

Wichtig: Der Arbeitnehmer hat keinen einklagbaren Anspruch auf Durchführung. Die Initiativlast liegt allein beim Arbeitgeber (BAG, 07.09.2021 – 9 AZR 571/20, https://www.bundesarbeitsgericht.de/entscheidung/9-azr-571-20/). Wird das BEM jedoch nicht ordnungsgemäß angeboten oder durchgeführt, wirkt sich das im Kündigungsprozess stark zu Lasten des Arbeitgebers aus.

Weitere BAG-Entscheidungen verdeutlichen die Fallstricke im BEM:

• Ein neues BEM ist erforderlich, wenn binnen eines Jahres nach Abschluss erneut mehr als sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit auftreten (BAG, 18.11.2021 – 2 AZR 138/21, https://www.bundesarbeitsgericht.de/entscheidung/2-azr-138-21/).
• Die Zustimmung des Integrationsamts ersetzt kein BEM (BAG, 15.12.2022 – 2 AZR 162/22, https://www.bundesarbeitsgericht.de/entscheidung/2-azr-162-22/).

Damit wird klar: Unternehmen brauchen ein wasserdichtes Verfahren – sonst stehen sie im Streitfall auf verlorenem Posten.

Einladung zum BEM: Der juristische Zündfunke

Die Einladung ist der Ausgangspunkt und rechtlich besonders sensibel. Das BAG fordert, dass Beschäftigte über die Ziele, Art und Umfang der Datenverarbeitung sowie den freiwilligen Charakter informiert werden. Die Einladung ist der Ausgangspunkt und rechtlich besonders sensibel. Das BAG fordert, dass Beschäftigte klar über die Ziele, Art und Umfang der Datenverarbeitung sowie den freiwilligen Charakter informiert werden (bspw. LAG Rheinland-Pfalz, Urteil vom  26.1.2021, AZ: 6 Sa 124/20).

Das Landesarbeitsgericht Nürnberg hat 2020 präzisiert: Bereits die Einladung oder ein vorgelagertes Informationsgespräch muss über den potenziellen Teilnehmerkreis informieren – und über das Mitbestimmungsrecht des Beschäftigten an diesem Kreis (LArbG Nürnberg, 18.02.2020 – 7 Sa 124/19, https://www.gesetze-bayern.de/Content/Document/Y-300-Z-BECKRS-B-2020-N-11989).

Pflichtinhalte der BEM-Einladung sind:

1. Klarstellung der Freiwilligkeit
2. Benennung der Ziele des BEM
3. Informationen zum Datenschutz (Art, Umfang, Zweck, Rechtsgrundlagen)
4. Offenlegung des Teilnehmerkreises + Hinweis auf Beistandsrecht
5. Möglichkeit eines vorgelagerten Informationsgesprächs
6. Hinweis auf getrennte BEM-Akte und Löschfristen

Ein Versäumnis bei nur einem dieser Punkte kann die gesamte Rechtsposition des Unternehmens im Prozess schwächen.

Datenschutz im BEM: Rechtssicher mit DSGVO & BDSG

Der Umgang mit sensiblen Gesundheitsdaten ist einer der größten Risikobereiche. Maßgeblich sind Art. 6 und Art. 9 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG:

• 6 DSGVO – Rechtmäßigkeit der Verarbeitung:
  Amtliche Fassung (EUR-Lex): https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679
  Direktlink Einzelnorm: https://dsgvo-gesetz.de/art-6-dsgvo/
• 9 DSGVO – Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten:
  Amtliche Fassung (EUR-Lex): https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679
  Direktlink Einzelnorm: https://dsgvo-gesetz.de/art-9-dsgvo/
• 26 BDSG – Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses:
  https://www.gesetze-im-internet.de/bdsg_2018/__26.html

Ein wichtiger Punkt: Das BAG hat klargestellt, dass eine datenschutzrechtliche Einwilligung nicht Voraussetzung für die Durchführung des BEM sein darf. Das Unternehmen darf einem BEM-berechtigten Beschäftigten ein BEM-Verfahren nicht verweigern, wenn dieser die datenschutzrechtliche Einwilligung nicht geben möchte (Bundesarbeitsgericht (BAG), Urteil vom 15.12.2022 – 2 AZR 162/22, abrufbar unter: https://www.bundesarbeitsgericht.de/entscheidung/2-azr-162-22/).

Praxisstrategien zur Risikominimierung:

• Stufenweise Schweigepflichtsentbindung (Hausarzt → Facharzt → Reha, nur wenn erforderlich)
• Prinzipien der Datensparsamkeit und Zweckbindung konsequent einhalten
• Transparente Protokollierung jeder Verarbeitung
• Strikte Trennung der BEM-Akte von der Personalakte
• Löschkonzept: Empfohlen ist häufig die Löschung nach drei Jahren. Einige Unternehmen übergeben die BEM-Akte dem Arbeitnehmer bereits nach Abschluss des BEM-Verfahrens oder vernichten sie sodann.

So wird Datenschutz nicht zum Hemmnis, sondern zur rechtlichen Absicherung.

Wer darf teilnehmen – und wie Risiken gesteuert werden

Ein weiteres Risiko liegt in der Zusammensetzung des BEM-Teams. Grundsätzlich gehören Arbeitgebervertreter, ggf. Betriebsrat oder Personalrat und die Schwerbehindertenvertretung dazu – allerdings nur mit Zustimmung des Mitarbeitenden.

Für die Praxis gilt:

• Kernkreis möglichst klein halten
• Externe BEM-Berater nur mit Auftragsverarbeitungsvertrag und klarer Rollenklärung einbeziehen
• Verantwortlichkeiten über eine RACI-Matrix steuern

So wird der Kreis rechtssicher und zugleich effizient gehalten.

Dokumentation & Löschkonzept: Schutzschild im Streitfall

Die richtige Dokumentation ist nicht nur Pflicht, sondern auch Ihr Beweis im Ernstfall.

Wichtig:

• In der BEM-Akte dürfen nur Verfahrensdaten, keine Diagnosen stehen
• In der Personalakte nur Ergebnisvermerke aufnehmen
• Alle Einladungen mit Zustellnachweis dokumentieren
• Einverständnisse und Protokolle lückenlos sichern
• Follow-up-Kontrollen nach 90 und 180 Tagen festhalten

So ausgestattet, ist Ihr Unternehmen im Kündigungsschutzprozess beweisfest.

 BEM: Typische Fehler – und wie Sie sie vermeiden

1. Pauschale Einwilligungen einholen – rechtlich riskant
2. Einladung ohne Hinweis auf Freiwilligkeit oder Datenschutz
3. Verzicht auf BEM wegen Zustimmung Integrationsamt – unzulässig
4. Zu großer Teilnehmerkreis ohne Priorisierung
5. Diagnosen in Personalakten speichern – unbedingt vermeiden

Diese Fehler sind vermeidbar – wenn Sie auf klare Strukturen und geprüfte Checklisten setzen.

Wann externe BEM-Beratung sinnvoll ist

Interne BEM-Strukturen stoßen an Grenzen, wenn:

• komplexe Fälle (psychische Erkrankungen, Mehrfachdiagnosen) auftreten
• Kündigungsschutzprozesse drohen
• mehrere Standorte koordiniert werden müssen
• datenschutzsensible Verfahren umgesetzt werden sollen

Hier bringt ein externer BEM-Berater nicht nur Fachwissen aus Arbeitsrecht, Sozial- und Gesundheitswesen ein, sondern auch Erfahrung in beweisfester Dokumentation.

Wirtschaftliche Perspektive: Der Business Case

Ein Beispiel verdeutlicht den Nutzen:

Ein Unternehmen mit 1.000 Beschäftigten hat – je nach Berechnungsmethode – im Schnitt zwischen 16.500 und 24.000 Krankheitstagen pro Jahr.

• Grundlage ist der durchschnittliche Krankenstand 2023 von 6,6 % (WIdO Fehlzeitenreport 2024, https://www.wido.de/fileadmin/Dateien/Dokumente/Publikationen_Produkte/Buchreihen/Fehlzeitenreport/wido_fzr2024_mitarbeiterbindung_krankheitsbed_fehlzeiten.pdf).
• Rechnet man mit einer 5-Tage-Woche, ergibt das ca. 16,5 Krankheitstage pro Mitarbeiter → rund 16.500 Krankheitstage bei 1.000 Beschäftigten.
• Rechnet man – wie es die BAuA und viele volkswirtschaftliche Analysen tun – mit Kalendertagen, ergeben sich ca. 24 Krankheitstage pro Mitarbeiter → rund 24.000 Krankheitstage bei 1.000 Beschäftigten.
• Die häufig genannte Praxisgröße von 23.000 Krankheitstagen pro 1.000 Mitarbeiter liegt also genau zwischen beiden Ansätzen und ist ein realistisch nutzbarer Orientierungswert.

Auf dieser Basis ergeben sich folgende Kosten:

• Produktionsausfall pro Tag: 144 € → ca. 3,3 Mio. € pro Jahr
• Bruttowertschöpfungsausfall pro Tag: 249 € → ca. 5,7 Mio. € pro Jahr
• Schon eine Reduktion um nur 5 % bedeutet eine Einsparung von 165.600 € bis 286.000 € jährlich
• Aufwand für ein professionelles BEM-Programm: ca. 60.000 €
• Daraus ergibt sich ein ROI zwischen 1 : 2,8 und 1 : 4,8+

(Quelle zum Produktions- und Bruttowertschöpfungsausfall: Volkswirtschaftliche Kosten durch  Arbeitsunfähigkeit 2023, S. 1, https://www.baua.de/DE/Themen/Monitoring-Evaluation/Zahlen-Daten-Fakten/pdf/Kosten-2023.pdf?__blob=publicationFile&v=3)

Damit wird BEM zur betriebswirtschaftlichen Notwendigkeit – und nicht nur zur juristischen Pflicht.

Fazit: Rechtssicherheit als Erfolgsfaktor im BEM

Das Betriebliche Eingliederungsmanagement ist kein bürokratisches Pflichtprogramm, sondern ein rechtliches und wirtschaftliches Steuerungsinstrument. Wer Einladungen rechtssicher formuliert, Datenschutz sauber trennt, Dokumentation beweisfest führt und KPIs nutzt, minimiert Risiken und steigert zugleich die Wirtschaftlichkeit.

Unternehmen, die hier Standards setzen – intern oder mit externer Unterstützung – positionieren sich nicht nur rechtskonform, sondern auch als attraktive Arbeitgeber, die Verantwortung übernehmen.

Über den Autor

Manfred Baumert vereint wirtschaftliche, pädagogische und psychosoziale Expertise mit langjähriger Erfahrung im Gesundheits- und Sozialwesen. Als Betriebswirt, MBA, Pädagoge, zertifizierter Case Manager, erfahrener BEM Berater und über zehn Jahre ehrenamtlicher Richter am Arbeitsgericht kennt er die entscheidenden Schnittstellen zwischen Arbeitsrecht, Personalmanagement und betrieblichem Eingliederungsmanagement.

Seine besondere Stärke liegt in der kommunikationspsychologischen Gesprächsführung: Ausgebildet nach den Prinzipien von C. R. Rogers und geschult in Krisenintervention vermittelt er Sicherheit in herausfordernden BEM-Gesprächen. Gerade in sensiblen Einzelfällen, bei psychischen Erkrankungen oder in eskalationsgefährdeten Verfahren sorgt er für Klarheit, Struktur und nachhaltige Lösungen.

Mit einem interdisziplinären Ansatz verbindet er rechtliche Vorgaben, ökonomische Effizienz und psychosoziale Expertise. So unterstützt er Unternehmen aller Branchen beim Aufbau rechtssicherer und zugleich praxisnaher BEM-Prozesse und Abläufe. Sein Fokus: Risiken minimieren, Compliance sicherstellen und gleichzeitig die Mitarbeiterbindung stärken.

Sein Schwerpunkt: Nachhaltige Wiedereingliederung statt bloßer Pflichterfüllung. Damit setzt er auf lösungsorientierte Maßnahmen, die nicht nur Rechts- und Kostenrisiken verringern, sondern auch gezielt die Fachkräftesicherung unterstützen.

Unternehmen profitieren damit von einer BEM Beratung, die praxisnah, rechtlich fundiert und wirtschaftlich wirksam ist – und zugleich Impulse für die Ausbildung von BEM-Beauftragten liefert.

Die 2benefit GmbH aus Kassel unterstützt Unternehmen bundesweit dabei, den BEM Prozess und Ablauf rechtlich fundiert, effizient und nachhaltig zu gestalten. Mit erfahrenen BEM Beratern und praxisnahen Konzepten bieten wir passgenaue BEM Beratung, professionelles BEM Consulting, praxisorientierte BEM Online-Seminare sowie die BEM Ausbildung von internen Verantwortlichen. So sichern Sie Qualität im betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) und schaffen die Grundlage für erfolgreiche Wiedereingliederung, weniger Fehlzeiten und langfristige Mitarbeiterbindung.